籌辦過年會的人都知道，從年會的前期策劃到現(xiàn)場執(zhí)行，是一個不斷生產(chǎn)麻煩、解決麻煩的過程。面對預知或突發(fā)的各種大小麻煩，有效的應(yīng)對方式無疑是項目順利執(zhí)行的關(guān)鍵和保證。根據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查和采訪，匯總整理出來的年會從業(yè)人員最怕遇到的十種麻煩和相應(yīng)的有效應(yīng)對方式，供大家參考：

1、部門分類不清，致使職責不明，管理混亂

無論公司年會的規(guī)模大小，從部門劃分的角度，通常會分為策劃部、節(jié)目部、執(zhí)行部、搭建部、內(nèi)容制作部和接待部六個基礎(chǔ)部門。

2、年會策劃不知道從哪里下手

對于自己團隊進行團隊策劃的情況，通常要先敲定年會的主題和基調(diào)，比如說以“感謝”為主題，以“溫馨”為基調(diào)，從而開展下面的頭腦風暴。對于外包的情況，要制定brief，說明自己的要求和希望達到的效果，聯(lián)系能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為實現(xiàn)的執(zhí)行策劃團隊。

3、想的創(chuàng)意找不出與自己公司的結(jié)合點

一場“與自己無關(guān)”的年會，通常不會獲得很好的效果，當創(chuàng)意不能為自己的公司特色服務(wù)時，舍棄它，創(chuàng)意有很多，但公司要突出的特色和訴求卻是不可輕易更改的。

4、不知道一個節(jié)目的想法如何實現(xiàn)，需要花多少錢

這種情況下，當經(jīng)費允許，最直接的解決辦法就是將節(jié)目外包，懂得利用各種資源才能提高效率。但若沒有經(jīng)費，那么就要多花精力去調(diào)查、總結(jié)、咨詢從事相關(guān)工作的朋友、公司，了解節(jié)目各種成本和預算。

5、不知道怎么讓策劃書出彩

當團隊進行了前期的討論后，需要將大家抽象的思維轉(zhuǎn)化為具象的文字描述和圖片表達，并通過PPT很好地傳達給上級或外包執(zhí)行公司，這是一份好的策劃書制作就顯得尤為重要。經(jīng)過實踐，策劃書不要一味的追求花哨，最應(yīng)該注重的是內(nèi)容和主次，把事情表達清楚永遠是第一位的，精美的包裝確實會讓策劃書提升檔次，但若你不確定自己具備這個能力，那么請保持清爽的版面和簡單的配色，輔助以大氣的圖形和干凈的圖片，會有意想不到的效果，常常幫助你出奇制勝、脫穎而出。

6、找外包隊伍花冤枉錢

解決這個問題的辦法只有一個，就是多詢問、多比較、多接觸。大部分情況下，找外包執(zhí)行公司是因為支出的成本要低于自己做的成本總和，在這個前提下，所謂的不花冤枉錢，大多是指執(zhí)行的轉(zhuǎn)化度是否夠高、執(zhí)行公司是否合理的分配了自身的成本和利益。所以，只要自己對行情足夠了解，多接觸幾家執(zhí)行公司，多和懂行的人聊聊天，多像有經(jīng)驗的人請教，在選擇時周到慎重一些，都可以大大降低花冤枉錢的概率。

7、預算有限，要不要專業(yè)執(zhí)行年會的公司?

經(jīng)費通常是很多麻煩的起始點，但又是很難抗拒的因素。大部分從業(yè)人員的經(jīng)驗是，請專家、骨干和關(guān)鍵技術(shù)人員。一個好的項目執(zhí)行總監(jiān)，會懂得如何讓普通的員工很好的參與到晚會的執(zhí)行分工，會懂得平衡各種利益和風險，將你所能調(diào)用的資源進行最優(yōu)的配置從而降低配置。至于關(guān)鍵技術(shù)人員，比如燈光師、音響師，大部分人會建議千萬不要在這方面克扣過多，因為這將直接影響年會活動的現(xiàn)場氣氛和效果，當然，還有風險。

8、合作的執(zhí)行公司不能很好地領(lǐng)會貫通自己部門的想法

這種情況下，通常要考慮雙方的溝通方式是否有問題，最好的方式是雙方的關(guān)鍵人員可以花一部分時間就某幾個問題面對面進行溝通，第一時間判斷對方是否理解了自己的意思。

9、現(xiàn)場混亂，找不到了解情況的人

項目的執(zhí)行總監(jiān)只有1名，但各個部門的負責人員都要了解整個年會的流程和環(huán)節(jié)，并安排當場執(zhí)行的專職負責人員。這個人的作用就是在需要了解或有問題要解決的時候，他可以準確地將已知的信息與突發(fā)的狀況相聯(lián)系，找到解決方案，或者知道如何找到解決方案。這個人必須熟知自己負責部門的工作，盡量不要身兼數(shù)值，因為在現(xiàn)場一旦發(fā)生情況，需要他在不影響現(xiàn)有情況的基礎(chǔ)上進行處理。

10、現(xiàn)場突發(fā)狀況不斷

現(xiàn)場出現(xiàn)狀況，最先要做的是要解決問題，當然，如果能立即查明問題發(fā)生的原因，一定要第一時間留下證據(jù)，在事后總結(jié)時才能明確責任，更好的總結(jié)經(jīng)驗教訓。在現(xiàn)場可以立即指明問題，但永遠不要忘了解決問題。再就是要保持冷靜，即使你的神態(tài)和動作以及語音都在告訴別人你很激動，你也要清楚自己的頭腦是可以冷靜判斷和指揮項目繼續(xù)進行的。

總而言之，年會也可以說是一種不完美的藝術(shù)，遇到麻煩是不可避免的，重要的是解決和總結(jié)。在很多時候，發(fā)生的事情并沒有你想象的那么嚴重，只要處理好，瑕不掩瑜。

舉辦年會講究的是要有隨機應(yīng)變的能力，如果做不到的就很難讓人信任這樣的企業(yè)，在這里為大家舉薦成都天辰智業(yè)文化傳播有限公司。都是信譽良好，策劃都很獨特的。在年會中，如果真是出了問題，他們也會很快應(yīng)付，讓你不會為了麻煩而困擾，而且在年會期間的設(shè)備都無需讓你親自去聯(lián)系尋找，這家公司全權(quán)為你負責到底，不會再半途中仍下一切，導致年會不能正常舉行，最重要的是價位也是合理的。