策劃方案包括活動概述、活動主辦方和參與者情況、具體流程、場地布置、項目費用、執(zhí)行分配和備注事項等幾個主要方面。
完整的可執(zhí)行的活動策劃方案必須具備五大要素:
(一)、方案的主要五素
什么是五素?其實五素就是四個W及一個H(what、when、where、who及HOW),寫方案就是為讓看的那一方明白一個項目的情況,所以在方案上應(yīng)該具體直觀的表明這五素,就是做什么、什么時候、在哪里、跟誰、怎樣做等。方案的其他內(nèi)容都應(yīng)該圍繞這五素來寫,這樣才明確地將你所要表達(dá)的項目情況表達(dá)出來。
1、what(活動內(nèi)容):活動方案的主要內(nèi)容是核心,涉及活動目的和活動的方式。語言簡練生動,突出重點,表述清晰即可。
2、when(活動時間):不同的季節(jié)與天氣適合舉辦不同類型的戶外活動,據(jù)此策劃吸引戶外活動愛好者,合理的時間安排是活動成功的關(guān)鍵。
3、where(活動地點):活動的地點的選取。可根據(jù)活動的預(yù)算、內(nèi)容性質(zhì)和規(guī)模大小,考慮優(yōu)質(zhì)舒適的活動范圍。好的場地是活動成功的一半。
4、who(活動人員):參與者的要求和條件,組織執(zhí)行者的安排??深A(yù)先通過市場調(diào)查,針對有效的戶外活動愛好者,適當(dāng)?shù)男麄髋c推廣使盡量多的愛好者參與進來。把適合各個組織執(zhí)行崗位的工作人員合理分組安排任務(wù),確?;顒舆M展的流程。
如:(1)工作人員可分為路線組、宣傳組、后勤組、機動組等。事先對路線和流程的安排做好較充分的準(zhǔn)備,提高參與者的安全意識以及戶外活動的技巧。
(2)方案培訓(xùn)。在戶外活動里,假如參與的工作人員不了解的策劃目的等等,他們就不能為活動策略實施提供建設(shè)性的輔助,因而需要對工作人員進行溝通,只有知情才能出力。
5、HOW(活動進程):活動從開始到結(jié)束的每一個進程,既讓參與者一目了然,配合工作人員的工作,又有利于活動有條不紊地開展。
活動進程是參與者最感興趣也是主辦方最關(guān)注的部分。流程如何既吸引參與者又有利于主辦方承辦,關(guān)鍵是具體且有特色,盡量符合參與者的期望值。舉例如下:
(1)活動的基本路線。對應(yīng)活動的起始時間,從XX到XX,途徑xxxx,在開展XXX活動。如: XX市政府廣場出發(fā),沿途經(jīng)江源縣、撫松縣、松江河旅游開發(fā)區(qū),抵達(dá)西坡山門購票;首先走進王池、出入長白山大峽谷、徒步尋找瀑布、登頂天池。下山后開始真正意義上的徒步穿越長白山。夕陽青石峰,夜幕月下安營扎寨;次日出發(fā),首先登頂長白山在中國境內(nèi)的最高峰——白云峰,山頂小憩后下山大考驗,觀賞常年殘雪、高山杜鵑、岳樺林和溫泉,整個穿越將在海拔2500米以上高點進行,上下翻越六座山峰最終到達(dá)北坡小天池結(jié)束,全程歷時10小時左右,行程約30余公里。全程有俱樂部領(lǐng)隊和專業(yè)向?qū)А?br>
(2)活動相關(guān)協(xié)議?;顒咏M織者(甲方)與參加者(乙方)簽訂《參加XXX戶外運動活動協(xié)議書》。戶外活動是集體活動,制定有道德的嚴(yán)謹(jǐn)團隊紀(jì)律和公約有利于活動的順利進行。如:出發(fā)前一天,主辦方召開線路、安全、裝備使用說明會。
(3)活動費用安排。如:向?qū)зM 、門票費:參加者支付門票XX元/人(學(xué)生半價),景區(qū)旅游保險X元/人,資源補償費每人XX元;合計XX元人民幣;裝備租借費:租借的裝備主要包括帳篷、睡袋、防潮墊和適合野外活動的餐具和用具,全套租借每次50元人民幣。鞋和服裝自己準(zhǔn)備(可提前到俱樂部代購);其余費用AA制(主要包括:車費、野營食品、藥品的費用和其他可能在活動中產(chǎn)生的共同費用)。預(yù)計費用XX元人民幣; 首次活動免收取組織費,全程預(yù)計費用XXX元人民幣?;顒娱_始前3天預(yù)收活動費用XX元(如不租借裝備預(yù)收活動費用XX元),活動結(jié)束后多退少補。
(4) 活動比較。如:和常規(guī)旅行比較:1、由于屬于自助活動,主辦方?jīng)]有盈利,費用大為節(jié)??;2、由于穿越線路長達(dá)30余公里,涉獵景點非常多;3、由于徒步穿越比常規(guī)旅游更具艱苦,具有一定的風(fēng)險,刺激性和觀賞性與常規(guī)景點無與倫比; 4、由于戶外運動需在野外露營,條件艱苦,是對生存的一次挑戰(zhàn)和檢驗。雖然體力大量消耗,你看到了最美麗的、普通人看不到的風(fēng)景!
(5)活動注意事項。如:參加者認(rèn)真閱讀《XX戶外運動俱樂部安全管理制度》和《XX市周邊地區(qū)戶外活動分級標(biāo)準(zhǔn)》,主動體檢,自愿參加。請參加者正確評估自身素質(zhì)和活動存在的危險性,領(lǐng)隊、向?qū)е怀袚?dān)領(lǐng)隊、向?qū)Яx務(wù)不對活動過程發(fā)生的意外事件負(fù)責(zé);保護生態(tài),注意環(huán)境衛(wèi)生,所有雜物和垃圾一定要帶出這些地區(qū);活動領(lǐng)隊代表俱樂部行使管理權(quán),充分尊重向?qū)У募夹g(shù)意見,參加人員必須服從領(lǐng)隊和向?qū)У闹笓],不得擅自離開團隊;
如果天氣狀況極惡劣,為保障安全,活動必須更改日期或改變路線;有興趣的驢友請網(wǎng)上報名或咨詢,報名者請信守誠信,人數(shù)至少X人,X人以下,活動自動取消。
(6)其它事項.如:本活動參加人員視為接受以上協(xié)議和對活動注意事項認(rèn)可;活動發(fā)布、變更、解釋權(quán)歸XX戶外運動俱樂部,由主辦方發(fā)布,其他人發(fā)布消息無效。
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