最理想的情況是用至少四個(gè)月的時(shí)間來進(jìn)行活動(dòng)策劃，即使許多細(xì)節(jié)情況仍無法確定也是如此。當(dāng)然用一個(gè)半月的時(shí)間準(zhǔn)備人數(shù)超過1000的高檔次大型活動(dòng)并非不可能，但是這樣做通常會出現(xiàn)不盡人意的情況，例如找不到最佳場地，無法提供最好的娛樂項(xiàng)日。如果可以提前策劃好，又何需退而求其次？
      在確定活動(dòng)策劃所需時(shí)間的問題上，要列出需要進(jìn)行的各項(xiàng)工作，并擬訂其完成時(shí)問。如何才能確保活動(dòng)的圓滿成功？以倒計(jì)時(shí)的方式用鉛筆在日歷上標(biāo)注出擬訂的時(shí)間表。時(shí)間安排要留出余地。進(jìn)行多方調(diào)查以便確定各項(xiàng)工作實(shí)際所需要的時(shí)間，這些時(shí)間上的浮動(dòng)適用于對工作與生活的安排，能消除最后期限所帶來的壓力。
      給自己留出充足的準(zhǔn)備時(shí)間以使各項(xiàng)工作都能取得最圓滿的結(jié)果。出現(xiàn)什么情況可能會令你無法如期完成工作，是最后期限前后矛盾，還是供應(yīng)商因節(jié)假日而歇業(yè)？例如某印刷公司的假期通常安排在7月的后半月。因此必須和供應(yīng)商核對各項(xiàng)時(shí)間的安排，并將節(jié)假日計(jì)入時(shí)間表中?？傮w而言夏天不宜舉辦活動(dòng)—因?yàn)樵谶@段時(shí)間內(nèi)，甚至是媒體都在休假。

某大型籌款晚會計(jì)劃籌辦活動(dòng)的時(shí)間為兩個(gè)月，因此尋找活動(dòng)場地、拉贊助、安排娛樂活動(dòng)、印制宣傳品以及賣出5000張500美元的門票等事宜均須在三個(gè)月內(nèi)完成。在一系列會議之后，公司決定推遲舉辦活動(dòng)，因?yàn)楣镜牟邉澣藛T認(rèn)為，僅有兩個(gè)月的準(zhǔn)備時(shí)間根本不足以保證活動(dòng)的圓滿成功。他們無法保證能夠找到最佳的活動(dòng)場地以及安排最精彩的娛樂表演，而贊助經(jīng)費(fèi)也無法得到保證。由于會受到一些障礙因素的影響，例如新學(xué)期開學(xué)以及猶太節(jié)日等，因此也無法制訂出準(zhǔn)確的時(shí)間計(jì)劃。最后計(jì)劃進(jìn)行了重新修改，決定留出充裕的時(shí)間以便可以進(jìn)行合理規(guī)劃、確保有足夠的贊助經(jīng)費(fèi)并簽約演藝界明星大腕來為晚會助興。
      成都成都年會活動(dòng)策劃公司建議小伙伴們在進(jìn)行策劃時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)舉辦活動(dòng)會弊大于利，則不妨將活動(dòng)往后推遲一段時(shí)間，有時(shí)可能會遇到預(yù)算不足、時(shí)間不夠、活動(dòng)會場不完美或者舉辦活貼動(dòng)的時(shí)間不合適等問題。有時(shí)活動(dòng)成本與資金無關(guān)。如果活動(dòng)不能取得圓滿的結(jié)果，還要勉強(qiáng)繼續(xù)下去，那么最終就會導(dǎo)致結(jié)果得不償失了。