請簽訂合約的帳篷租賃公司派人和活動策劃人員一起到活動現(xiàn)場進行考察，以便決定哪種帳篷最適合活動需要。帳篷的外觀漂亮與否是次要因素，關(guān)鍵的還是要看與活動場地的風格是否搭配，是否能滿足你的特殊要求。成都成都慶典策劃公司將告訴你，帳篷需要以鋼釬固定還是承重物固定，以及由此帶來的額外費用。例如在停車場搭建帳篷，如果使用鋼釬固定，就會破壞停車場的地面，在這種情況下則應(yīng)該采用承重物固定。如果是在田野搭建帳篷，就可以使用鋼釬固定型帳篷。如果帳篷搭建在有樹的地方，要讓帳篷頂超過樹高；而如果有低垂的電線，帳篷頂則需要低于電線。
      活動策劃人員不可以僅僅只是看帳篷的外觀，而要了解哪種帳篷最適合你的活動場地。在沒有對所有情況進行現(xiàn)場考察前不可以簽合同?；顒硬邉澣藛T在進行現(xiàn)場考察時，帳篷租賃公司、酒宴承辦商以及桌椅供應(yīng)商都要到場。不建議大家直接主觀臆斷，要做精確的測量。

     此外還要考慮到其他因素。酒宴承辦商要說明他們的需求。以便他們避開客人準備飯菜？如果在帳篷里做飯，帳篷要有良好的通風條件。他們在照明和用電方面有哪些要求？活動場地的地面是否是平整的？如果不是的話就必須鋪地面。此外還要了解對于帳篷需與建筑物保持多遠距離的相關(guān)消防規(guī)定。
      準備在其上搭建帳篷的土地歸誰所有？是否需要帳篷許可證？是否需要搭建許可證？是否需要土地使用許可證？你可能會在飯店所在地搭建帳篷，飯店擁有土地使用權(quán)。而如果是在公園里舉辦活動，則需要得到當?shù)毓珗@和娛樂部門的批準以及用地許可。需要用水許可證嗎？需要接通水電，還是需要白帶發(fā)電機？由誰負責辦理這些許可證？每次活動的情況都會有所不同，因而沒有統(tǒng)一的標準。所以活動策劃者一定得要反復檢查，多查看幾次。在合同中要詳細寫明由誰負責辦理哪種許可證，并在活動開始前拿到各許可證的復印件。在活動舉辦的當天，隨時備好所有許可證，以備檢察員的到訪。此外還要在文檔中留一一個備份。