1、接受任務(wù),擬定方案:會議方式、時間地點、參加人員、會議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費預(yù)算;
2、文稿準備:主報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂,制作證件:出席證、代表證、列席證、工作證;
3、制發(fā)通知:會議內(nèi)容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間;
4、收集名單:單位職務(wù)、姓名性別、民族、人數(shù)、到達車次時間、返程車次時間、分組;
5、會場準備:會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生;
6、后勤準備:文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車計劃(接車安排)、醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動;
7、會前檢查:檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障;
8、接會議代表:了解車次到達時間、通知接車領(lǐng)導(dǎo)、安排車輛;
9、會間服務(wù):簽到(文件分發(fā))、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫(供水)、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務(wù)、文娛活動;
10、會議秘書:會議簡報、會務(wù)通知、會議總結(jié)、決議、傳達提綱、會議新聞稿件;
11、會議收尾:食宿結(jié)算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告(會議紀要)、會議文件歸檔、會議財務(wù)結(jié)算;
12、會務(wù)工作總結(jié)。
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