1、了解會(huì)議標(biāo)題、地點(diǎn)、時(shí)間、參加人員、主要內(nèi)容和議程；2、制作會(huì)標(biāo)和臺(tái)簽，確定會(huì)議地點(diǎn)；3、下會(huì)議通知；4、寫好主要領(lǐng)導(dǎo)講話材料和主持詞；5、預(yù)先到現(xiàn)場(chǎng)檢查燈光、音響設(shè)備，取暖或制冷設(shè)備，懸掛會(huì)標(biāo)、放好臺(tái)簽。6、安排好專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、照相、會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、文件發(fā)放等。一般就這些，大型會(huì)議要安排交通疏導(dǎo)、車輛停放，消防安全、醫(yī)療服務(wù)準(zhǔn)備、就餐安排等，根據(jù)情況確定。

什么是會(huì)務(wù)組織安排

　　【案例】　　小A是剛畢業(yè)不久的年輕大學(xué)生，進(jìn)入公司之后，他所處理的很大一部分工作是會(huì)議組織事務(wù)，可這也成為他最大的一個(gè)煩惱?！　∮捎诠绢I(lǐng)導(dǎo)眾多，會(huì)議也多，時(shí)間和場(chǎng)地總是會(huì)出現(xiàn)沖突，再加上沒有會(huì)議主持人　　進(jìn)行管理，總是產(chǎn)生議程混亂，議而不決，冗長(zhǎng)低效的情況。領(lǐng)導(dǎo)不止一次地批評(píng)了小A，小A也很委屈，學(xué)校里的會(huì)哪有這么麻煩，隨便拉到一個(gè)教室，兩三句話就講完了，哪里還能考慮到這么多問題?！　n心忡忡的小A來到了李教授的辦公室，就他所遇到的問題進(jìn)行請(qǐng)教?！　　窘庖伞俊　⌒(以下簡(jiǎn)稱A):李教授，為什么一件簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的會(huì)議組織我都做不好呢？　　李教授(以下簡(jiǎn)稱李)：呵呵，看似簡(jiǎn)單，其實(shí)并不簡(jiǎn)單，它也是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程啊。你所遇到的，其實(shí)是我們所說的商務(wù)禮儀的問題?！　:商務(wù)禮儀是什么概念？　　李：商務(wù)禮儀是在商務(wù)活動(dòng)中體現(xiàn)相互尊重的行為準(zhǔn)則，它是一種行為的準(zhǔn)則，用來約束我們?nèi)粘Ｉ虅?wù)活動(dòng)的方方面面。它的核心作用是為了體現(xiàn)人與 人之間的相互尊重。我們可以用一種簡(jiǎn)單的方式來概括商務(wù)禮儀，它是商務(wù)活動(dòng)中對(duì)人的儀容儀表和言談舉止的普遍要求。儀容儀表是指?jìng)€(gè)人的形象。言談舉止是指每一個(gè)人在商務(wù)活動(dòng)中的職業(yè)表現(xiàn)?！　:那么李教授，從商務(wù)禮儀的角度來看，怎樣才能組織好一場(chǎng)會(huì)議呢？　　李：首先你要對(duì)會(huì)議的性質(zhì)有所了解?！　“磪?huì)人員來分類，會(huì)議基本上可以簡(jiǎn)單地分成公司外部會(huì)議和公司內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)等。內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)，以及計(jì)劃會(huì)等等?！　：每次開會(huì)前我總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經(jīng)常漏掉一些事項(xiàng)?！　±睿耗贻p人毛躁點(diǎn)可以理解。從商務(wù)禮儀的角度，我們將會(huì)議分成會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后?！　≡跁?huì)議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：　　WHEN-時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì)人員，會(huì)議開始的時(shí)間和要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作?！　HERE-地點(diǎn)，是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì)議的進(jìn)行?！　HO-人物，以外部客戶參加的公司外部會(huì)議為例，會(huì)議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請(qǐng)到了適合外部的嘉賓來出席這個(gè)會(huì)議?！　HAT-會(huì)議的議題，就是要討論哪些問題?！　THERS-會(huì)議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會(huì)議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等?！　：聽您這么一說，我就明白多了，還有一個(gè)問題讓我經(jīng)常受領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，座位怎么排，怎么坐都很有講究，可是我一點(diǎn)也不懂?！　±睿涸谥袊?guó)傳統(tǒng)文化中，十分講究長(zhǎng)幼尊卑之分，同樣在商務(wù)禮儀中也會(huì)面臨這樣一些需要排定坐次的情況。一般情況下，會(huì)議座次的安排分成兩類：方桌會(huì)議和圓桌會(huì)議?！　∪绻麜?huì)議室中是長(zhǎng)方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會(huì)議，方桌可以體現(xiàn)主次。　　在方桌會(huì)議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個(gè)長(zhǎng)方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會(huì)議室的門為基準(zhǔn)點(diǎn)，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會(huì)議，一般分兩側(cè)來就坐，主人坐在會(huì)議桌的右邊，而客人坐在會(huì)議桌的左邊?！　∵€有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會(huì)議。在圓桌會(huì)議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。　　A:還有，在會(huì)議進(jìn)行過程中，大家總是沒有重點(diǎn)，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關(guān)緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之?！　±睿哼@就需要一個(gè)會(huì)議主持人作為議程管理的核心了?！　∫粋€(gè)有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人應(yīng)該起到以下作用：　　?介紹參會(huì)人員　　?控制會(huì)議進(jìn)程　　?避免跑題或議而不決　　?控制會(huì)議時(shí)間　　當(dāng)然會(huì)議之前的溝通也很重要，讓大家對(duì)議題充分熟悉，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項(xiàng)達(dá)成共識(shí)，這就是一個(gè)高效會(huì)議的訣竅?！　:謝謝李教授，聽完您這番話，我對(duì)以后的工作充滿了信心，不會(huì)再犯向以前那樣幼稚的錯(cuò)誤了?！　±睿汉呛?，年輕人犯錯(cuò)誤，連上帝都會(huì)原諒的，我再提醒你幾點(diǎn)?！　≡跁?huì)議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：　　?會(huì)談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)；　　?贈(zèng)送公司的紀(jì)念品；　　?參觀，如參觀公司，或廠房等?！　?如果必要，合影留念。　　有始有終，才是一個(gè)負(fù)責(zé)任的會(huì)議組織者。