廣告人時(shí)間總不夠？分享一個(gè)高效的生活管理法 - 成都

時(shí)間：2020-01-04

作者：Lachel，來(lái)源：L先生說(shuō)
原標(biāo)題：2019年，我的極簡(jiǎn)高效生活管理法

一、工作

許多朋友可能會(huì)覺(jué)得：我手里有那么多事情、項(xiàng)目要做，一定非常忙吧？日程表排得密不透風(fēng)那種？

其實(shí)不是的。

我奉行一個(gè)原則，叫做「彈性原則」。什么意思呢？一件事情到了手上，我第一時(shí)間一定會(huì)去思考：

這件事情不做會(huì)有什么影響？能不能不做？
這件事情最晚什么時(shí)候需要完成？
我能否把它移交給別人？能否簡(jiǎn)化掉任何部分？
我需要做到什么程度為止？60分、80分，還是100分？

在這種情況下，我會(huì)先對(duì)手上所有的事情做一個(gè)整體的檢視，再挑出那些不得不做的，給它們安排一個(gè)大致的時(shí)間范圍。

這就是我之前提到過(guò)的「全景思維」：一定不要著眼于每一件任務(wù)，而是不斷地把視角在「整體」和「局部」之間來(lái)回轉(zhuǎn)移，先對(duì)自己的一整周、一整天做一個(gè)大致規(guī)劃，做到心里有數(shù)，再集中精力，去處理那些「不得不做」的事。

因此，我這兩年進(jìn)一步簡(jiǎn)化了自己的工作管理清單，現(xiàn)在只留下這么三個(gè)：

本周安排：所有需要在這周內(nèi)完成的事情
持續(xù)跟進(jìn)：沒(méi)有時(shí)間限制，但需要時(shí)不時(shí)去跟進(jìn)的事情
安排規(guī)劃：除此之外的其他事情

簡(jiǎn)而言之，流程是：

1、當(dāng)拿到一個(gè)新任務(wù)時(shí)，我會(huì)先用上面的「彈性原則」問(wèn)一下，如果能不做，直接丟掉。

2、如果必須得做，我會(huì)去思考：它最晚的截止時(shí)間是多少？如果是本周，則留出一定的提前量（避免自己陷入「帕金森效應(yīng)」），再把它排進(jìn)「本周安排」，寫(xiě)上具體的日子。

在丟進(jìn)「本周安排」時(shí)，也有幾個(gè) Tips：
（1）我會(huì)首先給自己每天預(yù)留大約4-5小時(shí)的時(shí)間。然后，預(yù)估這項(xiàng)任務(wù)所需要的時(shí)間，再看周一是否已經(jīng)排滿(mǎn)。如果滿(mǎn)了，就看周二；如果也滿(mǎn)了，就看周三……以此類(lèi)推。
（2）如果這項(xiàng)任務(wù)會(huì)「鎖住一段時(shí)間」（比如周六下午需要開(kāi)一場(chǎng)會(huì)議），我會(huì)標(biāo)上具體的時(shí)間段，告訴自己：這段時(shí)間已經(jīng)被鎖住了，記得從每天的「預(yù)留時(shí)間」里扣除掉。
（3）如果這項(xiàng)工作沒(méi)有明確的截止時(shí)間，我就丟進(jìn)「本周安排」，但不加日期。這樣當(dāng)按日期排序時(shí)，它就會(huì)出現(xiàn)在「無(wú)日期」里，再見(jiàn)縫插針去做。

3、如果這個(gè)任務(wù)是一個(gè)長(zhǎng)期的、跟進(jìn)性質(zhì)的事項(xiàng)（比如跟進(jìn)外包出稿），那么就丟進(jìn)「持續(xù)跟進(jìn)」。

4、如果都不是，則扔進(jìn)「安排規(guī)劃」里面。

5、然后，每周日，我會(huì)對(duì)所有「本周安排」里面的事情做一個(gè)總體回顧，再打開(kāi)「安排規(guī)劃」，按照前面的流程，把所有有待完成的事項(xiàng)，繼續(xù)分門(mén)別類(lèi)丟進(jìn)這三個(gè)清單里面。

這樣的好處在于：一方面，你可以保持自己的任務(wù)清單非常清爽，能夠高效聚焦到「所有必須做的事情」上；另一方面，當(dāng)你切換到「全景模式」時(shí)，你又能對(duì)大局有一個(gè)清晰的縱覽，對(duì)自己的時(shí)間分配心里有數(shù)。

可能有些朋友會(huì)記得我在《高效管理時(shí)間的秘訣，就在于這三個(gè)清單》中提到的「AFD 管理法」。這個(gè)方法被棄用了嗎？當(dāng)然不是。我會(huì)用另一個(gè)維度 —— 標(biāo)簽，來(lái)作區(qū)分。

簡(jiǎn)而言之，所有的任務(wù)默認(rèn)都是「Action」（行動(dòng)）。而如果它屬于「Focused」（思考）或「Dessert」（恢復(fù)精力），就給它打上一個(gè) F 或 D 的標(biāo)簽。這樣，需要時(shí)，點(diǎn)擊標(biāo)簽，就一覽無(wú)余了。

另一方面，標(biāo)簽的另一個(gè)妙用，是用來(lái)作「情境篩選」。

比如我經(jīng)常出門(mén)，那就會(huì)設(shè)一個(gè)標(biāo)簽，叫做「在外」。平時(shí)需要出外做的事情，通通打上這么一個(gè)標(biāo)簽。等我下次外出時(shí)，忙完手頭的事情，就會(huì)打開(kāi)這個(gè)標(biāo)簽，看一下，有什么事情可以順手解決掉。

再比如，我平時(shí)會(huì)收藏一些有趣有用的學(xué)習(xí)材料、文獻(xiàn)，但我不會(huì)把它們丟在收藏夾里，而是在任務(wù)清單建一個(gè)標(biāo)簽，叫做「學(xué)習(xí)」。這樣，當(dāng)我騰出整段時(shí)間時(shí)，打開(kāi)這個(gè)標(biāo)簽，就能看到所有「待學(xué)習(xí)」的資料。

再比如，我經(jīng)常去成都出差，那我甚至?xí)陆ㄒ粋€(gè)標(biāo)簽，叫做「成都」。把所有想去的店、想逛的地方、想體驗(yàn)的東西，全部打上標(biāo)簽。這樣，就非常方便我按圖索驥。

簡(jiǎn)而言之：我會(huì)用兩個(gè)維度對(duì)自己的任務(wù)進(jìn)行拆分和安排。一個(gè)是清單，它是一個(gè)固定的分解，用來(lái)安排和規(guī)劃日程；另一個(gè)是標(biāo)簽，它可以靈活按照自己的實(shí)際情況去設(shè)計(jì)，涵蓋所有可能涉及的情境，方便你第一時(shí)間做出篩選。

二、信息

在各位讀者向我咨詢(xún)的問(wèn)題里，最常見(jiàn)的問(wèn)題之一，就是：L先生，你究竟是怎么做自己的知識(shí)管理的？

其實(shí)說(shuō)來(lái)慚愧，我不怎么做知識(shí)管理 —— 因?yàn)槲宜钚械脑瓌t，是「流」的原則：

一切知識(shí)必須能夠流動(dòng)起來(lái)，用起來(lái)，它才會(huì)產(chǎn)生價(jià)值。否則，就只會(huì)成為「死物」而已。

想一想，你有多少文章、鏈接、信息，堆積在倉(cāng)庫(kù)里，從來(lái)不曾用過(guò)？

所以，我現(xiàn)在用的筆記結(jié)構(gòu)，是我從「流」的特性出發(fā)，結(jié)合知識(shí)體系構(gòu)建的原理，重新優(yōu)化的「INK-P」筆記法。

具體而言，它分為 4 個(gè)筆記本：

Inbox（待處理）：所有一切接收到的信息，全部放在這里，再定期慢慢分發(fā)。

Note（備查）：從 Inbox 得來(lái)的知識(shí)點(diǎn)，當(dāng)我把它補(bǔ)充完善之后，就把它做成一張知識(shí)卡片，存入 Note 里面。

Knowledge（主題）：對(duì)應(yīng)著我在《如何自學(xué)一個(gè)領(lǐng)域？這里有一份全指南》中講的「主題」。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，它包含兩種：

一是我對(duì)一個(gè)小的主題的積累和闡述 —— 比如「行為遺傳學(xué)」和「為什么人會(huì)越來(lái)越狹隘」。但凡產(chǎn)生新的想法、獲得新的認(rèn)知，我就把它們放進(jìn)去，補(bǔ)全這個(gè)主題；
二是一些長(zhǎng)期有效、需要時(shí)刻更新的東西。比如推薦給大家的書(shū)單，我?？吹男畔⑶溃ê竺嬉矔?huì)總結(jié)出來(lái)分享給大家），關(guān)注的全球大事件，等等。

最后，這些信息的歸宿，都會(huì)去到 Project（項(xiàng)目） 里面。一旦我覺(jué)得對(duì)一個(gè)主題的理解足夠完整了，得出了一些結(jié)論，我就把它移動(dòng)到 P 里面，要么作為文章輸出出來(lái)，要么，作為一個(gè)方法論或方案，在實(shí)踐中試行，并把反饋、心得和注意點(diǎn)更新到這頁(yè)筆記里面。

另外還有一個(gè)筆記本，「歸檔」，下面會(huì)提。

這里著重提一下 Inbox。

它同樣有兩個(gè)作用。一方面，它作為一個(gè)收集箱而存在：我所有第一時(shí)間產(chǎn)生的想法、獲得的知識(shí)，包括靈感、備忘錄、讀書(shū)筆記，都會(huì)先丟到 Inbox 里面，等待分發(fā)。

另一方面，它又可以作為一個(gè)工作桌：放在 Inbox 里面的東西，就是我還沒(méi)有「完全處理妥」的信息。我只要打開(kāi) Inbox，就可以知道，我還有哪些信息需要處理，需要把它們用起來(lái)，或者內(nèi)化。

舉個(gè)例子：我做智識(shí)營(yíng)的時(shí)候，當(dāng)我產(chǎn)生任何靈感時(shí)，我就會(huì)在 Inbox 里新建一頁(yè)筆記，把靈感寫(xiě)上去，然后打個(gè)標(biāo)簽「智識(shí)營(yíng)」。

直到我將其中某幾頁(yè)筆記整合起來(lái)，完成一篇延伸閱讀，或者成為某一課的某個(gè)知識(shí)點(diǎn)，我再把新的這個(gè)產(chǎn)出，放到 P 里面，留著更新和備用；把這些原材料直接刪掉，或者從 I 里面放到「歸檔」筆記本里。

這就是一個(gè)完整的「流」：

1、所有的信息統(tǒng)一收集到 I 里面，并時(shí)刻提醒我，我還有多少信息「待處理」；
2、經(jīng)過(guò)主題閱讀補(bǔ)充完善的信息，做成一張知識(shí)卡片，放進(jìn) N 里面，備查；
3、把若干張知識(shí)卡片整合起來(lái)的結(jié)果，或者需要時(shí)刻更新的內(nèi)容，放到 K 里面；
4、最后，這些成果若是能夠?qū)嵺`、輸出、應(yīng)用，再轉(zhuǎn)移到 P 里面，成為一個(gè)「項(xiàng)目」。

更進(jìn)一步，信息處理和任務(wù)清單，其實(shí)是必須要結(jié)合起來(lái)的。

比如：放進(jìn) P 里面的項(xiàng)目，我會(huì)把它進(jìn)行拆解，分拆成可以行動(dòng)的步驟，再寫(xiě)進(jìn)任務(wù)清單的「本周安排」里面。

舉個(gè)例子：我剛接觸到一款不錯(cuò)的軟件，那么可能會(huì)在 P 里面新建一頁(yè)筆記，標(biāo)題為「XX軟件使用體驗(yàn)」。然后在前文的任務(wù)清單里寫(xiě)上「試用XX軟件」和「記錄試用體驗(yàn)」。

等我試用完成，我再把體驗(yàn)和感受，更新到筆記本的「XX軟件使用體驗(yàn)」里面。

這樣，就完成了一個(gè)流動(dòng)的「流」，一個(gè)完整的閉環(huán)。

另外，我做任何筆記時(shí)，如果有一些行動(dòng)的想法（比如查詢(xún)某個(gè)術(shù)語(yǔ)），我會(huì)標(biāo)上「td」（表示 todo）。這樣，當(dāng)我每天整理、檢閱時(shí)，搜一下「td」，就能找到所有需要采取的行動(dòng)，再分門(mén)別類(lèi)寫(xiě)入任務(wù)清單里。

三、項(xiàng)目

這里的「項(xiàng)目」跟信息里面的 P 有什么區(qū)別呢？為什么要單獨(dú)拎出來(lái)呢？

你可以理解為：信息里面的 P，是小項(xiàng)目 —— 比如一篇文章的構(gòu)思，一個(gè)軟件的試用……而這樣的「項(xiàng)目」，是大項(xiàng)目。它一般長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月，有非常繁瑣的信息和任務(wù)，需要不斷去干預(yù)和跟進(jìn)。

那么，我會(huì)在 P 里面，新建一頁(yè)筆記，叫做「項(xiàng)目總控」，把所有這樣的項(xiàng)目通過(guò)筆記內(nèi)鏈放進(jìn)去，作為一個(gè)總的索引。

然后，對(duì)每一個(gè)具體的大項(xiàng)目，我會(huì)再分別做一頁(yè)筆記，把它分成三部分：

跟進(jìn)：需要我主動(dòng)去做的事情。
記錄：每次有大的動(dòng)作、或是取得了階段性成果，就把它的概況記下來(lái)。
備忘：跟項(xiàng)目相關(guān)的信息，方便及時(shí)查閱。

還是拿智識(shí)營(yíng)為例。在我的「智識(shí)營(yíng)2.0」項(xiàng)目筆記里面，「跟進(jìn)」，可能就包含諸如：還有哪幾課的內(nèi)容有待梳理；要加入哪些知識(shí)點(diǎn)；要出哪些資源分享和延伸閱讀……；「記錄」，可能就包含：幾月幾日完成某一課的錄制，哪些地方可能是重難點(diǎn)，等等?！?jìng)渫?，可能就包含比較重要的鏈接，比如大本營(yíng)地址，課件下載地址，總索引地址，等等。這樣，這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展到哪里，還有哪些要做的事情，就一目了然了。

下一步，就是把「項(xiàng)目」跟「工作」掛鉤起來(lái)。

這里，項(xiàng)目筆記里面的「跟進(jìn)」，是我用來(lái)整理思路的地方。每次需要推進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，我就把腦子里的想法列出來(lái)，縱覽一遍。確實(shí)需要做的，寫(xiě)入「任務(wù)清單」里面；其他存在的問(wèn)題、障礙、可能性，留在「跟進(jìn)」里面，等待我進(jìn)一步去加工和處理。

同樣，在任務(wù)清單里，做完了一件事情，我會(huì)在每天結(jié)束前，對(duì)自己每天做一個(gè)回顧，再把重要的信息寫(xiě)進(jìn)「記錄」里面。

當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目徹底完成了，它里面的「跟進(jìn)」和「記錄」，就會(huì)成為我復(fù)盤(pán)的絕佳工具，可以為我提供當(dāng)時(shí)的經(jīng)驗(yàn)、思考和心路歷程；它的「?jìng)渫梗埠芊奖阄疫M(jìn)行鉤沉，找出之前用過(guò)的信息。

這時(shí)，我會(huì)給它的標(biāo)題標(biāo)上「已完成」，放進(jìn)歸檔里面，或者留在 P 里面，以備不時(shí)之需。

四、生活

以上幾點(diǎn)，就是我生活里較為主要的部分。接下來(lái)聊聊一些輕松的。

1、日記

我會(huì)在每天晚上大約9-10點(diǎn)，對(duì)自己的一整天做一個(gè)回顧，記錄今天做的事情、學(xué)到的東西、留下的想法 —— 其實(shí)瞥一眼任務(wù)清單、項(xiàng)目筆記和 Inbox 就行了，很輕松。

這些日記放在哪兒呢？同樣，我會(huì)在筆記軟件新建一個(gè)筆記本，叫「日記」，再按照月份新建筆記：如「2019.11」「2019.12」「2020.01」……

這里要給大家推薦的一個(gè)小習(xí)慣，是：我會(huì)在每一頁(yè)日記的最上方，留出一片空白，用來(lái)寫(xiě)「每周精華」。

什么意思呢？當(dāng)我結(jié)束這一天的學(xué)習(xí)和工作，我會(huì)把那些最重要的收獲和成長(zhǎng)，寫(xiě)在這個(gè)「每周精華」里面。直到完成一個(gè)月的日記，湊齊了4份「每周精華」，再在上面寫(xiě)一個(gè)「每月精華」。里面留下的，就是這個(gè)月最精辟的總結(jié)和思考。

這樣，當(dāng)我打開(kāi)「2019.11」這一頁(yè)時(shí)，我先看到的是最上面的「每月精華」，再往下，是4個(gè)「每周精華」，接著往下，才是每一天的具體記述。

這可以非常有效地幫助你，對(duì)自己的生活進(jìn)行總結(jié)、提煉和思考，更具體地看到自己每一天的成長(zhǎng)。

2、財(cái)務(wù)

我自己試用過(guò)很多記賬法，但全部以失敗告終 —— 原因很簡(jiǎn)單：我實(shí)在受不了這樣的生活：每一筆收入和支出都要巨細(xì)靡遺地寫(xiě)下來(lái)，如果發(fā)現(xiàn)賬不平，就要去檢索自己的賬單，看漏了哪一筆……

對(duì)于我這樣的懶人來(lái)說(shuō)，這實(shí)在太麻煩了。

所以，我現(xiàn)在的記賬思路，是這樣的：采用「預(yù)算編制法」。每年給自己編制一個(gè)預(yù)算，然后每周、每月統(tǒng)計(jì)一下支出，大概看一下有沒(méi)有超預(yù)算，就可以了。

這種思維，就叫做「黑箱思維」：我們把具體的出賬入賬看作一個(gè)黑箱，那么，只需要抓住起點(diǎn)（預(yù)算）和終點(diǎn)（總支出），就可以了。

具體怎么操作呢？

首先，一切支出都可以劃分為「固定支出」和「可變支出」。前者諸如房貸，車(chē)貸，孩子教育費(fèi)用，長(zhǎng)輩補(bǔ)貼家用……這些支出每年基本是穩(wěn)定的，不會(huì)有太大變化。

而「可變支出」呢，其實(shí)也可以分為兩部分：正常值，以及異常值。

什么意思呢？其實(shí)，每個(gè)人的生活軌跡，大致都是趨于穩(wěn)定的：每個(gè)月的吃穿用度，大抵會(huì)在一個(gè)平均值附近波動(dòng)。所以我們主要跟蹤的，就是那些超出了「日常生活」的「大額支出」。

比如：朋友結(jié)婚的紅包，家里添置的電器，旅游費(fèi)用，諸如此類(lèi)。

所以，我的建議是：直接建立一張 Excel，分成三部分：

固定支出：每年所有的固定支出，直接算出一個(gè)總值。
大額支出：給自己設(shè)定一個(gè)閾值（比如500、1000），當(dāng)每次產(chǎn)生超閾值的支出時(shí)，就記下來(lái)。
預(yù)算及日常支出。詳見(jiàn)下文。

第三點(diǎn)非常簡(jiǎn)單。把所有可變支出綁定同一張銀行卡，或者同一個(gè)賬號(hào)。這樣，每個(gè)月做總結(jié)時(shí)，只需要看一下當(dāng)月的「期初余額」+「轉(zhuǎn)入總額」，減去「期末余額」，再減去「大額支出」，就能看到自己這個(gè)月的「正常值」是多少。

用這套方法，你就可以擺脫繁瑣、無(wú)謂的記賬操作，任何時(shí)候?qū)忛嗩A(yù)算和實(shí)際消費(fèi)，都能一目了然。