會(huì)議組織流程
1、 明確活動(dòng)背景、目的
2、 明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量
3、 組織會(huì)務(wù)工作小組,確定會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員,制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署
4、 根據(jù)確定的會(huì)議議程,制定會(huì)議預(yù)算,申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用
5、 確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況,安全應(yīng)急預(yù)案情況,形成會(huì)務(wù)指南樣稿,經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷
6、 發(fā)布會(huì)議通知,包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員
7、 確認(rèn)發(fā)言人,選擇標(biāo)準(zhǔn):有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事
8、 根據(jù)時(shí)間進(jìn)行預(yù)演,防止時(shí)間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象
9、 活動(dòng)前期宣傳
10、 確定背景圖、橫幅、參會(huì)證、桌簽、路引、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)路線圖的樣式和內(nèi)容,經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后,開始制作橫幅、參會(huì)證、桌簽等
11、 檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況,包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì)證
12、 參會(huì)人員房間安排、餐飲安排
13、 提前安排人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng),安排會(huì)議室、住宿、餐飲事宜
14、 檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況,包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南等
15、 檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況,如有晚宴,要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水
16、 確定進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、搭建內(nèi)容
17、 提前一天與主持人溝通,進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)彩排與準(zhǔn)備
18、 組織布置會(huì)議室,并確定室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備到位情況,包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會(huì)議電腦、麥克風(fēng)、電話會(huì)議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備
19、 全面檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況,安排好指引人員、會(huì)議記錄人員、會(huì)議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員,統(tǒng)一著裝
20、 確定參會(huì)人員到會(huì)議所在地具體時(shí)間,做好分組
21、 專人舉牌迎接來(lái)賓,引領(lǐng)至接待區(qū)集中,同時(shí)段來(lái)賓集合完畢,引領(lǐng)上車。至酒店,引導(dǎo)到接待臺(tái)簽到。
22、 熟悉來(lái)賓的工作人員應(yīng)站在大門口迎接,做好參會(huì)簽到,人員到位后發(fā)放房卡、資料袋,包括會(huì)務(wù)指南、參會(huì)證、紙筆、溫馨提示(注意事項(xiàng)提醒、用餐及活動(dòng)提醒)
23、 VIP接待:專人專車全程陪同,專車送達(dá)酒店,引至貴賓區(qū)休息,代辦手續(xù),送至房間。開會(huì)時(shí)由高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)親自陪同,指引坐在前排
24、 選好合影位置
25、 回程票務(wù)協(xié)調(diào)
26、 送賓流程:在酒店大堂定時(shí)定班, 專人領(lǐng)隊(duì),專人跟車
27、 會(huì)議結(jié)束后,回收自帶物品、整理會(huì)議紀(jì)要,發(fā)布會(huì)議成果,總結(jié)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
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