一、籌劃中的“彩排”環(huán)節(jié)

首先，聚集那些平時敢于直言的人，讓他們坐在記者席，給他們兩類問題——一類是肯定會被問到的，還有一類是你希望不被問到的。讓“記者”提問。如必要，重復2~3次。其次，讓通曉技術過工藝流程的人員與會，以檢查發(fā)言人所說是否準確。最后，反復播放“彩排”錄像，讓新聞發(fā)言人看看自己的表情、體語效果，然后提出意見。這樣才會確保發(fā)布會萬無一失。

二、選擇合適的新聞發(fā)言人

1、發(fā)言人要有傳播與溝通能力的人;

2、還要有知識面廣、清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力;

3、形象好，氣質佳;

4、執(zhí)行原定計劃并加以靈活調整的能力;

5、新聞發(fā)言人應該在公司身居要職，有權代表公司講話。

三、確定發(fā)布會的日期

一定要確定發(fā)布會要在哪個月的第幾周，哪一天的哪一時刻。

四、新聞通稿與背景材料

每次發(fā)布會都應提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會議涉及的問題之外挖掘新聞事件、多大報道范圍。背景材料一般應包括以下內容：

1、新聞發(fā)布會涉及的新聞時間的要點;

2、組織發(fā)展簡史;

3、技術手冊——如果發(fā)布會的目的在于推介一種新產品或新機器;

4、發(fā)言人個人介紹及照片;

5、其他如通訊卡、名片等供記者、編輯日后加以聯(lián)系。

五、房間設置新聞發(fā)布會所用的房間大小主要取決于與會的攝影記者。