很多會展汗的組織者和參展商之間的約定，就是一張“參展通知書”而已。這是遠遠不夠的。會展合同應當是許多約定的綜合體，甚至是許多合同的綜合體。
下面是一個比較成功的中等規(guī)模的展覽會所列出的有關(guān)文件：
1、參展申請表
2、楣版和會刊回執(zhí)
3、會刊和媒體廣告回執(zhí)
4、酒店預訂回執(zhí)
5、會議回執(zhí)
6、進館展品清單及設備清單
7、商務旅游考察申請回執(zhí)
8、水產(chǎn)行業(yè)招商引資洽談會申請回執(zhí)
9、特殊展臺制作申請回執(zhí)
10、參觀者邀請函
11、網(wǎng)上宣傳回執(zhí)
12、物品租賃回執(zhí)13、報價單14、廣告價格表
15、租賃物品報價書
16、展覽場地圖
17、其他展會注意事項
此外，會展組織者除提供必要的服務設施外，還應該對參展商負有其他的義務和責任。比如，在《關(guān)于對外經(jīng)濟貿(mào)易展覽會期間加強商標管理工作的通知》中規(guī)定：展覽會期間發(fā)生的商標侵權(quán)行為，主辦單位應及時協(xié)助商標所有者予以制止，并將商標侵權(quán)行為、商標糾紛發(fā)生及處理情況，通知有關(guān)組團單位；對于不能認真履行或推卸商標管理責任，玩忽職守的主辦單位或組團單位，參展企業(yè)可隨時向?qū)ν饨?jīng)貿(mào)部門反映。