會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。
開(kāi)會(huì)前 6 項(xiàng)準(zhǔn)備:
1. 先決定會(huì)議希望達(dá)成的結(jié)果
2. 想想會(huì)議是否有必要召開(kāi)
3. 邀請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?br>4. 準(zhǔn)備背景資料
5. 設(shè)定會(huì)議綱領(lǐng)及時(shí)間表
6. 預(yù)先設(shè)想可能的沖突
開(kāi)會(huì)中 3 大陷阱:
1.一進(jìn)會(huì)場(chǎng)士氣散漫，沒(méi)有參與感
2. 偏離主題
3. 點(diǎn)子干枯，鴉雀無(wú)聲
開(kāi)會(huì)后 3 項(xiàng)追蹤:
1. 行動(dòng)項(xiàng)目
2. 決議
3. 開(kāi)放議題
會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范:
◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工響應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。
◆上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。
◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。
◆下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。
會(huì)議規(guī)范本身:
會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：
◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。
◆超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。
◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。
◆準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。
◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。
◆意見(jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。
◆會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。
◆所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。
◆必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。