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會議管理出現(xiàn)的問題及解決方法

時間:2022-01-01

給你找了一個,不知道和不和你心意。

會議管理制度

一、會議組織
(一)e59b9ee7ad酒店級會議:酒店員工大會、酒店業(yè)務人員會以及各種代表大會,應報請辦公室批準后,由各部門分別負責組織召開。
(二)專業(yè)會議:即全酒店性的技術、業(yè)務綜合會(如經(jīng)營活動分析會、安全工作會等),由分管副總經(jīng)理批準,主管業(yè)務部門負責組織。
(三)部門工作會:酒店各部門召開的工作會,由各部門主管決定召開并負責組織。
(四)班組(小組)會:由各班組長決定并主持召開。
(五)外單位在我酒店召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或業(yè)務會(如聯(lián)營洽談會等),一律由辦公室受理安排,有關業(yè)務對口部門協(xié)助做好會務工作。
二、會議安排
(一)例會的安排
為避免會議過多或重復,酒店正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。例行會議安排如下:
1、技術會議
(1)總經(jīng)理辦公會
研究、部署行政工作,討論決定酒店行政工作重大問題。
(2)行政事務會
總結評價當月經(jīng)營工作情況,安排布置下月工作任務。
(3)班組長以上經(jīng)營管理大會(或酒店員工大會)
總結上期(半年、全年)工作情況、部署本期(半年、新年)工作任務。
(4)經(jīng)營活動分析會
匯報、分析酒店計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果,評價各方面的工作情況,肯定成績,指出失誤,提出改進措施,不斷提高酒店經(jīng)濟效益。
(5)安全工作會(含治安、消防工作)匯報總結前期安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況,分析處理事故,檢查分析事故隱患,研究確定安全防范措施。
(6)部門事務會
檢查、總結、布置工作。
(7)班組會
檢查、總結、布置工作。
(二)其他會議的安排
凡涉及多個部門主管參加的各種會議,均須于會議召開前10天經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排,方可召開。
1、辦公室每周六應將酒店例會和各種臨時會議,統(tǒng)一平衡并編制會議計劃,分發(fā)到酒店主要管理人員及有關服務人員。
2、凡辦公室已列入會議計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的其他會議時,召集單位應提前2天報請總經(jīng)理辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)辦公室同意,任何人不得隨便打亂正常會議計劃。
3、對于準備不充分、重復性或無多大作用的會議,辦公室有權拒絕安排。
4、對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相近的幾個會議,辦公室有權安排合并召開。
5、各部門會議的會期必須服從酒店統(tǒng)一安排,各部門小會不應與酒店例會同期召開(與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外),應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。
三、會議的準備
(一)會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作(包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案,決議決定草案,落實會場,安排好座位,備好茶具茶水、獎品、紀念品,通知與會者等)。
(二)參加酒店辦公例會的人員無特殊原因不能請假,如請假需經(jīng)總經(jīng)理批準。
(三)有以下原因。副總經(jīng)理以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開酒店辦公例會:
1、有重要事項需提交酒店辦公例會討論決定;
2、各部門重要業(yè)務管理人員的錄用及辭退。
(四)《會議紀要》屬酒店內(nèi)部重要文件,具有一定范圍的保密性,未經(jīng)批準不得外傳。
(五)與會人員應知無不言、集思廣義,一經(jīng)會議決定之事,應按期完成。
(六)與會人員必須嚴格遵守會議紀律,不得隨意走動,不得使用手機。
會議管理規(guī)定

一、酒店會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。
二、例會中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次,就一定時期工作事項做出研究和決策。會議由酒店總經(jīng)理主持、參加人為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理等領導。0
三、酒店辦公例會是為貫徹落實做出的決議、決定召開的會議。會議由總經(jīng)理主持,參加人員為各部門負責人及有關人員。
四、酒店辦公例會由酒店辦公室組織。辦公室應于會前3天將會議的主要內(nèi)容書面通知與會的全體人員,并在會后14小時內(nèi)整理、發(fā)布《會議紀要》。
(一)會議紀要的形成與簽發(fā):
1、酒店辦公例會會議紀要、決議,由辦公室整理成文;
2、辦公室根據(jù)會議內(nèi)容的需要在限定時間內(nèi)完成紀要和決議的整理工作;
3、會議紀要和決議形成后,由與會的酒店領導成員簽字確認;
4、會議紀要發(fā)放前應填寫《會議紀要發(fā)放審批單》,審批單內(nèi)容包括紀要編號、發(fā)放范圍、主管領導(或主持會議的領導)審批意見;
5、會議紀要應有發(fā)文號,發(fā)放時應填寫《文件簽收記錄表》,并由接收人簽收;
6、會議紀要應分類存檔,并按重要程度確定保存期限。
(二)會議紀要作為酒店的重要文件,備忘已研究決定的事項,發(fā)至參加會議的全體人員,以便對照核查落實。
五、日常工作會議由會議召集者填寫《會議申請單》,經(jīng)主管副總經(jīng)理批準方可召開,會議通知由辦公室根據(jù)申請部門的要求發(fā)出。如會議需要撰寫會議紀要,由會議召集部門撰寫完畢后報有關人員及辦公室。

高層領導例會制度

一、所有部門經(jīng)理必須提前五分鐘到達會場并落座,因特殊原因不能參加的要提前向辦公室請假;
二、與會人員要做會議記錄,酒店辦公室要派文員作會議記錄以存檔備查或按要求編發(fā)會議紀要;
三、辦公室主任站立在會場門口,等候總經(jīng)理的到來,當總經(jīng)理到達時,全體部門經(jīng)理起立,向總經(jīng)理行注目禮;
四、總經(jīng)理落座或示意后,其他與會人員方可落座;
五、由辦公室主任宣布例會開始,并說明未參加會議人員的原因;
六、與會期間,所有人員必須保持正常坐姿,雙目注視總經(jīng)理方向,各部門經(jīng)理按順時針方向逐一限時通報本部門情況;
七、匯報時應規(guī)范語言“**部門匯報”,內(nèi)容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等,匯報完畢請總經(jīng)理指示;
八、總經(jīng)理做指示時,相應的部門經(jīng)理應做好記錄,并說“謝謝”;
九、由總經(jīng)理宣布例會結束,全體人員起立,與會其他人員行注目禮;
十、總經(jīng)理走出會場后,各部門經(jīng)理方可離開會場;
十一、會后有關部室要嚴格按照會議決議抓好所定事項的落實,辦公室負責督辦催辦。
每周例會制度

一、部門領導干部例會每周舉行一次,由總經(jīng)理主持,副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級人員參加;
二、會議主要內(nèi)容為:
(一)總經(jīng)理傳達主管上級的有關文件、酒店董事會、總經(jīng)理辦公室精神;
(二)各部門經(jīng)理匯報一周工作情況,以及需提請總經(jīng)理或其他部門需協(xié)調(diào)解決的問題;
(三)由總經(jīng)理對本周各部門的工作進行講評,提出下周工作的要點,進行布置和安排;
(四)其他需要解決的問題。
三、例會參加者在會上要暢所欲言,各抒己見,允許持有不同觀點和保留意見,但會上一旦形成決議,無論個人同意與否,都應認真貫徹執(zhí)行;
四、嚴守會議紀律,保守會議秘密,在會議決議未正式公布以前,不得私自泄露會議內(nèi)容,影響決議實施。

員工大會制度

一、為不斷提高員工的整體素質(zhì),增強全員的主人翁意識,樹立全局觀念,特制定本制度;
二、一般情況下每年召開一次,特殊情況可臨時召集,由董事長或總經(jīng)理主持,酒店全體員工參加,會議組織與會務工作由辦公室負責;
三、會議內(nèi)容:
(一)學習經(jīng)濟刊物上的有關文章,了解國內(nèi)國際政治經(jīng)濟形勢,傳達酒店做出的有關決定精神。
(二)學習酒店制定的各項管理規(guī)章制度,不斷增強組織紀律觀念;
(三)通過酒店做出的重大決策、機構設置及調(diào)整中層以上干部聘免情況;
(四)通知酒店臨時性公共活動及酒店集體完成的臨時性任務;
(五)對員工進行包括專業(yè)技術知識、行為規(guī)范在內(nèi)的各種專題培訓;
(六)布置年度工作任務,總結年度工作完成情況;
(七)通報酒店對管理人員、員工的表彰、獎勵、處理的重要決定,鼓舞員工的工作熱情,穩(wěn)定員工的思想情緒;
(八)其他重要事項。
四、會議要求
(一)員工大會由酒店辦公室提前一周通知各部門;
(二)辦公室要派文員作會議記錄,以存檔備查或編發(fā)會議紀要;
(三)嚴格執(zhí)行會議決議,完成會議提出的具體工作任務。有關會議精神落實情況由辦公室督辦催辦。

各部門例會制度

一、為激勵員工恪盡職守、盡職盡責,全身心地做好本職工作,增強員工的整體意識和全局觀念,特制定本制度;
二、每周召開一次,具體時間由本部門根據(jù)工作需要安排,由本部門經(jīng)理主持,本部門全休員工參加;
三、會議內(nèi)容
(一)員工匯報上周本職工作完成情況及思想情況、遵守各項規(guī)章制度情況;各部門經(jīng)理總結上周其本部門整體工作完成情況,部署本周工作;
(二)傳達“每周經(jīng)理辦公例會”精神,學習酒店有關規(guī)章制度及相關業(yè)務知識;
(三)分析本部門工作現(xiàn)狀,明確本部門業(yè)務開展方向;
(四)強調(diào)各部門工作之間的銜接情況,落實本部門工作人員的責任;
(五)講評員工的工作表現(xiàn),進行各項評比,表揚先進,帶動不良行為;
(六)激勵員工的工作熱情,鼓舞員工的工作干勁,保證員工的思想穩(wěn)定。
四、會議要求
(一)各部門例會由各部門主管人員提前通知所屬員工;
(二)參加會議人員要按時參加會議,因特殊原因不能參加的要提前向負責人請假;
(三)全體人員要認真作好會議記錄,尤其要完整準確的記錄自身應承擔的工作任務和進限要求;
(四)議論問題要以主人翁意識和負責任的精神,踴躍發(fā)言;
(五)由部門主管負責本部門各項具體工作的督辦與催辦,并將需上報的內(nèi)容及時上報辦公室。

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