要召開一次成功的會議確實(shí)有不少講究。我過去在部隊(duì)的時(shí)候大大小小的會議組織過不少，包括大型的黨代會等等，也曾受邀給多家大型企業(yè)講過《高效會議管理》的課程。那么，召開一次成功的會議至少應(yīng)該注意哪些問題和做好哪些工作呢？

一、弄清會議不成功的主要因素（見下圖）

只要會議存在上述問題，就不可能是一次成功的會議。

二、充分做好會前準(zhǔn)備

（一）會前準(zhǔn)備的主要作用是：

（二）會前準(zhǔn)備的一般程序:

（三）會議準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容：

然后就是發(fā)布會議通知、布置會場和組織召開會議等。

三、有效主持會議

就一般會議而言，主持人可以說是整個(gè)會議成敗的關(guān)鍵。會議一般有三個(gè)階段，即會前準(zhǔn)備、會中控制、會后落實(shí)。會中控制起著決定作用的就是主持人。主持人在會議中重點(diǎn)要做好五項(xiàng)工作：

（一）恰當(dāng)?shù)拈_場白。主要是點(diǎn)明會議主題，吸引參會人員的精力。

（二）靈活應(yīng)對會中情況，特別是表達(dá)、引導(dǎo)要恰到好處。

（三）控制好會議的節(jié)奏。把握會議的時(shí)間，緊扣主題，不使會議中途跑題，及時(shí)做好階段性會議小結(jié)。

（四）積極推進(jìn)會議決議的形成。用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使參會者達(dá)成共識。

（五）重視會議進(jìn)行的結(jié)束環(huán)節(jié)。最重要的就是預(yù)留時(shí)間小結(jié)，肯定會議的成果，指出存在的問題；明確會議決議落實(shí)要求，做好分工，責(zé)任到人；以積極的態(tài)度準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議 ，向與會者和發(fā)言者致謝。

四、認(rèn)真做好會議記錄

會議記錄是會議的客觀反應(yīng)，也是會后落實(shí)的依據(jù)，為此，也是非常重要的。重點(diǎn)把握三點(diǎn)：一是記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序 ，二是協(xié)助主持人總結(jié)與歸納，三是真實(shí)地反映會議的情況。

五、切實(shí)抓好會議決議的落實(shí)

開好會只是開始，決議的落實(shí)到位才是會議成功的落腳點(diǎn)。因此，會議決議的發(fā)布，會議決議落實(shí)的措施及會議決議落實(shí)的跟進(jìn)才是會議的根本。要特別重視這個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

總之，要召開一次成功的會議，起作用的因素是多方面的，基礎(chǔ)是會前的準(zhǔn)備，橋梁是會中的控制，關(guān)鍵是會后的落實(shí)。