為保證會(huì)議的成功，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備，會(huì)議順利與否，關(guān)鍵在于會(huì)前的精心策劃。會(huì)議策劃的準(zhǔn)備工作是否周密可為會(huì)議策劃的成功奠定良好的基礎(chǔ)，為會(huì)議策劃的成功，我們要做到以下幾點(diǎn)會(huì)議策劃的前期準(zhǔn)備工作。

1、會(huì)場(chǎng)的預(yù)約和布局

根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和會(huì)議的具體情況，選擇會(huì)議舉辦地，提前預(yù)約；并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

根據(jù)會(huì)議的具體需求，可以設(shè)計(jì)會(huì)議資料的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把會(huì)議資料送到會(huì)場(chǎng)。會(huì)議資料較多時(shí)，可以按照會(huì)議策劃將會(huì)議資料按次序排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁(yè)碼，方便參會(huì)人員閱讀。再者如果需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品的情況下，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。

3、策劃會(huì)議基本流程

正式會(huì)議開始之前一般都有介紹會(huì)議的整體流程，一般情況下沒(méi)有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程，策劃的會(huì)議一般分為工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議的基本流程會(huì)整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好，明白基本流程是參會(huì)者可以更加輕松參與到會(huì)議中來(lái)。

4、會(huì)議通知

會(huì)議的通知對(duì)于會(huì)議策劃的一部分，顯然是必不可少的，如是企業(yè)的內(nèi)部會(huì)議，我們可根據(jù)企業(yè)的常用通訊系統(tǒng)對(duì)參會(huì)者進(jìn)行通知，若還有企業(yè)的外部合作方我們也可通過(guò)電話，短信或電子郵箱來(lái)通知對(duì)方，通知的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)要的說(shuō)明會(huì)議議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等，盡量做到簡(jiǎn)明扼要。

關(guān)于會(huì)議策劃的前期準(zhǔn)備工作簡(jiǎn)單介紹了以上幾點(diǎn)，當(dāng)然還包括一些會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議議程的擬定、以及有關(guān)會(huì)議策劃前期準(zhǔn)備工作的一些技術(shù)性問(wèn)題。