會(huì)議酒店選擇方法1．列出可供選擇的清單；必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表，清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計(jì)的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。 2．選擇合適類型的場(chǎng)所；選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。 酒店按類型劃分 酒店按地點(diǎn)劃分 在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場(chǎng)距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者是來(lái)自國(guó)內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。位于市郊：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來(lái)說(shuō)，這類酒店是大受歡迎的。 商務(wù)型酒店：這類酒店無(wú)論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或是海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂(lè)于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無(wú)疑大大方便了會(huì)議單位。3．會(huì)議類型與場(chǎng)所的搭配；舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的最佳環(huán)境是能提供專門(mén)工作人員和專門(mén)設(shè)施的成人教育場(chǎng)所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點(diǎn)）。研究和開(kāi)發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧?kù)o場(chǎng)所最為適合）。重大的獎(jiǎng)利、表彰型會(huì)議一定要有檔次，要引人入勝，會(huì)議的目的是對(duì)杰出表現(xiàn)予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展廳的場(chǎng)所，還要求到達(dá)會(huì)場(chǎng)幾所在城市的交通必須便利。 4．現(xiàn)場(chǎng)參觀注意事宜；在考慮去做現(xiàn)場(chǎng)參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：報(bào)價(jià)方接受和同意會(huì)議名細(xì)表中各項(xiàng)事宜；報(bào)價(jià)房應(yīng)是后選名單中較好的一個(gè)；對(duì)報(bào)價(jià)方擬訂的合同條款基本接受。親臨現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察。 對(duì)于親臨現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察應(yīng)注意以下五點(diǎn)： 會(huì)見(jiàn)能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問(wèn)題；只要可能，一定要在對(duì)方建議的日期去進(jìn)行參觀。最好不要在酒店客滿時(shí)去參觀，因?yàn)檫@會(huì)使酒店產(chǎn)生直接費(fèi)用；不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店，不要隨帶家屬同行；想一想是以一個(gè)普通客人身份不宣而至以檢查酒店對(duì)客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；考慮另一家酒店作為“備選”會(huì)議預(yù)算：交通費(fèi)用：
出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用—包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通。
會(huì)議期間交通費(fèi)用—主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。
歡送交通及返程交通—包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。會(huì)議室/會(huì)議廳的費(fèi)用： 會(huì)議場(chǎng)地租金—通常場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用—此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式。同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用—如果不是特殊要求，通常此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。
其他支持費(fèi)用—這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、娛樂(lè)保健、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉而且服務(wù)專業(yè)的支持。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。住宿費(fèi)用住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。餐飲費(fèi)用： 早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。
會(huì)場(chǎng)茶歇此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可以提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常還包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種—西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主要，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)
事實(shí)上,聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜,宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模,預(yù)算很容視聽(tīng)設(shè)備：除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算。
·設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理。
·音源—主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理演員及節(jié)目·通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算—預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)—專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。其他—點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒。雜費(fèi)費(fèi)用：雜費(fèi)指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢？展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方。
·相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用(如果有考察計(jì)劃的話)。
·不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。
·展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3m×3m，隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽(tīng)設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。