年會(huì)活動(dòng)策劃人員對(duì)于交通形式、換乘次數(shù)以及時(shí)間，如何才能安排周到。例如客人經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)途飛行，然后就乘車去酒店，倘若去參加當(dāng)天晚上的接風(fēng)宴依然需要使用交通工具，那麼客人的熱情可能并不會(huì)太高，因?yàn)樗齻冊(cè)诋?dāng)天內(nèi)過(guò)于奔波。與此這樣，還不如在客人入住的酒店舉辦一個(gè)簡(jiǎn)單的慶祝會(huì)，便于讓客人早些休息，從而第二天早上能夠精力旺盛，以一種放松的心態(tài)來(lái)鑫加活動(dòng)。另外還可以將節(jié)省下來(lái)的資金用于第二日的晚宴策劃，并當(dāng)做正式的接風(fēng)宴。倘若宴會(huì)必須在當(dāng)晚舉行，那麼盡量避免讓客人搭乘汽車，以緩解交通給他們帶來(lái)的疲乏感。為客人安排了豪華游艇從其入住的海濱酒店直接去餐廳參加租場(chǎng)宴會(huì)。年會(huì)活動(dòng)策劃人員將搭乘豪華游艇的時(shí)間定在了黃昏時(shí)分，并將慶祝會(huì)辦成賞夕陽(yáng)酒會(huì)，從而使整個(gè)活動(dòng)以這種獨(dú)具一格的形式拉開(kāi)帷幕。

     倘若活動(dòng)在當(dāng)?shù)嘏e辦，參加活動(dòng)的客人準(zhǔn)備自行前往會(huì)場(chǎng)，那麼交通方面的需求在選擇活動(dòng)場(chǎng)址時(shí)也要重點(diǎn)考慮。要為舉辦活動(dòng)提供最便利的服務(wù)保障。在舉辦客戶答謝會(huì)的時(shí)候，倘若客戶都住在遠(yuǎn)郊區(qū)，活動(dòng)地點(diǎn)是不是選在了市內(nèi)？年會(huì)活動(dòng)策劃人員在選擇活動(dòng)會(huì)場(chǎng)時(shí)，不僅要特別注意停車問(wèn)題，還要考慮參加客戶所使用的交通安排。是不是選擇搭乘公交車？搭乘公交車是不是方便？末班車的時(shí)間是什么時(shí)候？你或許需要根據(jù)交通時(shí)刻表來(lái)調(diào)整活動(dòng)安排。倘若活動(dòng)安排了晚宴策劃后的致辭，然而末班車是晚上9點(diǎn)，那麼有多少客戶需要在活動(dòng)一結(jié)束就得去趕車？
     不論采用何種交通形式，年會(huì)活動(dòng)策劃人員都必須把交通運(yùn)輸看做是活動(dòng)的一個(gè)有機(jī)組成部分，交通安排和活動(dòng)的主體部分一樣，都要讓客人感到是一種享受，并且最大限度地計(jì)劃好資金。交通費(fèi)與食宿費(fèi)一樣，存在著隱性成本。付費(fèi)時(shí)可以選擇完整付費(fèi)，即按照汽車從車庫(kù)出發(fā)至接站處，直到最后返回車庫(kù)的完整行程付費(fèi)，這種付費(fèi)形式可適用于高檔轎車、旅游巴士、船艇、甚至搬運(yùn)設(shè)備，也可以選擇支付最低租賃費(fèi)，例如可以按照4小時(shí)起價(jià)計(jì)算的租車費(fèi)以及燃油費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、汽車養(yǎng)護(hù)以及司機(jī)的薪資等。