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舉辦會議,需要做什么樣的準備?

時間:2022-03-21

會議記錄是辦公室工作的一個重要組成部分。會議記錄是會議情況的真實記載,它客觀地反映了會議的內容和進程,是形成會議紀要、簡報的重要素材和檢查會議決定事項執(zhí)行情況的依據,具有重要的保存、利用價值,是重要的文書檔案材料。本文就會議記錄的內容、方法、應注意的問題和記錄人員基本素質談點粗淺的看法。
一、會議記錄的內容
會議記錄一般由三部分構成。
1.會議標題。記錄標題很重要,如會議記錄不寫標題,查找所需材料就費時費力,很不方便。
2.會議組織情況。這部分寫在會議標題之后,在會議開始前,把會議的有關情況寫好。它主要包括:
①開會時間。要寫明具體的年、月、日,同時還要寫明是上午、下午,還是晚上,有的會議還要寫明某時某分。
②會議地點:要寫明在何處開的會。如:“某某會議室”等。
③會議主持人。一般直書姓名,必要時可寫明職務。
④會議出席人。即出席會議的正式成員,按排列順序列出。
⑤會議列席人。即不是會議正式成員,由于工作需要而參加會議的人。
⑥缺席人??蓡为氉鳛橐粭l,要寫出缺席人的姓名和缺席的原因,也可以寫在出席人、列席人的項目中,在括號內注明某某人因何故缺席,如“某某因公出差”、“某某因病住院請假”等。
⑦記錄人。寫明記錄人,一是說明會議記錄內容的真實性;二是表示對記錄內容負責。
在記錄中凡涉及到人名的要寫全姓名,不能只寫姓不寫名,也不能只寫姓加職務或職稱。
會議記錄應采用統(tǒng)一制發(fā)的專用會議記錄本或記錄紙,會后要立卷歸檔。
3.會議進行情況。這部分是會議記錄的基本內容,一般包括三個方面。
①會議的議題和會議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄(多項議題的會議要用數(shù)碼依次標出,以便于會后利用查找)。
②與會人的討論發(fā)言。這部分是與會者對會議議題和會議主持人講話的直接反映,記好這部分內容十分重要(會議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄,發(fā)言人姓名要寫在段首,后面即記錄發(fā)言內容)。
③會議的決定、決議和會議主持人的總結及結論性意見。這部分是會議成果的綜合反映,是會議記錄的主體。這些決定、決議和講話是與會者貫徹會議精神的根據,也是日后備查材料中最重要的材料,記錄者必須認真、仔細地作好記錄。
會議進行情況還包括休息、散會等,也要記錄上。
二、會議記錄的方法
會議記錄的方法有兩種:
一種方法是摘要記錄,就是擇其要點而記,不是有言必記。這種記錄方法不要求把每個人討論時的發(fā)言都一字不漏的記錄下來,而是著重記錄發(fā)言要點,會議結論、決定和決議。摘要記錄要求記錄者對發(fā)言內容必須迅速作出分析判斷,哪些應記,哪些可不記,適當進行歸納,扼要地記下重點。
另一種方法是詳細記錄,就是要求把所有與會者的發(fā)言盡可能地全部記錄下來,做到有言必錄,包括發(fā)言中的插話等,都要詳細記錄,不能有取有舍,更不能只記結論。詳細記錄要求記錄者最好會使用速記,如不會速記,可對通用詞匯采取簡化方法記錄,會后予以補正。涉及到文件名稱或便于查找的文件,也可先省略后補齊。在條件允許的情況下,可輔以錄音機,這樣的記錄更完整、準確。如果沒有錄音設備,或不允許使用錄音設備,記錄人又沒有速記技能,應配備二至三人進行記錄,以便會后核對補正。記錄人對會上沒有聽準確或者發(fā)言表達不清的地方,要及時找有關人員核對??傊?,要盡最大努力,保持記錄的完整性和準確性。
三、會議記錄應注意的問題
1.會議記錄必須真實、準確、全面、完整,不能隨意增刪改動,速記要忠實原話,段落要清楚,文字要準確,特別是表決時,贊成意見、分歧意見、反對意見和保留意見等,都要盡量寫原話,把會議情況真實地記錄下來。
2.會議記錄要妥善保管,不得外傳或遺失。
3.印發(fā)整理后的會議記錄,須經發(fā)言人核實。
4.會議記錄的整理,要做到語言文字規(guī)范化,不能更改原意。
5.記錄人員在工作中要模范地遵守保密紀律,不能隨意泄漏會議的內容,要養(yǎng)成保守機密的習慣。
四、會議記錄人員應具備的素質
1.要有高度的政治責任感。在工作中要做到一絲不茍,不出現(xiàn)遺漏差錯。會議上不論討論什么問題,記錄人員都要守口如瓶,決不可提前向無關人員透露。要做到這些,必須有吃苦耐勞的精神,實事求是的精神,爭分奪秒的精神,對工作負責到底的精神。要不斷增強保密意識,要有高度的政治責任心。
2.要有較強的聽知能力。記錄人員在會議中始終處于被動的地位,既不能滯后,也不能超前,精力必須集中,耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話,因此,記錄人在聽別人發(fā)言時,要有靈活的反應力,深刻的理解力,牢固的記憶力,準確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力,就難以迅速判斷要義何在,難以將需要記錄的東西記錄下來。
3.要有較強的寫記能力。會議記錄人員的任務就是把會議上的發(fā)言變成文字材料,必須有迅速地將其發(fā)言用文字符號現(xiàn)于紙面的本事。記錄人員要具有較豐富的知識,既要寫得快,又要寫得清楚,要會用記錄符號記錄,要掌握一些記錄技巧。
以上三個方面是會議記錄人員應具備的基本素質,否則是不可能作好會議記錄的,所以,會議記錄人員平時應注重學習,多加練習,在工作實踐中不斷提高自己的政治素質和業(yè)務素質,這樣就一定能較好地把會議記錄工作做好。
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