會務(wù)工作千頭萬緒、環(huán)節(jié)眾多，稍有不慎就可能發(fā)生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務(wù)工作流程，可使繁雜的會務(wù)工作簡潔、明了、高效。一、謀劃會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)精細(xì)地統(tǒng)籌好會議的整個(gè)進(jìn)程和每一個(gè)環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃。（一）制訂方案會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主要議程、會務(wù)工作任務(wù)及職責(zé)分工等內(nèi)容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強(qiáng)，并須報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關(guān)部門召開會務(wù)工作協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)各部門按照方案要求落實(shí)各自職責(zé)。（二）明確任務(wù)在會議籌備階段，主要有以下任務(wù)：1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會單位、報(bào)名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會議通知要求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)要明確，時(shí)間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產(chǎn)生混淆的詞匯：會議地點(diǎn)要準(zhǔn)確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。2．下發(fā)會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時(shí)使用多種。下發(fā)通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發(fā)布。二是負(fù)責(zé)，必須確保會議通知及時(shí)送達(dá)參會者。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發(fā)出都要簽字確認(rèn)。通過電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。采用短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者及時(shí)回復(fù)。3．落實(shí)參會人員。統(tǒng)計(jì)匯總會議請假人員名單，必要時(shí)對請假情況進(jìn)行核實(shí)。對參會人員名單要仔細(xì)核對，確保沒有出入，并打印紙質(zhì)請假人員名單及時(shí)向參會領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人報(bào)告。4．協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會議要求，以當(dāng)面報(bào)告、電話、短信、微信等多種方式，提請領(lǐng)導(dǎo)出席會議。著重向領(lǐng)導(dǎo)提醒會議時(shí)間、地點(diǎn)、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時(shí)再以適當(dāng)方式提醒領(lǐng)導(dǎo)會議時(shí)間。5．預(yù)訂會議室。會議時(shí)間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會議室管理服務(wù)部門聯(lián)系，預(yù)訂會議室，并請物業(yè)服務(wù)人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準(zhǔn)備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導(dǎo)牌。6．編印會議須知。對于全省業(yè)務(wù)工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準(zhǔn)確、表達(dá)清晰、周到簡潔。主要內(nèi)容包括：會議紀(jì)律要求、日程安排、作息時(shí)間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項(xiàng)等。7．制作會議證件。根據(jù)會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結(jié)合會議主題和內(nèi)容，遵循美觀大方、經(jīng)濟(jì)適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。8．會場布置。主要指主席臺及附屬設(shè)施的布置。總體要求是規(guī)范和諧、莊重大方，并與會議主題和內(nèi)容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點(diǎn)和中心，集中體現(xiàn)了整個(gè)會議的格調(diào)和氛圍，是會場布置的重點(diǎn)。要綜合考慮會議性質(zhì)、臺上就座人數(shù)、方便領(lǐng)導(dǎo)出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設(shè)施調(diào)試。主要有音響、燈光、投影設(shè)備。根據(jù)會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進(jìn)行備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準(zhǔn)備好攝像、話筒電源。有投影演示時(shí)要提前預(yù)演一次，并視需要及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。

1/3 會前服務(wù) 1、與會議主辦方洽談會議初步方案。 2、我山莊為會議主辦方提供會議報(bào)價(jià)： （1）前往召開會議城市所需要的飛機(jī)票價(jià)、火車車票的交通信息。 （2）會議住宿酒店客房價(jià)格、會議場所信息。 （3）機(jī)場、火車站接站安排。 （4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺、水牌安排方案。 （5）會議流程方案。 （6）會后旅游行程安排。 3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。 4、會議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。 5、會議展板、展架、橫幅的制作。 6、會議各種用品的運(yùn)輸、托運(yùn)工作。2/3會中服務(wù) 1：會務(wù)組：會務(wù)組工作人員的工作安排和分工要求。 2：機(jī)場接站：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的接站服務(wù)。 3：酒店接待：會議室歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等的擺放。 4：酒店簽到：客人簽到，發(fā)放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、登記返程機(jī)票、火車票、會后旅游登記、收取會議費(fèi)等。 5：會議住宿：客人入住房間后的確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。 6：會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。 7：會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品。 8：會議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn) 9：會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。 10：會議留影：會議代表合影留念及攝像服務(wù)。 會中旅游 旅游行程、住宿、用車、用餐、導(dǎo)游、保險(xiǎn)的服務(wù)。3/3會后服務(wù) 1：結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳 2：資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料的制作。注意事項(xiàng)會議服務(wù)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要主辦方、會議服務(wù)公司、嘉賓主動配合與協(xié)調(diào)，才能達(dá)到良好的會員舉辦效果。