一個(gè)最基本的會(huì)議需要的完整流程應(yīng)該是一、確定會(huì)議主題二、確定會(huì)議具體內(nèi)容三、確定參會(huì)人員四、確定會(huì)議時(shí)間五、確定會(huì)議地點(diǎn)六、下發(fā)會(huì)議通知七、會(huì)前準(zhǔn)備八、召開會(huì)議九、結(jié)束會(huì)議。
注意會(huì)議結(jié)束階段 回收有關(guān)文件。根據(jù)保密原則,該收回的收回,該匯總的要及時(shí)匯總。組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離開時(shí)間,提前安排車輛,送站人員等。 整理會(huì)議記錄。及時(shí)整理會(huì)議記錄,然后根據(jù)需要形成決議或會(huì)議紀(jì)要。
立卷歸檔。把會(huì)議前前后后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料進(jìn)行分類歸檔。 會(huì)議報(bào)道和會(huì)議評(píng)估。即做好會(huì)議順利完成,舉辦成功的相關(guān)報(bào)道,且針對(duì)此次會(huì)議總結(jié)優(yōu)缺點(diǎn)和不足,為日后更好的籌備和舉辦積累經(jīng)驗(yàn)。
拓展:會(huì)議是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的議事活動(dòng),它是在限定的時(shí)間和地點(diǎn),按照一定的程序進(jìn)行的。會(huì)議一般包括議論、決定、行動(dòng)3個(gè)要素。因此,必須做到會(huì)而有議、議而有決、決而有行,否則就是閑談或議論,不能成為會(huì)議。會(huì)議是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象,幾乎有組織的地方都會(huì)有會(huì)議,會(huì)議的主要功能包括決策、控制、協(xié)調(diào)和教育等功能
座次排定 一是環(huán)繞式。就是不設(shè)立主席臺(tái),把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會(huì)場的四周,不明確座次的具體尊卑,而聽任與會(huì)者在入場后自由就座。這一安排座次的方式,與茶話會(huì)的主題最相符,也最流行。 二是散座式。散座式排位,常見于在室外舉行的茶話會(huì)。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合,甚至可由與會(huì)者根據(jù)個(gè)人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。 三是圓桌式。圓桌式排位,指的是在會(huì)場上擺放圓桌,請與會(huì)者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式:一是適合人數(shù)較少的,僅在會(huì)場中央安放一張大型的橢圓形會(huì)議桌,而請全體與會(huì)者在周圍就坐。二是在會(huì)場上安放數(shù)張圓桌,請與會(huì)者自由組合。 四是主席式。這種排位是指在會(huì)場上,主持人、主人和主賓被有意識(shí)地安排在一起就坐。 發(fā)言禮儀 會(huì)議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種,前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者,應(yīng)衣冠整齊,走上主席臺(tái)應(yīng)步態(tài)自然,剛勁有力,體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時(shí)應(yīng)口齒清晰,講究邏輯,簡明扼要。如果是書面發(fā)言,要時(shí)常抬頭掃視一下會(huì)場,不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢,應(yīng)對(duì)聽眾的傾聽表示謝意。 自由發(fā)言則較隨意,應(yīng)要注意,發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序,不能爭搶發(fā)言;發(fā)言應(yīng)簡短,觀點(diǎn)應(yīng)明確;與他人有分歧,應(yīng)以理服人,態(tài)度平和,聽從主持人的指揮,不能只顧自己。 如果有會(huì)議參加者對(duì)發(fā)言人提問,應(yīng)禮貌作答,對(duì)不能回答的問題,應(yīng)機(jī)智而禮貌地說明理由,對(duì)提問人的批評(píng)和意見應(yīng)認(rèn)真聽取,即使提問者的批評(píng)是錯(cuò)誤的,也不應(yīng)失態(tài)。 與會(huì)禮儀 會(huì)議參加者應(yīng)衣著整潔,儀表大方,準(zhǔn)時(shí)入場,進(jìn)出有序,依會(huì)議安排落座,開會(huì)時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽講,不要私下小聲說話或交頭接耳,發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí),應(yīng)鼓掌致意,中途退場應(yīng)輕手輕腳,不影響他人。 主持禮儀 各種會(huì)議的主持人,一般由具有一定職位的人來擔(dān)任,其禮儀表現(xiàn)對(duì)會(huì)議能否圓滿成功有著重要的影響。 1.主持人應(yīng)衣著整潔,大方莊重,精神飽滿,切忌不修邊幅,邋里邋遢。 2.走上主席臺(tái)應(yīng)步代穩(wěn)健有力,行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定,對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。 3.入席后,如果是站立主持,應(yīng)雙腿并攏,腰背挺直。持稿時(shí),右手持稿的底中部,左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí),應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí),應(yīng)身體挺直,雙臂前伸。兩手輕按于桌沿,主持過程中,切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動(dòng)作。 4.主持人言談應(yīng)口齒清楚,思維敏捷,簡明扼要。 5.主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。 6.主持人對(duì)會(huì)場上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會(huì)議開始前,可點(diǎn)頭、微笑致意。
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