宴會具有很重要的禮儀作用，有嚴格的禮儀要求。宴請賓客是一種較高規(guī)格的禮遇，所以主辦單位或主人一定要認真、周到地做好各種準備工作。

一）明確對象、目的、形式

1、對象。首先要明確宴請的對象。主賓的身份、國籍、習(xí)俗、愛好等，以便確定宴會的規(guī)格、主陪人、餐式等。

2、目的。宴請的目的是多種多樣的。可以是為表示歡迎、歡送、答謝，也可以是為表示慶賀、紀念，還可以是為某一事件、某一個人等等。明確了目的，也就便于安排宴會的范圍和形式。

3、范圍。宴請哪些人參加，請多少人參加都應(yīng)當事先明確。主客雙方的身份要對等，主賓如攜夫人，主人一般也應(yīng)以夫婦名義邀請。哪些人作陪也應(yīng)認真考慮。 對出席宴會人員還應(yīng)列出名單，寫明職務(wù)、稱呼等。

4、形式。宴會形式要根據(jù)規(guī)格、對象、目的確定，可確定為正式宴會、冷餐會、酒會、茶會等形式。目前世界各國禮賓工作都在改革，逐步走向簡化。

二）選擇時間、地點 主人確定宴會時間

應(yīng)從主賓雙方都能接受來考慮，一般不選擇在重大節(jié)日、假日，也不安排在雙方禁忌日。選擇宴會日期，要與主賓進行商定，然后再發(fā)邀請。 地點的選擇，也要根據(jù)規(guī)格來考慮，規(guī)格高的安排在國會大廈、人民大會堂，或高級飯店。一般規(guī)格的則根據(jù)情況安排在適當?shù)娘埖赀M行。

三）邀請 宴會一般都要用請柬正式發(fā)出邀請

這樣做一方面出于禮節(jié)，一方面也是請客人備忘。 請柬內(nèi)容應(yīng)包括：活動的主題、形式、時間、地點、主人姓名。請柬要書寫清晰美觀，打印要精美。請柬一般應(yīng)提前兩周發(fā)出，太晚了不禮貌。

四）安排席位 宴會一般都要事先安排好桌次和座次

以便參加宴會的人都能各就各位，入席時井然有序。席位的安排也體現(xiàn)出對客人的尊重。桌次地位的高低，以距主桌位置的遠近而定。以主人的桌為基準，右高、左低，近高，遠低。座次的高低，考慮以下幾點：

1、以主人的座位為中心，如果女主人參加時，則以主人和女主人為基準，近高遠低，右上左下，依次排列。

2、把主賓安排在最尊貴的位置。即主人的右手位置，主賓夫人安排在女主人右手位置。

3、主人方面的陪客，盡可能與客人相互交插，便于交談交流，要避免自己人坐在一起，冷落客人。

4、譯員安排在主賓右側(cè)。

5、席次確定后，座位卡和桌次卡放在桌前方，桌中間。