《合同法》第11條規(guī)定：“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”。法律上雖未將會(huì)議紀(jì)要列入書面合同的形式之一，主要是考慮到會(huì)議紀(jì)要是當(dāng)事人在合同履行過程中就有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商而形成的記載，況且法律也不可能窮盡書面合同的形式，但這并不影響將會(huì)議紀(jì)要作為合同附件來看。會(huì)議紀(jì)要屬于可以有形的表現(xiàn)當(dāng)事人約定內(nèi)容的形式，涉及當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的產(chǎn)生、變更和消滅等情形，可以納入《合同法》第11條規(guī)定的“等”的范疇。

會(huì)務(wù)服務(wù)的會(huì)務(wù)流程

總結(jié)我們提供會(huì)議服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，一般而言，您的會(huì)議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：1、策劃：我們提供會(huì)展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、?huì)議回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗(yàn)，都將成為您成功舉辦會(huì)議的基礎(chǔ)。2、咨詢：在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會(huì)議型酒店、餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)議交通流程、接待流程等。3、考察：在雙方進(jìn)一步取得互信后，我們會(huì)安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、?huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。4、確定：這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。5、執(zhí)行：嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時(shí)的不合，以會(huì)展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。6、結(jié)算：雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。以下為相應(yīng)的流程介紹。 1.與會(huì)議主辦方洽談。2.提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。3.派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。4.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。 1.會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。3.會(huì)議場(chǎng)所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。4.會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。5.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。6.會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。7.會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。 1.結(jié)帳：提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳2.資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。3.定期回訪和最新資訊反饋。