對于所有的活動策劃而言，首要步驟都是統(tǒng)觀大局。在最終確定活動日期，甚至對活動場地進(jìn)行實地考察之前，首先要對活動細(xì)節(jié)進(jìn)行形象化考慮。這時必須返回頭來對活動中涉及硬成本的要求和對活動空間的要求有一個全面的了解。最好是鎖定舉辦活動的那一周，將一切細(xì)節(jié)以表格的形式列出。關(guān)于如何進(jìn)行列表的更多詳情請參看后面關(guān)于活動場地要求的章節(jié)。
活動部署一覽表有助于你更準(zhǔn)確地把握預(yù)算制訂、時間安排、物流管理和內(nèi)容編排，而這些方面都可能影響到關(guān)于活動的最終決定。這是一個行之有效的活動策劃工具，并將隨著活動的展開而不斷完善，是一切活動元素賴以存在的基礎(chǔ)。制表時，請盡量使用鉛筆，以方便日后修改，也可以使用電子表格。印制時要多留備份，這樣可以盡情添寫活動的初始構(gòu)想，并將這些活動元素任意組合，從而找到最滿意的節(jié)能方案，保證活動大團(tuán)圓結(jié)局、高調(diào)收場，取得皆大歡喜的效果。活動部署一覽表有助于你選定活動內(nèi)容與制定預(yù)算。進(jìn)行活動策劃時要牢記一點：活動各元素是環(huán)環(huán)相扣的。只要有一點的疏忽，就可能引發(fā)多米諾骨牌效應(yīng)，使你的活動功虧一簧。首先要準(zhǔn)備一份活動部署覽表，并隨著計劃的進(jìn)展而對其進(jìn)行修改與調(diào)整，這樣可以避免出現(xiàn)緊急狀況或突發(fā)的意外。提前進(jìn)行周詳?shù)挠媱潱涂梢栽诔霈F(xiàn)突發(fā)狀況或臨時變動時做到臨危不亂。未雨綢繆方能游刃有余。必須考慮活動各元素的時間安排、物流管理與內(nèi)容編排，這些將會影響到你日后的實際活動、活動現(xiàn)場以及活動效果。這些活動元素包括交通；食宿：貨運；
除了活動各項內(nèi)容的費用、員工薪酬、安保、各種許可證、保險等費用之外，還有提前進(jìn)場與安裝的費用，其中包括場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會費用、工作餐等；排練場地，包括場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會費用、工作餐等；活動當(dāng)天的安排，包括活動各項內(nèi)容的費用、員工薪酬以及場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會費用、工作餐等；除了活動各項內(nèi)容的費用、員工薪酬、安保、各種許可證、保險等的費用之外，還有設(shè)備的拆卸與撤離的費用，其中包括場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會費用、工作餐等。
在對活動策劃安排進(jìn)行具體考慮時，用鉛筆在相應(yīng)的日期下標(biāo)注出活動的日程安排，即活動流程。這時大家還并沒有真正開始進(jìn)行時間安排與物流安排，而只是在對自己舉辦的這一次活動以及活動的前、后期工作進(jìn)行初步的構(gòu)想。記住隨身攜帶一本日歷，以方便查看，在你所選定的活動日期前后是否有任何重大的日子，例如重要的節(jié)假日、宗教節(jié)日或大周末，這些可能會影響到供應(yīng)商的送貨以及客人參與活動的積極性。