會議主持是一門學(xué)問，一門藝術(shù)，會議主持人應(yīng)了解和具備基本會議主持禮儀，會議主持人的禮儀主要有以下幾種： 1、做好會前的準(zhǔn)備工作 開會前要明確會議目的，確定議題、程序和開會的方法方式;選定出席的人員;確定會議的時間、地點(diǎn)。要把會議目的、議題、時間、地點(diǎn)、要求事先通知參加者，請他們做好準(zhǔn)備。會前應(yīng)收集意見，準(zhǔn)備必要的有關(guān)資料，做好會場的準(zhǔn)備，搞好衛(wèi)生，桌椅的排列方法要適于會議的特點(diǎn)。做了充分準(zhǔn)備，會議就開得順利、緊湊，效果就會好。 2、控制出席人數(shù) 國外群體心理學(xué)家研究表明，會議參加者超過10人以上，就容易出現(xiàn)不思考問題和濫竽充數(shù)的人。有的單位規(guī)定與會者一般不超過12人。據(jù)研究表明，參加會議的人數(shù)與人們之間溝通的渠道數(shù)量和難度成正比，如下式所表明： ∑Mn=1=N×(N-1) 式中，∑——總和符號; M——需要溝通的渠道數(shù)量; N——與會者人數(shù)。 如果3個人的會議，就會出現(xiàn)6條(即3×(3-1)=6)溝通渠道，而14個人的會議就會出現(xiàn)12條溝通渠道。 與會者越多，能夠充分利用個人才智的可能性就越少，主持者也就越難于有效地控制會議進(jìn)程。 3、嚴(yán)肅會議作風(fēng) 一要準(zhǔn)時到會，不能遲到。二不準(zhǔn)私下交談，不允許做私活、早退席。三是發(fā)言不能信口開河，不能離題胡扯。四要集中時間和精力解決主要問題。五要發(fā)揚(yáng)民主，不搞一言堂。與會者只有自由地說出自己的意見，才能更好地集思廣益。主要結(jié)論應(yīng)當(dāng)場確認(rèn)，會而有議，議而有決，決而必行。 4、保持自然大方的主持姿態(tài) 主持人主持會議時，從走向主持位置到落座等環(huán)節(jié)都應(yīng)符合身份，其儀態(tài)姿勢都應(yīng)自然、大方。 (1)走姿 主持人在步入主持位置時，步伐要剛強(qiáng)、有力，表現(xiàn)出胸有成竹、沉穩(wěn)自信的風(fēng)度和氣概，要視會議內(nèi)容掌握步伐的頻率和幅度。主持莊嚴(yán)隆重的會議，步頻要適中，以每秒約2步為宜，步幅要顯得從容;主持熱烈、歡快類型的會議，步頻要快，每秒至少約2—2.5步之間，步幅略大;主持紀(jì)念、悼念類會議，步頻要放慢，每秒約1-2步之間，步幅要小，以表達(dá)緬懷、悲痛之情;平常主持工作會議，可根據(jù)會議內(nèi)容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會議，步頻適中、步幅自然;緊急會議、重要會議，可以適當(dāng)加快步頻。行進(jìn)中要挺胸抬頭，目視前方，振臂自然。重要會議開始前，在步入主持位置的過程中，不要與熟人打招呼。一般性工作會議，如果時間未到，落座后可適當(dāng)與鄰座寒暄，與距離遠(yuǎn)的人微笑點(diǎn)頭示意。行進(jìn)中步速不能過快，不能跨大步，以免顯得緊張、不安。如果特殊情況因故來遲，不要破門而入，跑步到位、大喘粗氣。應(yīng)該以手輕輕推門，進(jìn)門后快步到位，放下文件袋、落座，先向等候者道歉，并簡要說明原因，求得大家諒解，立即主持會議。 (2)坐姿 主持人主持會議多為坐姿。坐立應(yīng)端正，腰要挺直，頸項伸直，面對前方，虛視全場，雙臂前伸，兩肘輕按會議桌沿，對稱，呈“外八字”。不能前傾或后仰，主持中不能出現(xiàn)用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動作，以免顯得緊張，不夠沉穩(wěn)。 (3)站姿 在一些集會典禮中，主持人以站立姿勢主持。站立主持時，要雙腿并攏，腰背挺直，右手持稿底部中間。有風(fēng)的天氣，要雙手持稿，與胸等高，與身體呈45度。脫稿主持人應(yīng)兩手五指平伸，自然下垂，身體不能晃動，腰背挺直，目視前方。兩腿不能叉開，不能抖動，兩手不能上抬、晃動、抓握話筒等。 (4)手勢 主持人與一般講話者不同，一般不需要手勢。在一些小型會議進(jìn)行總結(jié)概括時，可以加入適當(dāng)手勢，但是動作不能過大。 5、運(yùn)用豐富幽默的主持語言 主持會議要通過語言表述來進(jìn)行。因此，主持人應(yīng)特別注意語言的禮儀規(guī)范。 (1)所有言談都要服從會議的內(nèi)容和氣氛的要求，或莊重，或幽默。 (2)口齒清楚，思維敏捷，積極啟發(fā)，活躍氣氛。主持人一定要明確開會的目的，比如：主持記者招待會，主持人、發(fā)言人要對記者提出的問題，反應(yīng)敏銳，流利回答，不能支支吾吾;開座談會、討論會等，主持人要闡明會議宗旨和要解決的問題，切實(shí)把握會議進(jìn)程和會議主題，勿使討論或發(fā)言離題太遠(yuǎn)，而應(yīng)引導(dǎo)大家就問題的焦點(diǎn)暢所欲言;同時，要切實(shí)掌握會議的時間，不使會議拖得太長。 (3)會議進(jìn)行過程中，主持人對持不同觀點(diǎn)、認(rèn)識的人，應(yīng)允許其做充分解釋，會議出現(xiàn)僵局時要善于引導(dǎo)，出現(xiàn)空場、冷場時應(yīng)及時補(bǔ)白。要處處尊重別人的發(fā)言和提問，不能以任何動作、表情或語言來阻止別人，或表示不滿。要用平靜的語言、緩和的口氣、準(zhǔn)確的事實(shí)來闡述正確主張，使人心服口服。 6、引導(dǎo)會議內(nèi)容 遇到冷場，要善于啟發(fā)，或選擇思想敏銳、外向型的同志率先發(fā)言。有時可以提出有趣的話題或事例，活躍一下氣氛，以引起與會者的興趣，使之樂于發(fā)言。遇有離題情況，可根據(jù)具體情況，接過議論中的某一句話，或插上一句話做轉(zhuǎn)接，巧妙柔和地使議論順勢回到議題上來。當(dāng)發(fā)生爭執(zhí)時，如果因事實(shí)不清，可讓與會者補(bǔ)充事實(shí)，如事實(shí)仍不甚清，可暫停該問題的爭執(zhí)。主持者應(yīng)設(shè)法緩和沖突，而不能激化矛盾，更不能直接參加無休止的爭吵。 主持者要善于觀察與會者的性格、氣質(zhì)、素質(zhì)和特點(diǎn)，并根據(jù)各類人員特點(diǎn)，區(qū)別對待，因勢利導(dǎo)，牢牢掌握會議進(jìn)程。 7、減少會議時間 準(zhǔn)時開會，不準(zhǔn)拖延時間。國外有的公司有如下經(jīng)驗(yàn)：在公時間不準(zhǔn)開會，凡二級主管會議，大都在下午6點(diǎn)以后舉行，并不得超過60分鐘，否則將由主席負(fù)責(zé)，輕者扣薪，重則解聘。嚴(yán)格限制會議時間，站著開會，這可以抓住問題的核心。有的公司把一般會議安排在午餐前，這時，與會者饑腸轆轆，無心閑談碎扯，會議很快抓住中心。限制發(fā)言時間，舉世矚目的南北首腦的坎昆會議，每個發(fā)言者只有25分鐘的時間。日本一個公司讓職工學(xué)會開會的方法，教他們在一分鐘內(nèi)闡明符合議題的意見，避免講那些與議題無關(guān)的廢話。有人主張在會議室掛一時鐘，像球類比賽那樣隨時顯示出還剩多少時間，這會提醒與會者抓緊時間。 8、掌握會議進(jìn)程 主持人應(yīng)隨時掌握會議進(jìn)程。在工作性會議中，主持人就像交響樂團(tuán)的指揮，隨時控制、掌握會議進(jìn)程。為此，應(yīng)做好下述幾點(diǎn)： (1)事先準(zhǔn)備好一份會議議程表，并按照議程進(jìn)行。 (2)提請與會者注意本次會議的目的，并使會議始終不離宗旨，以保證會議順利進(jìn)行，并達(dá)到預(yù)期目的。 (3)規(guī)定會議的開始時間，并對結(jié)束時間作出限制。要準(zhǔn)時開始，按時結(jié)束。另外，在工作會議的進(jìn)行過程中，有時會碰到需要裁決的問題。“少數(shù)服從多數(shù)”的民主集中制原則固然必須遵守，但對少數(shù)人的意見也應(yīng)給予尊重，并把它交付給全體與會人員反復(fù)推敲。 會議的氣氛是否融洽、順利，與會議主持人角色扮演得好壞有很大的影響。會議主持人是宣布開會、散會、休息及主持會議進(jìn)行者，主持會議應(yīng)公平、公正，客觀地行使其職權(quán)。會議主持人在會議中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： (1)應(yīng)明確介紹所有來賓及參與開會的人士。 (2)如有許多貴賓，無須請貴賓一一致詞，請一位代表即可。 (3)如同時有兩人以上請求發(fā)言，這時若沒有其他補(bǔ)充或都尚未發(fā)言時，可請距離主持人較遠(yuǎn)者先發(fā)言。 (4)維持會場秩序，并遵守會議規(guī)則。 (5)不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時隨便插嘴，但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時間。 (6)請人發(fā)言時，態(tài)度要誠懇，用語應(yīng)有禮貌。 (7)有人發(fā)言時，應(yīng)看著發(fā)言人，仔細(xì)聆聽。 9、重視會議效率 列寧曾專門為人民委員會倡導(dǎo)和制定了開會的紀(jì)律。其內(nèi)容： (1)只請與討論問題有關(guān)的人參加。 (2)不許遲到，無故遲到半小時罰款五盧布，半小時以上罰十盧布。 (3)開會有事只許遞紙條，禁止說小話。 (4)給報告人的時間是十分鐘。 (5)給發(fā)言人的時間，第一次是五分鐘，第二次是三分鐘。 (6)發(fā)言不得多于兩次。 (7)對議程贊成或反對的每次表決，占一分鐘。 (8)例外情況按人民委員會的特別決議處理。 從上述規(guī)定中，可以看出列寧是多么珍惜時間和重視紀(jì)律，他反對講廢話，反對事拖拉的官僚主義作風(fēng)。