就像作家有自己的劇本，作曲家有自己的樂譜，活動(dòng)策劃人員也應(yīng)該具備自己的一份工作安排任務(wù)表。這些工具發(fā)揮著相同的功能。就如同一個(gè)動(dòng)聽的故事一樣，它們都包括開頭、中間部分和結(jié)尾等主要部分。每一個(gè)步驟都需要記錄下來，每個(gè)音符都需要安排在樂譜中它應(yīng)該被演奏的位置上。所有人都根據(jù)同一頁面上的指示進(jìn)行操作，所有事情都安排得清晰明了，出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率因此而大大降低，并消除了個(gè)人主觀上的一些偏差，減少灰色區(qū)域與紙漏的發(fā)生。注重細(xì)節(jié)會(huì)產(chǎn)生神奇的效果。
      工作安排任務(wù)表被賦予生命之后，你就成為它們的指揮官。工作安排任務(wù)表是你活動(dòng)的核心，它涵蓋了活動(dòng)策劃從始至終所有的一切。需要專門有人來編制工作安排任務(wù)表，掌握列人工作表中的所有信息，此人必須是與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)并完成計(jì)劃的唯一人選。指揮人員必須全面徹底地了解整個(gè)活動(dòng)——每一時(shí)刻、每個(gè)步驟、每個(gè)細(xì)節(jié)——如同交響樂團(tuán)的指揮、拍攝電影的導(dǎo)演。指揮人員的作用不是具體操辦活動(dòng)，也不是進(jìn)行社會(huì)交際。每個(gè)參與者需要清楚地了解自己的角色與作用以及何時(shí)人場(chǎng)，這就需要有一個(gè)人來負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的指揮與協(xié)調(diào)，以確保每個(gè)人都了解自己具體的角色。避免讓六七個(gè)人來聯(lián)系同一個(gè)供應(yīng)商，以防埋下隱患，并且說明你缺乏專業(yè)能力。

活動(dòng)日期即將到來的時(shí)候，或許你已經(jīng)不再需要查看你的工作安排任務(wù)表，一切的工作內(nèi)容自己都很明白。你就像樂團(tuán)指揮一樣，在某一音符演奏出現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候能夠清楚地識(shí)別出來。某一婚禮策劃人提前數(shù)月預(yù)訂了一處私人場(chǎng)所，準(zhǔn)備為一位名流舉辦婚禮，結(jié)果在婚禮即將舉辦的十天前才發(fā)現(xiàn)新郎新娘原本計(jì)劃宣誓的草坪上修建了一個(gè)大游泳池和溫泉池。這時(shí)該策劃人才驚訝地發(fā)現(xiàn)，要想在那里舉行婚禮，除非穿上防水裝備。策劃發(fā)生此類災(zāi)難簡直無法想象，并且在婚禮舉行前十天才發(fā)現(xiàn)問題，策劃人也難辭其咎。制訂工作計(jì)劃表的目的便在于此——確保一切都安排就緒，避免意外狀況發(fā)生。
       最終該活動(dòng)策劃人員想到了一個(gè)解決方案，有家活動(dòng)策劃公司因?yàn)榛顒?dòng)管理不善而導(dǎo)致活動(dòng)虧損5萬美元，丟掉了贏得回頭客、樹立口碑的機(jī)會(huì)，就會(huì)對(duì)公司的商譽(yù)有所損失，并且不得不設(shè)法應(yīng)付因活動(dòng)管理不善而大為惱火的客戶：客戶因?yàn)樵摴镜幕顒?dòng)管理缺乏專業(yè)水準(zhǔn)而準(zhǔn)備一紙?jiān)V狀將該公司告上法庭。我們所處的社會(huì)環(huán)境是一個(gè)法律意識(shí)極強(qiáng)的環(huán)境，因此今天的活動(dòng)策劃運(yùn)作和現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行必須進(jìn)行全面記錄，以顯示策劃公司在活動(dòng)的方方面面都已經(jīng)盡心盡力。你的工作安排任務(wù)表將在這方面助你一臂之力，并且讓你能夠提前查缺補(bǔ)漏。