會議方案
1.會議議題、會務(wù)、接待的具體工作細分到個人或部門,形成會議紀(jì)錄或方案,會議前后逐項檢查。
2.確定會議目標(biāo)。必須先問一些問題,最重要的是:“會議準(zhǔn)備實現(xiàn)什么目標(biāo)?”或者換個角度問:“要是不開行不行?”“什么時候結(jié)束?怎樣開才算成功或失敗?”開會的目的非常明確,才能突出核心主題、避免重復(fù)、價值不大的會議,否則會議很可能是浪費大家的時間。
3.會議議程最重要。議程安排得體,可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系,征求意見,以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。
4.在重大論壇召開前,每隔三天有一次小組碰頭會議,檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務(wù)人員集中開會,強調(diào)會議事項,確保每個人都清楚各自職責(zé)。
5.每一項工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負責(zé)人員。在會務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人,不要遺漏。
6.總負責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和協(xié)調(diào),檢查任務(wù)完成進度。對會務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細節(jié)做到心中有數(shù),對會務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問題要打足提前量,隨時檢查??傌撠?zé)人應(yīng)該是掌握會議細節(jié)最全面、信息最集中、最操心費神者,能隨時根據(jù)各項信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四,不注意過程和環(huán)節(jié)控制,有頭無尾。
7.總負責(zé)人在重大會議剛開始一段時間,自始至終在會議現(xiàn)場巡視,留意場內(nèi)情況,確保會議開場即步入正軌,隨時應(yīng)對突發(fā)問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。
8.差錯舉例
會務(wù)方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關(guān)人員,會場工作人員不了解需求,也未指定好對應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項目負責(zé)人。會場秩序凌亂,工作人員沒有佩戴特定的標(biāo)志。
時間進度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。
任務(wù)沒有落實到個人,沒有說定哪個人負責(zé)到何種程度,好像誰都負責(zé)又好像沒人負責(zé)。
會議工作人員接受任務(wù),執(zhí)行情況沒有及時報告總負責(zé)人,總負責(zé)人無法對整個會議的協(xié)調(diào)與情況全面把握,以至于“險象環(huán)生”。
評述:會議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單,一個全面細致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會議進程隨時完善的基礎(chǔ)。而會議總負責(zé)人則是駕馭會議的總舵手,所有信息都在此集中、發(fā)布,因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準(zhǔn)備是否充分。會議要確保高效、務(wù)實,要特別關(guān)注以下七個關(guān)鍵要素:會議方案、會議目標(biāo)與主旨、會議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會議材料、信息反饋。
會議材料
1.裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍,重點核查內(nèi)容有無重大差錯、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。
2.針對各類論壇、各類研討會的發(fā)言材料需重點關(guān)注:標(biāo)題(即議題)是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。
3.會議須知:
會議時間、地點、會議室(標(biāo)明具體路線)。
就餐時間、地點。
會務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、**、醫(yī)療。
會議紀(jì)律。
當(dāng)?shù)貧夂?、交通及附近旅游景點介紹。
“想客人之所想”,會議須知應(yīng)將會議期間有關(guān)食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準(zhǔn)確,應(yīng)視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知,就感受到周到、細致、關(guān)懷的特色,能得知所想問的問題答案,賓至如歸。
最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看,并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯。
4.差錯舉例:
會議材料沒有分類整理,材料內(nèi)容空洞雷同,大話套話過多,沒有充分反映會議的主題與實質(zhì)性需求。
匯總與會者名單時,要注意核對清楚姓名、性別。例如:有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等,不能想當(dāng)然地認為就是女性。
與會者職務(wù)出錯。例如:正職副職弄錯。
評述:會議材料如果切中會議主題,有事實、數(shù)據(jù)和案例分析,有獨到見解和新穎的提法,就意味著會議已成功了一半,哪怕是發(fā)言人演講水平差點。有兩點切記:A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱,這樣能把握主題,避免脫離主題,空洞沒內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請函并附上會議發(fā)言的需求、聽講對象、主題、注意事項,切忌以為一個電話溝通,對方“沒問題”就萬事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話,對方也會認為你很認真、專業(yè),才會真正重視發(fā)言稿的準(zhǔn)備。
會議接待
1.邀請函在會議召開前15天全部發(fā)出,每天統(tǒng)計反饋人數(shù)主動匯報給總負責(zé)人。每發(fā)一份邀請函都應(yīng)同時以電話確認。在發(fā)出邀請函后,一周內(nèi)沒有收到回執(zhí),要電話確認并匯報總負責(zé)人,總負責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯(lián)絡(luò)。
2.對邀請函確認要分多次跟蹤(至少三次)、反復(fù)提示:
邀請函發(fā)出后立即確認是否收到;
會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排;
會議前三天確認航班;
重要嘉賓及發(fā)言人在會議前一天再次確認何時到達,告知誰接機,并有專人過問其食宿行安排;
在會議正式開始前半天,確認主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號,專門提醒開會、發(fā)言準(zhǔn)確時間,有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。
3.掌握上菜時間,尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘,應(yīng)有2個熱菜先上到桌上并蓋好(如會議延時則靈活掌握,及時通知餐廳更改)??腿说烬R即可用餐,避免所有人到齊后再上菜,用餐等待時間過長。
4.每一次會議開始前,要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯(lián)絡(luò)人清單,需要賓館配合的會議接待、會議現(xiàn)場管理問題以文字化的表格明示,對賓館作詳細說明,常規(guī)性事項也應(yīng)重復(fù)提示,以免賓館工作人員疏忽、遺忘。
5.差錯舉例:
在通知演講嘉賓時,交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求,不了解其他發(fā)言者的情況,演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會議需求把握內(nèi)容。
事先沒有專人審閱發(fā)言稿件,演講內(nèi)容脫離主題,離題太遠,大道理過多,空話套話一大堆,與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。
演講時間超出約定,主持人未注意控制和提醒,影響其他會議安排(應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發(fā)言時間提示牌)。
與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢,導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項沒人做,或未與賓館方面確認。
與接機人員銜接或交待不清楚接待要素(時間、航班號、人數(shù)),導(dǎo)致無人接機或未接到人,或車輛不夠座位。
評述:對一些會議嘉賓和發(fā)言者為什么強調(diào)三次以上的確認?一是表示主辦單位的尊重和誠意;二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視,充分準(zhǔn)備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通,可以促動其做好符合會議需求的各項準(zhǔn)備工作,也可在溝通中聽取到專家意見,從而對會議主題、具體內(nèi)容及時進行適當(dāng)修正。
會議現(xiàn)場
1.按與會人數(shù)準(zhǔn)備座位牌,通常多備20多個,以備不時之需。
2.會議前一天晚上擺放座位牌,開會前一小時再仔細檢查一遍,仔細核對與會者姓名是否有錯,發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯誤立即補救。
3.會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向,造成一種整齊劃一、壯觀嚴謹?shù)臍鈩荨?/p>
4.會場門口簽到處設(shè)立會議標(biāo)志,說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結(jié)束時間。
5.投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備(指大型國際研討會)擺放在合適的位置,方便使用但又不影響與會者視線,并逐一檢查是否備全。
6.會場音樂安排:
選擇與會議主題和會議議程相適應(yīng)的會議音樂,提前選擇并請總負責(zé)人審聽。
與酒店音響師溝通,告知放音樂的順序和曲目,上下午會議開始前以進行曲為主,是會議開始的“鈴聲”,會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛,振奮精神。
7.電腦和大屏幕顯示。開會前一天,對電腦進行預(yù)演,注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕,在開會當(dāng)天提前一小時再次進行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好,以免字太小或偏離視線。
8.麥克風(fēng)。根據(jù)會議需求情況進行調(diào)查,是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等,數(shù)量需求是多少,無論使用哪種麥克風(fēng),在會議開始前都應(yīng)該有專人負責(zé)檢查會場內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠,擺放位置是否合適,以及能否正常使用。
9.當(dāng)會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時,應(yīng)有兩個服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng),掃視全場。麥克風(fēng)放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發(fā)言席上放一個無線麥克,便于演講者走動式演講。
10.在會議演講臺旁可根據(jù)需要準(zhǔn)備白板、白板筆、激光筆,并需**一遍,以確認是否能用。
11.燈光:在需要使用視聽設(shè)備時,用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好,如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預(yù)演,如因會議議程需要,還要對在什么時候調(diào)整燈光有所準(zhǔn)備。
12.空調(diào)溫度控制:注意場內(nèi)溫度的變化,及時調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調(diào)得較低,隨著與會者增多,會場內(nèi)溫度會自然升高,也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設(shè)定一個合適的溫
度。避免過冷或過熱。
13.開會前,會務(wù)組提前一小時到會場,對賓館會務(wù)各個環(huán)節(jié)全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等,現(xiàn)場使用或“過濾”一遍,看有無漏洞、疏忽。
14.差錯舉例:
在布置會場時,主席臺排位順序錯誤,重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。
播放powerpoint時,沒有及時調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角,與會者看不清楚屏幕內(nèi)容。
會前播放的音樂與會議氛圍不協(xié)調(diào),過于嘈雜或音樂碟片損壞。
沒有仔細檢查麥克風(fēng),話筒無聲。投影機放不出演講材料。
沒有預(yù)留座位余量(通常20%),在突然增加與會者時出現(xiàn)被動局面。
在打印雙面座位牌時,只打印單面,座位牌另一面是空白。
評述:電腦、麥克風(fēng)、投影這三項工具如在會議進行過程中出現(xiàn)障礙,極有可能導(dǎo)致會議癱瘓,有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂,能給人以爽心悅耳的感覺,并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴謹往往在這些細處得到體現(xiàn)。
會議主持
1.了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容,并做簡單**和概述。
2.駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系,可做些簡單評述并“串聯(lián)”起來。出現(xiàn)突發(fā)事件時,靈活應(yīng)對。
3.會議總負責(zé)人需做好細致的“幕后”策劃、設(shè)計和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考,并當(dāng)面說明會議現(xiàn)場情況和對主持人的特別提醒。
4.會議總負責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關(guān)的情況,如每個發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現(xiàn)的變動,以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。
5.上午主持的時候要把下午的安排說明一下,下午要把第二天安排再強調(diào)一遍,以提醒與會者再次確認會議安排,準(zhǔn)時到會(多一點說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒,確保會議的嚴謹整齊)。
評述:會議主持人是會議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”,起著承上啟下、調(diào)節(jié)會場氣氛的作用,不是簡單的“報幕人”角色,需要對整個會議主題、過程有個總體把握,引導(dǎo)會議的方向,緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發(fā)言人的評述都很有學(xué)問可講。
小型工作會議
1.根據(jù)議程,讓某些人僅出席部分時間的會議。
2.每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣,使與會者知道要在會上做什么。
3.重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的,放在會議的前部。
4.會議主席應(yīng)明確會議議程,寫下每個項目準(zhǔn)備達到的目標(biāo)、需要決定的討論要點,確定參會人員和準(zhǔn)備會議過程中需提問的問題。
5.會議議程不宜過早分發(fā),以免有些與會者可能會忘記或丟失,提前2—3天足夠了。
6.在會議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒,以引起對方重視。
7.會議結(jié)束前,主持人總結(jié)要點,明確每項任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項、完成時間、會議成果。
8.每次會議都要做筆錄,重要會議應(yīng)不晚于第3天即形成紀(jì)要發(fā)給與會者,在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀(jì)要逐項對照檢查執(zhí)行情況。
9.業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議重點不在于講流水賬,而是把需要知會、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協(xié)助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時間,避免一個人發(fā)言說個不?;蛘吲c主題無關(guān)。
如何找錯
隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結(jié)都可暢所欲言,將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來,每個人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例,是“干貨”,而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄,“找錯”甚至可以作為一個“硬任務(wù)”,起初讓每一個參與者至少提出五個差錯,十個人就匯成了五十個差錯案例!匯總發(fā)給每個人去補充,并編輯成冊,人人皆知,避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的會議工作手冊。
當(dāng)把“找錯”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面,錯誤一定會越來越少,直至不再需要“找錯”。
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