不論是會議前的準備工作、會議中的進行工作， 或會議后的后續(xù)工作，都與會議的成效如何，有著密切的關系。

　　許多主管人員對于會議所采取的態(tài)度有二種，一種是理論上應該怎么作就怎么作；另一種則是別人如何開會，他們也就依樣畫葫蘆。但是，這般的「有樣學樣」，卻也讓他們忽略了會議前、會議中、與會議后的一些重要細節(jié)，結果會議往往只成為一種必要的形式，表面的動作，白白浪費時間罷了。

　　會議前的準備工作

　　1.首先，這會議是否非開不可，不能以備忘錄或電話聯(lián)絡來取代？事前準備時間夠嗎？關鍵人物能否與會？如果您的答案是否定，那么也許您不該在此時開這個會。

　　2.會議要件之一是議程的安排，如果安排得宜，整個會議不費吹灰之力便能達到生動有趣，又富教育性、啟發(fā)性的目的。您可以將每一次的會議流程作一紀錄，建立成檔，以便日后改進之用。再者，不同的會議主題，也可采用不同的議程；與您的直屬員工、同級主管，或總公司的高階主管開會時，議程也可靈活變化。

　　3.一個有效的議程應包括：時間、地點、討論主題及其詳細內(nèi)容或大綱、每一事項的預計討論時間。為了節(jié)省時間、增加效率，您不妨制定一份一定格式的議程表，供每次會議議程填寫之用；同時還要在會前給每位與會者議程表的拷貝乙份。

　　4.特別注意一些不在討論議題內(nèi)的問題，例如：員工不滿情緒的反應。如果您不能妥善控制討論事項于議程所列者，您會發(fā)覺必須討論的主題非但沒解決，不在議程內(nèi)的反成重心。

　　會議中的進行工作

　　1.準時開會，逾時不候；同時，也別為那些姍姍來遲者重新覆述一次。如果您能確實養(yǎng)成這個習慣，以后與會者自然不會常有遲到的現(xiàn)象。

　　2.會議一開始，先將議程快速朗讀一遍后，開始逐項討論；您還必須妥善控制時間，以確實在預計的時間內(nèi)完成事項討論。這是一種對擬定議程者尊重的表現(xiàn)。

　　3.會議結束前，每一個講座事項都必須有一具體結果，同時，您也必須對每一位與會者所提供的意見表示感激之意。此外，您還必須指定與會的每一位人員不同的職責，例如：負責執(zhí)行某項會議決案，或進行某一提議的研究工作等。

　　會議后的后續(xù)工作

　　1.每次會議結束后，必須進行會議效果的評估。請與會者針對該次會議的成效發(fā)表其看法及意見，以作為日后會議改進的參考。

　　2.會議結束后，您必須對每一位與會者所負責進行的工作，加以追蹤，以確實掌握工作進度。

　　會議的目的，本就希望在最短的時間內(nèi)，集多人的智力在一起做腦力激蕩，以為解決某一問題、困難，或制訂出某一行動依據(jù)；因此，不論是會議前的準備工作、會議中的進行工作，或是會議后的后續(xù)工作，對于該次會議及下次會議而言，都有著極為密切的關系。而且，一個會議的成效如何，與這三項工作能否面面俱到，也是息息相關的。

　　是故，建議您不妨以這三項工作，作為您每次會議的大藍圖，讓您的會議，一次比一次更臻完善，成效亦更卓著。