今天剛組織開(kāi)完一場(chǎng)大型會(huì)議，開(kāi)會(huì)前幾個(gè)小時(shí)還被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)發(fā)言稿寫(xiě)得不好，卻在會(huì)后受到了領(lǐng)導(dǎo)的一致表?yè)P(yáng)，說(shuō)說(shuō)我對(duì)于開(kāi)會(huì)的一些經(jīng)驗(yàn)吧。

很多人以為開(kāi)會(huì)就是把一群人集中在一起討論一件事，但其實(shí)大家可能都忽略了開(kāi)會(huì)的意義是為了解決問(wèn)題的。

那么對(duì)于會(huì)議組織者來(lái)說(shuō)，要想開(kāi)好一場(chǎng)會(huì)議就不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的發(fā)個(gè)會(huì)議通知把人召集起來(lái)，而是應(yīng)該像電影總導(dǎo)演一樣把控整個(gè)會(huì)議的前期策劃、過(guò)程實(shí)施以及會(huì)后復(fù)盤(pán)改進(jìn)等，正如我們的戴明循環(huán)（PDCA）一樣，包含策劃-實(shí)施-檢查-改進(jìn)四個(gè)環(huán)節(jié)。

首先，簡(jiǎn)單介紹下什么是PDCA？PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是美國(guó)質(zhì)量管理專(zhuān)家戴明博士提出的，它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。是任何一項(xiàng)活動(dòng)有效進(jìn)行的一種合乎邏輯的工作程序。

PDCA是英語(yǔ)單詞Plan(策劃)、Do(實(shí)施)、Check(檢查)和Act(處置)的第一個(gè)字母，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行的。

如何利用PDCA思路開(kāi)好場(chǎng)會(huì)議？一、策劃階段

1.策劃階段的第一步我們需要思考以下三個(gè)問(wèn)題：

開(kāi)會(huì)的目的是什么？

如果不開(kāi)會(huì)，是否有其他解決方式？

會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)是什么？

開(kāi)會(huì)是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，畢竟這需要大多數(shù)人停下手上的工作投入進(jìn)來(lái)的，所以非不得已我一般不愿意開(kāi)會(huì)的。而在會(huì)議之前，我會(huì)反復(fù)思考以上說(shuō)的三個(gè)問(wèn)題，可不可以不開(kāi)？可不可以合起來(lái)開(kāi)？如果一定要開(kāi)，那我們的預(yù)期目標(biāo)是什么？

只有思考好了以上問(wèn)題，我們才能真正開(kāi)始啟動(dòng)一場(chǎng)會(huì)議的籌備。

2.策劃階段的第二步：做好會(huì)前準(zhǔn)備

這里用5W1H的思路做準(zhǔn)備，也就是什么內(nèi)容？為什么開(kāi)？誰(shuí)來(lái)開(kāi)？什么時(shí)間開(kāi)？在哪里開(kāi)？怎么開(kāi)？

明確哪些人要參加，和重要領(lǐng)導(dǎo)確定時(shí)間，確定會(huì)議地點(diǎn)，明確會(huì)議議程，接著就可以發(fā)會(huì)議通知了。

會(huì)議議程一定要詳細(xì)，而且每一項(xiàng)議程都是為了會(huì)議的目的而服務(wù)的。必要時(shí)還要準(zhǔn)備好會(huì)議主持稿、發(fā)言稿等，確保會(huì)議按照預(yù)期目標(biāo)順利進(jìn)行。

二、開(kāi)會(huì)階段

開(kāi)會(huì)以前我們一般會(huì)提前做好會(huì)場(chǎng)布置、座位安排、設(shè)備調(diào)試、材料打印、人員通知等，明確會(huì)議組織者的職責(zé)分工，比如誰(shuí)負(fù)責(zé)內(nèi)場(chǎng)的協(xié)調(diào)、誰(shuí)負(fù)責(zé)簽到指引，誰(shuí)負(fù)責(zé)外場(chǎng)對(duì)接等等，如果會(huì)前準(zhǔn)備做得足夠充分，那開(kāi)會(huì)階段一般嚴(yán)格按照前期策劃的方案執(zhí)行，就可達(dá)成預(yù)期的目標(biāo)。

在會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議主持人需緊扣會(huì)議主題，把控會(huì)議節(jié)奏，而會(huì)議組織者則需要注意會(huì)場(chǎng)的紀(jì)律，統(tǒng)籌把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)。

在出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)，能夠及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)和處置，確保會(huì)議能夠正常進(jìn)行。

三、復(fù)盤(pán)和改進(jìn)階段

會(huì)不是開(kāi)完就完了，所以每次會(huì)議結(jié)束之后，經(jīng)理都會(huì)帶著我們復(fù)盤(pán)，從會(huì)議的準(zhǔn)備到會(huì)場(chǎng)的把控，找到本次會(huì)議中存在的問(wèn)題，也為下一次會(huì)議的開(kāi)展提出改進(jìn)的意見(jiàn)。

而就如今天開(kāi)會(huì)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)所提示的那樣，會(huì)前我們明確了預(yù)期目標(biāo)，那復(fù)盤(pán)就是一個(gè)找差距的過(guò)程，只有知道差距，才知道下一次如何做的更好。

公司流傳一句話：大事開(kāi)小會(huì)，小事開(kāi)大會(huì)，但不管大會(huì)小會(huì)，我們希望你組織的每一場(chǎng)會(huì)議都是必要且高效的。

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