1、了解掌握會務信息,開展會務服務工作,包括預算、統(tǒng)籌、現(xiàn)場執(zhí)行等。
2、與客戶洽談業(yè)務事宜,做好會議,活動現(xiàn)場執(zhí)行,管理工作。
3、聯(lián)系,維護公司客戶,及時根據(jù)客戶要求制訂相關方案。
會務人員的定義是“辦會”的工作或服務人員。而“與會人員”是參加會議的代表。
例如我曾經(jīng)在省經(jīng)委時承辦全省的技術(shù)進步會議,具體工作是按初步確定的開會代表人數(shù),找一個足夠大的賓館,有足夠多的會議室,訂下這個賓館的多少房間,定好要用幾天。還要定飯給代表吃。在開會期間,做好各種服務與協(xié)調(diào)工作。直至會議結(jié)束。這就是“會務人員”的職責。而會議代表,只管來參加會議就是了。最多是交一些住宿費、會務費等。
會務人員管理制度
為加強工作人員管理,做好會務工作,提高服務質(zhì)量,做到周密、嚴
謹、科學、高效、
務實、
節(jié)約,使會務工作科學化、規(guī)范化、
制度化,
特制定如下:
工作制度
一、會務職責
1
、承擔公司大型會議的會務工作;
2
、承擔領導臨時交辦的工作。
二、會務安排
會務工作由總經(jīng)辦負責安排并進行督查。
三、辦會程序
(一)會前準備工作
1
、會務人員應明確主辦單位,會議名稱、內(nèi)容、召開時間、地點、
參會人員范圍和人數(shù)。
2
、會場布置。根據(jù)會議承辦單位要求布置會場,體現(xiàn)會議主題。
(
1
)協(xié)助布置會標。
(
2
)協(xié)助擺放會議桌椅,根據(jù)會議承辦單位要求,合理劃分會場區(qū)
域,擺放適量花卉。
(
3
)協(xié)助設置主席臺領導座次,設置發(fā)言席,調(diào)試會場的話筒、音
響、
錄音、
錄像、
投影等設備,
根據(jù)會議需要,
設置筆記本電腦插座,
保證信息通道暢通。
(
4
)茶杯擺放整齊、規(guī)范,茶水準備充分。
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