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如何組織一次高效的會(huì)議?

時(shí)間:2022-02-11

我朋友的公司,一家高新技術(shù)企業(yè),也是天天開會(huì)。一天必須開三次會(huì),早上上班前一次,中午上班前一次,下午下班后一次?,F(xiàn)在,倒閉了!

當(dāng)然開會(huì)不是倒閉的唯一原因,但后來據(jù)朋友分析,天天開會(huì)的企業(yè)文化,容易造成人浮于事,員工執(zhí)行力不足。

為什么天天開會(huì)容易造成人浮于事,員工執(zhí)行力不足呢?原因有三點(diǎn):(請(qǐng)關(guān)注我,點(diǎn)贊我)

第一,容易培養(yǎng)員工“當(dāng)官”的心理。

職場有句不成文的話“開會(huì)的都是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的”,為什么會(huì)有這樣的話。不管是在官場還是職場,領(lǐng)導(dǎo)不是在開會(huì),就是在開會(huì)的路上。因?yàn)樗麄冃枰鉀Q問題,需要研究方向,所以他們需要不斷開會(huì)。但是,如果執(zhí)行者也天天開會(huì),那么他們也會(huì)有“當(dāng)官”的心理,從而變成“指揮者”,而不是“執(zhí)行者”。

第二,容易造成員工為了開會(huì)而開會(huì)。

一天兩次會(huì)議,有那么多問題要探討?有那么多事情要解決?所有不以解決問題為目的的開會(huì)都是耍流氓。很多公司利用開會(huì)來做激勵(lì)或者了解員工的工作情況,我覺得效果有限,一方面,打雞血并不能夠提高員工的業(yè)績,另一方面,了解員工的工作情況其實(shí)并沒有什么用,領(lǐng)導(dǎo)完全可以在不占用員工工作時(shí)間的情況下來進(jìn)行了解,而沒必要專門開會(huì)。

第三,占用員工大量執(zhí)行的時(shí)間。

員工執(zhí)行不行,就沒有好的結(jié)果。在工作中,工作靠結(jié)果。公司就是靠員工的結(jié)果來生存的。如果所有人,一個(gè)月下來都沒有賣出公司的產(chǎn)品,那公司恐怕就生存不下去了。而你,就是靠給公司的結(jié)果,獲得你應(yīng)有的回報(bào)。

當(dāng)開會(huì)占去員工大量執(zhí)行的時(shí)間,員工就很難有結(jié)果。

所以,頻繁開會(huì),效果并不好。

作家杰弗里.基廷曾說過:“創(chuàng)業(yè)公司里,注意力是一種稀缺資源。所以,不如用開會(huì)的時(shí)間去做點(diǎn)別的事情。”員工參加的會(huì)議越多,時(shí)間越久,成本就越大,能不開的會(huì)就別開,能開短會(huì)就別開長會(huì),這樣員工才能把更多的精力用于認(rèn)真工作。

但是,很多公司常年不開一次會(huì)議,這也是存在問題的。那該如何做,才能讓會(huì)議效用發(fā)揮到最大呢?要遵循以下6大原則:

原則一:要按對(duì)象分

召開會(huì)議的次數(shù),總體來說要少而精,但也不能一刀切。具體召開會(huì)議的次數(shù),要根據(jù)不同的情況、不同的崗位、不同的層級(jí)來定。

1.不同的情況。

有些工作問題比較多,需要溝通比較多,那就需要多開會(huì)。比如,項(xiàng)目型的工作,既要對(duì)內(nèi)溝通,又要對(duì)外溝通,且問題很容易出現(xiàn),銜接性比較強(qiáng),涉及的部門也比較多,這種情況,必須開會(huì)才能解決問題。

另外員工的工作需要延續(xù)性的,盡量少開會(huì)。如研發(fā)崗位,他們可能需要長時(shí)間去思考,如果你早上開一個(gè)會(huì),然后隔兩個(gè)小時(shí)又叫他們?nèi)ラ_會(huì),你是在扼殺他們的研發(fā)生命。

2.不同崗位。

一般來說,職能型崗位開會(huì)次數(shù)不要太多,如人力資源崗位,可以每周開一次。像一些銷售崗位、操作崗位、易出錯(cuò)的崗位,則應(yīng)加大開會(huì)的頻率,可以每天開一次。如一些普工、品質(zhì)工、服務(wù)員等一些一出錯(cuò)就容易出問題的崗位。如果你管理一家餐廳,那你每天不開會(huì)是很不正常的,你很難控制員工的工作質(zhì)量。

3.不同層級(jí)。

總的來說,管理層崗位要多開會(huì),而執(zhí)行層崗位要少開會(huì)。層級(jí)越高,開會(huì)次數(shù)要越多。因?yàn)殚_會(huì)是一種溝通,而中高層平時(shí)就是要多溝通,才能讓公司發(fā)展得越來越好!

原則二:要短而高效

有句話這樣說:開會(huì)就像女孩子的裙子,越短越好!

總之,別把時(shí)間耗費(fèi)在那些無謂的開會(huì)上,能用一句話說完的,就別用兩句話。

所以,公司的會(huì)議時(shí)間的設(shè)置,盡量往時(shí)間短里設(shè)置。

很多人通知開會(huì)時(shí)間,基本上都是9點(diǎn)開始,然后后面沒有結(jié)束時(shí)間,我就知道,這次會(huì)議肯定是長而臭了。浪費(fèi)大家的時(shí)間。

如何做到高效呢?最重要的是,要有議題。開會(huì)要有一個(gè)目的,目的就是要解決什么問題。然后圍繞要解決的問題談建議、談看法、談解決方法,其他的廢話少說。

原則三:要有拍板人在

沒有拍板人人的會(huì)議不要開。因?yàn)闆]有拍板人的會(huì)議,很可能是無效的。比如,公司的產(chǎn)品出了品質(zhì)問題,然后你要組織各部門負(fù)責(zé)人開會(huì),結(jié)果老板不在,開會(huì)的都是平級(jí)的部門負(fù)責(zé)人,那這個(gè)會(huì)議基本是無效的,因?yàn)榇蠹叶贾粫?huì)推脫責(zé)任,相信開一個(gè)下午,該解決的問題沒有解決,散會(huì)后,該有的解決方案沒有。

所以,你們老板經(jīng)常叫你組織會(huì)議,其實(shí)有很大可能是無效的會(huì)議。

原則四:不要期望靠會(huì)議來解決問題

在很多人的觀念里,出問題,開會(huì)!要溝通,開會(huì)!要布置任務(wù),開會(huì)!

明明一兩句話就能解決的問題,非要開會(huì)!

明明走到員工身邊就能交代的事情,非要開會(huì)!

其實(shí)優(yōu)秀的管理者不要期望通過會(huì)議來解決問題!

開會(huì)永遠(yuǎn)是最后的選擇!優(yōu)秀的管理者要學(xué)會(huì)把帶有規(guī)律性的問題找出來,設(shè)計(jì)一套規(guī)則與政策來解決反復(fù)發(fā)生的問題。有了規(guī)則與政策,未來就靠這些規(guī)則與政策來解決大多數(shù)問題。反過來說,如果一家公司需要天天開會(huì)去解決問題,那說明這家公司的管理者天天都在“救火”。

這種“救火”的會(huì)議,開得越多,公司失敗得越快!

原則五:要有跟蹤

有些會(huì)議非開不可,那開了就要有結(jié)果,有結(jié)果就一定要跟蹤。沒有跟蹤的會(huì)議,又白開了!

所以,開會(huì)的時(shí)候,要有會(huì)議紀(jì)要,會(huì)后,要發(fā)給相關(guān)參會(huì)人員,同時(shí),對(duì)在會(huì)上要求完成的事項(xiàng),要有責(zé)任人,要有完成時(shí)間,到時(shí)間后,要有驗(yàn)收和通報(bào)等。

原則六:要有時(shí)間觀念

會(huì)議時(shí)間的安排,要么在上班前,要么下班后,不要安排在中間。

比如,你們公司上班時(shí)間是8:30-12:00,13:30-17:30,那你的會(huì)議安排時(shí)間可以選擇在8:40-9:40;11:00-12:00;13:40-14:40,16:30-17:30.

開會(huì)前,要預(yù)估好結(jié)束的時(shí)間,盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束,以免耽誤大家的工作。

以上六個(gè)原則,希望對(duì)你有幫助。

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