開會是職場人的必修課。然而，如何好好開會卻不在員工培訓的課程當中。今天跟小伙伴們一起補上這重要的一課，聊聊組織會議那些事。

　　會議組織

　　雖然幾乎每個職場人士都或多或少參加過公司的會議，不過很多人都只是跟班參加會議，如果讓他組織一場會議，往往就無從下手了。

　　如何組織會議?我們先把整場會議分為會前、會中、會后，時間占比是5比3比2，也就是說我們有50%的時間放在會議前期的準備上，30%的時間放在會議中討論，剩余20%的時間則放在會議結(jié)束后的輸出中。接下來，我們一一來說明每個階段我們應該怎么做。

　　一、會前準備

　　會前的準備時間占了50%，可見其重要性。我們來看看有哪些事情是會前要做的。

　　一般，領導說要開會，只會大致給我們一個方向，不會事無巨細說明其他。這個時候作為會議組織者，我們應該做好兩件事，一是提問，二是確認。因為只有通過提問，和領導進行確認，才能清晰會議信息，讓方向更加明確，整個過程更加明朗。

　　如果我們當下不跟領導確認，那么在準備階段就可能因為各種不確定的事來回問領導，這樣你給領導的印象是拖泥帶水，一點小事也頻繁占用他時間。當然如果你因不好意思再去問而揣著糊涂當明白，那么可能會議走錯了方向，后果更不堪設想。所以，當我們收到了會議組織任務的時候，要當下和領導確認關鍵信息。

　　我們可以通過五個提問來確認信息：

　　第一，這次會議的主題和目的是什么?

　　第二，您希望在什么時候組織這個會議，會議大概持續(xù)多久?

　　第三，除了誰誰誰(這個是根據(jù)會議主題和目的初步判斷，比如部門會議則是部門人員，經(jīng)營會議則是部門經(jīng)理等)，您覺得還有誰來參加這個會議比較合適?如部門經(jīng)理不能出席，由其下屬主管代替出席可以嗎?

　　第四，會議人數(shù)大概是20人，會議召開地點在大會議室，您覺得可以嗎?

　　第五，誰來主持這場會議?

　　當我們跟領導確認好之后，就要著手給參會人員發(fā)送一封會議通知郵件。為了避免有人臨時不能參加會議，我們最好提前2到3天就發(fā)會議通知。

　　內(nèi)容方面，作為會議組織者，我們要先和主持人溝通一下流程，這樣才能把會議的安排組織細節(jié)一并體現(xiàn)在郵件當中。同時，為了讓會議更加高效，對于會議要討論的內(nèi)容，我們要區(qū)分出哪些是可以提前發(fā)給參會人員進行閱讀的，摘錄出重點，在郵件中標識。郵件寫好后，我們要先發(fā)領導，得到領導的確認無誤后，統(tǒng)一發(fā)送參會人員。

　　總而言之，會議通知郵件要做到時間地點人物明確，分工角色主題清晰，讓參會人員清楚以下幾件事：

　　一、要參加什么樣的會議;

　　二、在會議中要討論什么;

　　三、為什么要開這個會;

　　四、大家在會議中有哪些需要表達意見的部分;

　　五、會議什么時候開，持續(xù)多少時間;

　　六、主持人是誰，有問題找誰問;

　　七、流程議題如何分配。

　　下面是一封郵件模板，大家可以參考借鑒一下。

　　親愛的****：

　　為了更好地*****，***************，我們想和您預約時間，就********，和您溝通，同時聽取您的意見和建議，便于我們更好地************，這對****非常重要。

　　會議時間：幾月幾日幾點—幾點;

　　會議地點：****;

　　會議主持：****;

　　會議聯(lián)絡人：***(有問題請咨詢，聯(lián)系電話：********);

　　會議的流程：1、2、3。

　　同時附件是關于此次會議的資料，我們已經(jīng)標注重點，請您提前閱讀，收到郵件后回復我，您是否能夠參加，如果您無法出席，請告知我們能代替你表達意見的同事，謝謝你的支持。

　　事實上，會議的成功很大一部分取決于前期的準備。作為會議組織者，我們必須做到敢于提問，確認信息;清晰角色，提前溝通;分發(fā)資料，事前閱讀;流程細致，目標明確。

　　二、會中組織

　　到了會議的當天，如果有人遲到，有人臨時不能參加會議，就容易導致會議延遲開始。會議組織者還可能因為惦記著沒能來參加的同事是為什么沒來，而在會議中顯得有些心不在焉，沒能及時提醒和配合主持人對會議進行管理，對時間進行管控，會前定好的流程形同虛設。可想而知，會議效果將大打折扣。

　　如何避免這樣的情況發(fā)生呢?我們可以從以下幾點著手：

　　一、會前提醒并確認。盡可能避免缺席和遲到的發(fā)生，當然這種情況在所難免，那么我們可以事先知曉這樣的情況，在會議的當天及時調(diào)整和應對，并知會主持人這樣的情況;

　　二、提前準備好簽到表。按照部門和參會人員進行簽到，通過簽到可以提前了解到會情況。屆時提前和主持人溝通，確保會議準時開始;

　　三、會前將需要用到的會議資料打印出來，并用記號筆標注出重點部分，每人一份，簽到時領取，這樣對于晚到或未到的同事，也可以提供基本信息讓他們知曉，便于迅速加入討論;

　　四、專人做會議記錄，便于會議后的成果輸出，給會議紀要做準備;

　　五、和主持人配合得當，按照時間節(jié)點來提醒主持人按照流程來進行會議的議題，明確下一步的行動。

　　總的來說，會議中，會議組織者要做到：一，物資完備，提醒時間;二，配合主持，管控流程;三，記錄清楚，便于輸出;四，配合得當，目標清晰。

　　三、會后輸出

　　一般會議結(jié)束后，會議組織者需要寫一份會議紀要，便于向上級匯報或發(fā)給參會人員作為備份。有的人把會議紀要當成會議記錄來寫，像流水賬一樣記錄會上每個人的發(fā)言，比如某某總經(jīng)理說了什么，某某經(jīng)理表達了什么。雖然會議記錄得很詳細，但這不是一份合格的會議紀要。

　　會議紀要作為輸出總結(jié)最重要的一部分，我們要根據(jù)會議的主題來摘錄重點，根據(jù)6個W1個R原則來擬寫內(nèi)容。這里說的6W1R指：

　　第一個W，what，會議的主題與目標;

　　第二個W，when，何時召開;

　　第三個W，who，誰主持會議;

　　第四個W，whom，誰來參加會議;

　　第五個W，where，在哪里召開;

　　第六個H，how，如何開展討論主要的內(nèi)容以及主要的觀點;

　　一個R，result，結(jié)果及行動計劃。

　　基于6W1R原則，我們能清晰地總結(jié)出一份會議紀要，并據(jù)此開始下一步的行動。我們也能根據(jù)會議紀要更好地跟蹤會議的落地執(zhí)行情況，以便反饋情況給領導。

　　到此，相信小伙伴們已經(jīng)對于如何組織一場會議有了清晰的認識。會議作為企業(yè)文化的傳遞和目標清晰的過程，在企業(yè)經(jīng)營中扮演著重要角色。

　　總而言之，會議組織要做到時間地點人物明確，分工角色主題清晰，流程內(nèi)容提問溝通，成果輸出行動跟蹤。這要求我們，會議前期準備做好提問和確定;會議中期做好溝通以及流程管控;會議后期做好6w1r的會議紀要輸出，這樣一場高效的會議就水到渠成了。