對(duì)組織來說，舉辦會(huì)議是一次十分重要的公共關(guān)系機(jī)會(huì)，借會(huì)議之機(jī)，群賢畢至，進(jìn)行信息交流，十分有利于提升組織的社會(huì)聲譽(yù)。因此，重要會(huì)議的舉辦，必須要保證其成功與精彩，這需要公關(guān)策劃人員精心地策劃。

盡管會(huì)議舉行的時(shí)間往往由會(huì)議組委會(huì)確定，但一定會(huì)充分照料（承辦方）的情況。因而，組織一方面要與會(huì)議的委托方進(jìn)行充分地磋商，另外組織也要考慮好自身的工作安排，使之盡量不影響其正常的工作運(yùn)行。

毋庸置疑，重要會(huì)議的論題內(nèi)容是提前確定好的，但會(huì)議的主題卻可以體現(xiàn)承辦方的一些理念與訴求。會(huì)議的主題是指會(huì)議從主旨到內(nèi)容所體現(xiàn)出的一種思想或精神，是留給參會(huì)者對(duì)會(huì)議主辦者及承辦方的總體印象。因此，在舉辦會(huì)議時(shí)，必須提前確立會(huì)議主題，所有的策劃下作在這個(gè)主題下依次展開。

承辦會(huì)議，極為重要的是會(huì)議的接待工作。會(huì)議的參加者可能來自天南海北，差異極大，會(huì)議接待工作某種程度上成為會(huì)議是否成功的重要標(biāo)準(zhǔn)。在會(huì)議固定安排的議程之外，承辦方的策劃人員可以用心策劃議程外的一些活動(dòng)，增加參會(huì)者的意外驚喜與滿意度。大型文藝演出。請(qǐng)專門的文藝團(tuán)體表演與會(huì)議主題相符的文藝節(jié)目。旅游景點(diǎn)的游覽。聯(lián)系旅行社對(duì)著名風(fēng)景區(qū)進(jìn)行觀賞。參會(huì)人員的聯(lián)誼活動(dòng)。其包括舞會(huì)、卡拉OK表演、戶外舞會(huì)等。對(duì)于承辦方的組織來說，可以通過事先的調(diào)查，精心策劃一些有新意而參與度高的活動(dòng)，給所有參會(huì)者留下深刻的印象。

一般情況下，大型重要會(huì)議參會(huì)人數(shù)多、級(jí)別高、活動(dòng)區(qū)域相對(duì)較大、會(huì)議用車較多，因而會(huì)議交通問題是要認(rèn)真對(duì)待的。策劃者要事先設(shè)計(jì)好行車路線，有專人事先協(xié)調(diào)好交通部門，保證出行安全、順暢，不影響會(huì)議各項(xiàng)議程的順利進(jìn)行。重要會(huì)議的舉行，需要媒體的配合。承辦方的策劃人員要與一些媒體記者進(jìn)行聯(lián)系，確定媒體宣傳主題，擬定記者招待會(huì)的主要內(nèi)容，確定專人撰寫新聞稿件，把握媒體報(bào)道視角，注意突出組織的聲譽(yù)與形象，使會(huì)議的召開獲得最大的社會(huì)效應(yīng)。

重要會(huì)議，主辦方及承辦方一般會(huì)有禮物相贈(zèng)。恰當(dāng)?shù)亩Y物會(huì)給與會(huì)者留下長(zhǎng)久美好的記憶，而選擇不當(dāng)?shù)亩Y物，則會(huì)影響與會(huì)者對(duì)會(huì)議的美好印象，甚至給主辦方及承辦方留下不好的感覺。因此，舉辦或承辦會(huì)議，也要認(rèn)真考慮禮物問題。