發(fā)布會活動方案建議

具體的活動方案格式與范文可以參見公關(guān)之家站內(nèi)——《危機(jī)公關(guān)策劃書模板怎么寫？這有案例范文》、《公關(guān)專員具體做什么工作？附活動策劃方案》等內(nèi)容，本文主要針對市場公關(guān)發(fā)布會的策劃及作者實(shí)踐過的內(nèi)容進(jìn)行介紹。

1. 活動背景

xx公司經(jīng)過n年對xx行業(yè)的深入研究與探索，針對行業(yè)中存在的技術(shù)難點(diǎn)，以及現(xiàn)今競品系統(tǒng)所存在的各類漏洞與不便，研發(fā)推出安全精密且易于管理的“乾坤石”大數(shù)據(jù)風(fēng)控平臺解決方案，并預(yù)期于2019/x/x上海xx區(qū)xx大廈會議廳，將此套行業(yè)解決方案通過新品發(fā)布會形式充分展現(xiàn)給xx行業(yè)的頭部企業(yè)客戶。

2. 策劃準(zhǔn)備

l 發(fā)布會主題

發(fā)布會活動的主題名稱需要便于記憶和理解的創(chuàng)意，能夠直指會議核心議題、彰顯企業(yè)及品牌的文化底蘊(yùn)，以及展現(xiàn)出會議中所發(fā)布產(chǎn)品的核心價值。

行業(yè)性風(fēng)控系統(tǒng)涉及的學(xué)科多種多樣，且系統(tǒng)本身的精密性、專業(yè)性與復(fù)雜度都不適合于作為品牌傳播主題，而相對其所帶來的效果和優(yōu)勢特點(diǎn)卻能夠使受用者結(jié)合行業(yè)經(jīng)驗(yàn)快速聯(lián)想到其中的含義，也能讓其他行業(yè)相近需求的客戶快速產(chǎn)生興趣與關(guān)注。

“乾坤隨意而動——xx行業(yè)大數(shù)據(jù)風(fēng)控平臺‘立標(biāo)’發(fā)布會”中乾坤代表著天地日月之間萬物的精密運(yùn)作，而隨意而動則清晰表明產(chǎn)品所具備的優(yōu)勢，立標(biāo)發(fā)布會卻是在宣布產(chǎn)品屬于行業(yè)中樹立全新標(biāo)桿性質(zhì)的產(chǎn)品發(fā)布會，有助于吸引xx行業(yè)內(nèi)頭部企業(yè)和專家的關(guān)注。

l 活動目的

清晰的活動目的有助于增強(qiáng)品牌的知名度和增加合作機(jī)會，一種用于舉辦方和協(xié)辦方快速理解策劃方案，另一種是用于邀約嘉賓、媒體、目標(biāo)客戶等參與者的介紹。

l 活動時間

根據(jù)xx公司所在行業(yè)內(nèi)近期的所有發(fā)布會動態(tài)，選擇具有營銷優(yōu)勢的契機(jī)時段，并盡力避免強(qiáng)勢品牌的會議安排沖突，尤其可以參考既定的關(guān)鍵參與者時間安排，如目標(biāo)行業(yè)中的關(guān)鍵客戶、優(yōu)質(zhì)老客戶、預(yù)定客戶的安排規(guī)劃。

另一方面還要充分考慮媒體傳播策略的需求，為媒體訪談與出稿投放預(yù)留時間，比如需要媒體在周五完成出稿投放并在周末兩天實(shí)施增強(qiáng)傳播，這便需要安排在周二或周三舉辦發(fā)布會，并在期間至少留有一天作為公司公關(guān)部門與媒體之間的溝通和自媒體宣發(fā)時間。

l 活動地點(diǎn)

根據(jù)發(fā)布會嘉賓、參會者、舉辦方、協(xié)辦方等各方需求因素，以及活動對場地室內(nèi)的環(huán)境、設(shè)備、格局、容量、網(wǎng)絡(luò)與信號狀態(tài)、配套設(shè)施等方面的需要，甚至是場地配套服務(wù)、周邊配套環(huán)境、住宿餐飲等增效條件。很多會議舉辦方會忽視周邊配套環(huán)境，如旅游景點(diǎn)、購物休閑場所、吃喝玩樂場景等，這些因素是增加邀約成功率和目標(biāo)公眾到場率的要點(diǎn)。

會議室內(nèi)、通道、餐宿環(huán)境的布展有時是趣味創(chuàng)意的關(guān)鍵點(diǎn)，尤其結(jié)合天氣、交通、地區(qū)文化等特點(diǎn)發(fā)揮創(chuàng)意并制定復(fù)數(shù)的布展方案，這種會議優(yōu)化增效方式尤其適合連續(xù)多場的活動，使參與者每次都有新的發(fā)現(xiàn)與探索欲望是加強(qiáng)品牌形象記憶和聯(lián)想的有效手段。另外，曾經(jīng)作者遇到過非知名企業(yè)邀約媒體和潛在客戶困難的現(xiàn)實(shí)問題，但經(jīng)過研討發(fā)現(xiàn)大部分邀約都會因?yàn)閲?yán)肅而主觀的介紹會議很難引起接待者關(guān)注，反而配套的介紹能夠形成差異性優(yōu)勢獲得關(guān)注與青睞增加邀約成功率，甚至為重要目標(biāo)人物多安排一名隨行人員都有著顯著增效。

l 目標(biāo)對象

此次活動的主要目標(biāo)是xx行業(yè)內(nèi)的頭部企業(yè)決策人或?qū)ｍ?xiàng)高層管理者等關(guān)鍵人物，其次是行業(yè)內(nèi)其他有意向或需求的企業(yè)關(guān)鍵人物，還可以在發(fā)布會邀約期間通過老客戶再帶動潛在客戶的挖掘。

另外，行業(yè)內(nèi)專家的支持、主管部門負(fù)責(zé)人、權(quán)威媒體和垂直媒體的參會和支持也是活動中的重要公關(guān)對象。

l 確定參會方式

目標(biāo)人群的屬性或多或少會影響到參會方式，但作為策劃人員不僅要考慮參與者心理需求，更要考慮會議格調(diào)、目標(biāo)需求和預(yù)期效果分析制定適合的參會方式與渠道。

行業(yè)會議活動可以采用公開式或封閉式、報名式或邀約式，公開式適合于需要較好前期預(yù)熱效果的方案，封閉式適合于精選參與者的高格調(diào)方案，報名式適合于大型活動營造社會氣氛的方案，邀約式適合于小型活動增強(qiáng)關(guān)系的方案。有些不限目標(biāo)人群屬性的活動可以考慮采取多種方式相結(jié)合的參會方式，靈活的組合方式對不同參與者所產(chǎn)生的心理感受和活動體驗(yàn)都有明顯的影響效果。

3. 方案策劃

l 活動創(chuàng)意內(nèi)容

包含活動中的呈現(xiàn)方式與特效創(chuàng)意植入，期間休息時段的演藝秀設(shè)計及靚點(diǎn)，活動發(fā)言者與發(fā)言內(nèi)容、方向的設(shè)定等。如PPT講演、座談會、脫口秀、模擬展現(xiàn)、互動體驗(yàn)等方式，產(chǎn)品獨(dú)特功能的興趣向、專業(yè)向、高難度等方向的展示，以及第三方競賽、苛刻條件挑戰(zhàn)、特色化的產(chǎn)品體驗(yàn)等過程。

l 傳播推廣渠道

選擇媒體，主要選擇權(quán)威新聞媒體及網(wǎng)絡(luò)門戶網(wǎng)站、關(guān)鍵城市CBD廣告位、商務(wù)及公共場所廣告位，以及已有的良好媒體合作資源和自媒體資源渠道；

選擇宣傳位，此次活動適合于行業(yè)垂直類的權(quán)威媒體平臺中選擇插入位、貼片位、首頁、專欄頁，線下主要集中商業(yè)和商務(wù)場景，如CBD室內(nèi)外廣告和機(jī)場、高鐵站等。其他網(wǎng)絡(luò)媒體的投放相對更加靈活，主要根據(jù)受眾類型選擇搜索引擎排名或廣告競價、社交平臺的話題與熱門搜索等曝光宣傳方式，如果是能在電商平臺出售的產(chǎn)品還可以考慮阿里系和京東系的購物平臺廣告位；

選擇時間，此活動適合選擇全程多平臺實(shí)時直播，而媒體廣告展示時段、時長的規(guī)劃，以及在活動預(yù)熱期、開幕期、發(fā)展期、結(jié)束期的投放次數(shù)需要根據(jù)預(yù)期需求規(guī)劃，并在活動啟動后在每個階段靈活調(diào)整具體執(zhí)行計劃。

l 項(xiàng)目時間表

首先以發(fā)布會整體周期作為索引項(xiàng)目，然后根據(jù)月或周為工作周期分別將活動的準(zhǔn)備預(yù)熱、場地物料、場景布置、邀約確認(rèn)、安全檢驗(yàn)、相關(guān)部門報備等項(xiàng)目，注明任務(wù)時長、啟動時間和完成時間等條件，并作為活動整體工作安排與推進(jìn)的說明和備忘文檔。

l 物料設(shè)備準(zhǔn)備

根據(jù)活動中所需要的常規(guī)物料和設(shè)備分別以電子版和打印版制定物料表格，電子版便于工作人員之間協(xié)同跟進(jìn)與存儲、隨時調(diào)看，打印版用于流通審查及執(zhí)行團(tuán)隊核定等，表內(nèi)包含物料和設(shè)備名稱、準(zhǔn)備周期、起始時間、結(jié)束時間、負(fù)責(zé)人、執(zhí)行人、任務(wù)關(guān)聯(lián)說明、備注等欄目。

實(shí)體物料準(zhǔn)備與存儲運(yùn)輸?shù)淖⒁馐马?xiàng)一定要在表格中備注，電子物料實(shí)時跟進(jìn)與資料備份要按照規(guī)定實(shí)施流程嚴(yán)格執(zhí)行。作者建議策劃與執(zhí)行負(fù)責(zé)人各存一份備用，以及借助協(xié)同辦公APP上傳共享的只讀物料表格。

l 人員任務(wù)安排

各部門參與互動實(shí)施的人員具體工作安排需要事先制作包含工作內(nèi)容與責(zé)任權(quán)重的任務(wù)表格，呼應(yīng)物料準(zhǔn)備與項(xiàng)目時間等相應(yīng)表單，或者根據(jù)活動執(zhí)行團(tuán)隊的協(xié)作配合度制定表單。人員任務(wù)表單是活動實(shí)施工作安排中的中軸作用，如果執(zhí)行人員是長期合作的團(tuán)隊建議采用以人員任務(wù)為索引的統(tǒng)一任務(wù)表單。

l 安全及緊急預(yù)案

舉辦活動過程中不能忽略的環(huán)節(jié)便是活動推進(jìn)過程中的安全措施，如消防設(shè)備與通道、疏散計劃與協(xié)議、水電設(shè)施管理、緊急聯(lián)絡(luò)計劃、負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式，甚至是自然災(zāi)害和不可抗力的影響干擾等。

緊急情況除安全相關(guān)問題外，還包括如設(shè)備設(shè)施故障、電力故障、時間延誤、物料損壞丟失等情況，需要根據(jù)場景、人員、物料、不可抗力等可能出現(xiàn)的情況策劃備用計劃或緊急處理協(xié)議。

場景包括設(shè)備、設(shè)施、電力、場地管理單位與人員等項(xiàng)目的管理計劃；人員包括邀約嘉賓、媒體、工作人員、場地管理者、第三方演藝團(tuán)隊等關(guān)于延誤遲到與傷病急救各方面措施；物料包括運(yùn)輸存儲、天氣影響、制作失誤、損害丟失等情況的應(yīng)對和補(bǔ)救方式；不可抗力主要包含自然災(zāi)害、非預(yù)期危險事件、突發(fā)不可控事件、場地或第三方事件等重大影響情況。

4. 經(jīng)費(fèi)預(yù)算

活動包含人員勞務(wù)、實(shí)施管理、媒介推廣、非預(yù)期經(jīng)費(fèi)四大部分，其中非預(yù)期經(jīng)費(fèi)根據(jù)活動舉辦方與承辦方的財務(wù)系統(tǒng)要求制定相關(guān)制度，而勞務(wù)、管理和媒介費(fèi)用的具體項(xiàng)目與金額的詳細(xì)規(guī)劃是經(jīng)費(fèi)預(yù)算部分的核心內(nèi)容。

建議將每個概況項(xiàng)目分為三層級進(jìn)行列舉，能夠詳實(shí)且符合財務(wù)統(tǒng)計流程的規(guī)劃，方便各方的工作順暢推進(jìn)。

5. 活動預(yù)估

活動效果的預(yù)估是根據(jù)策劃目標(biāo)，將每個活動周期、具體項(xiàng)目所實(shí)現(xiàn)的品牌宣傳、產(chǎn)品業(yè)績、合作拓展等方向的實(shí)現(xiàn)程度，并且在此部分或方案設(shè)計中注明如何開展效果評估，如通過公眾調(diào)查、媒體統(tǒng)計、訪談或座談會等方式收集市場反饋情況并進(jìn)行分析總結(jié)。

作者建議將此處內(nèi)容以活動策劃的整體目標(biāo)與具體目標(biāo)為參考，然后根據(jù)策劃實(shí)施經(jīng)驗(yàn)、造勢規(guī)劃、實(shí)現(xiàn)能力等情況進(jìn)行推演預(yù)測。

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