大型活動(dòng)的會(huì)務(wù)管理工作一般由迎來(lái)送往、食宿籌備、車(chē)輛調(diào)度以及活動(dòng)當(dāng)天的議程安排等方面組成。與會(huì)嘉賓作為會(huì)務(wù)工作者的服務(wù)對(duì)象，各項(xiàng)工作都需要僅僅圍繞嘉賓信息具體開(kāi)展，因而，與會(huì)嘉賓的邀請(qǐng)工作和信息對(duì)接也就顯得格外重要，它是會(huì)務(wù)管理工作的中心。

      大型活動(dòng)的籌辦，前期必定會(huì)經(jīng)過(guò)充分討論形成系統(tǒng)完整的策劃案，通常這份策劃案需從活動(dòng)性質(zhì)、規(guī)模、主旨等多個(gè)維度綜合考慮，確定需要邀請(qǐng)的嘉賓類別以至具體名單。在此基礎(chǔ)上，會(huì)務(wù)管理的職責(zé)在于：依據(jù)策劃案的要求，對(duì)這些擬邀名單加以統(tǒng)計(jì)歸類，分派專人負(fù)責(zé)邀請(qǐng)并跟蹤服務(wù)，及時(shí)反饋嘉賓信息，服務(wù)于整體會(huì)務(wù)管理工作。

     嘉賓邀請(qǐng)工作通常采取責(zé)任制，安排專職負(fù)責(zé)人“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”邀請(qǐng)嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)并跟蹤服務(wù)。派專人邀請(qǐng)：邀請(qǐng)責(zé)任人需要向受邀者傳達(dá)的內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主要議程及安排事項(xiàng)等等，需要的話還可附送會(huì)議策劃書(shū)，讓受邀者進(jìn)一步了解參會(huì)意義，對(duì)活動(dòng)有一個(gè)相對(duì)合理的期望及準(zhǔn)備；同時(shí)，還應(yīng)附上邀請(qǐng)函。確認(rèn)參會(huì)嘉賓信息：對(duì)于會(huì)務(wù)組織者來(lái)說(shuō)，受邀嘉賓確認(rèn)參會(huì)是活動(dòng)成功舉辦的基礎(chǔ)與保證。

     邀嘉賓確認(rèn)參會(huì)意向后，需要統(tǒng)計(jì)明確的參會(huì)人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、迎送要求等信息；接下來(lái)需要做的就是資源分配，主要是酒店住宿的安排、車(chē)輛調(diào)度安排和宴會(huì)用餐安排等等；值得注意的是，應(yīng)該考慮到與會(huì)嘉賓的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求、其他日程安排等等，如果信息詳細(xì)清楚、考慮周到細(xì)致，則對(duì)會(huì)務(wù)的有序安排、嘉賓的參會(huì)滿意度會(huì)起到一定幫助。成都活動(dòng)策劃