【案例】 小A是剛畢業(yè)不久的年輕大學(xué)生，進(jìn)入公司之后，他所處理的很大一部分工作是會(huì)議組織事務(wù)，可這也成為他最大的一個(gè)煩惱。 由于公司領(lǐng)導(dǎo)眾多，會(huì)議也多，時(shí)間和場(chǎng)地總是會(huì)出現(xiàn)沖突，再加上沒(méi)有會(huì)議主持人 進(jìn)行管理，總是產(chǎn)生議程混亂，議而不決，冗長(zhǎng)低效的情況。領(lǐng)導(dǎo)不止一次地批評(píng)了小A，小A也很委屈，學(xué)校里的會(huì)哪有這么麻煩，隨便拉到一個(gè)教室，兩三句話(huà)就講完了，哪里還能考慮到這么多問(wèn)題。 憂(yōu)心忡忡的小A來(lái)到了李教授的辦公室，就他所遇到的問(wèn)題進(jìn)行請(qǐng)教。 【解疑】 小A(以下簡(jiǎn)稱(chēng)A):李教授，為什么一件簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的會(huì)議組織我都做不好呢？ 李教授(以下簡(jiǎn)稱(chēng)李)：呵呵，看似簡(jiǎn)單，其實(shí)并不簡(jiǎn)單，它也是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程啊。你所遇到的，其實(shí)是我們所說(shuō)的商務(wù)禮儀的問(wèn)題。 A:商務(wù)禮儀是什么概念？ 李：商務(wù)禮儀是在商務(wù)活動(dòng)中體現(xiàn)相互尊重的行為準(zhǔn)則，它是一種行為的準(zhǔn)則，用來(lái)約束我們?nèi)粘Ｉ虅?wù)活動(dòng)的方方面面。它的核心作用是為了體現(xiàn)人與 人之間的相互尊重。我們可以用一種簡(jiǎn)單的方式來(lái)概括商務(wù)禮儀，它是商務(wù)活動(dòng)中對(duì)人的儀容儀表和言談舉止的普遍要求。儀容儀表是指?jìng)€(gè)人的形象。言談舉止是指每一個(gè)人在商務(wù)活動(dòng)中的職業(yè)表現(xiàn)。 A:那么李教授，從商務(wù)禮儀的角度來(lái)看，怎樣才能組織好一場(chǎng)會(huì)議呢？ 李：首先你要對(duì)會(huì)議的性質(zhì)有所了解。 按參會(huì)人員來(lái)分類(lèi)，會(huì)議基本上可以簡(jiǎn)單地分成公司外部會(huì)議和公司內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)等。內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)，以及計(jì)劃會(huì)等等。 A：每次開(kāi)會(huì)前我總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來(lái)，還經(jīng)常漏掉一些事項(xiàng)。 李：年輕人毛躁點(diǎn)可以理解。從商務(wù)禮儀的角度，我們將會(huì)議分成會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后。 在會(huì)議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面： WHEN-時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì)人員，會(huì)議開(kāi)始的時(shí)間和要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作。 WHERE-地點(diǎn)，是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì)議的進(jìn)行。 WHO-人物，以外部客戶(hù)參加的公司外部會(huì)議為例，會(huì)議有哪些人物來(lái)參加，公司這邊誰(shuí)來(lái)出席，是不是已經(jīng)請(qǐng)到了適合外部的嘉賓來(lái)出席這個(gè)會(huì)議。 WHAT-會(huì)議的議題，就是要討論哪些問(wèn)題。 OTHERS-會(huì)議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會(huì)議的類(lèi)型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。 A：聽(tīng)您這么一說(shuō)，我就明白多了，還有一個(gè)問(wèn)題讓我經(jīng)常受領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，座位怎么排，怎么坐都很有講究，可是我一點(diǎn)也不懂。 李：在中國(guó)傳統(tǒng)文化中，十分講究長(zhǎng)幼尊卑之分，同樣在商務(wù)禮儀中也會(huì)面臨這樣一些需要排定坐次的情況。一般情況下，會(huì)議座次的安排分成兩類(lèi)：方桌會(huì)議和圓桌會(huì)議。 如果會(huì)議室中是長(zhǎng)方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會(huì)議，方桌可以體現(xiàn)主次。 在方桌會(huì)議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個(gè)長(zhǎng)方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說(shuō)以會(huì)議室的門(mén)為基準(zhǔn)點(diǎn)，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來(lái)參加的會(huì)議，一般分兩側(cè)來(lái)就坐，主人坐在會(huì)議桌的右邊，而客人坐在會(huì)議桌的左邊。 還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會(huì)議。在圓桌會(huì)議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門(mén)作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。 A:還有，在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，大家總是沒(méi)有重點(diǎn)，東拉西扯，該解決的問(wèn)題沒(méi)有解決，無(wú)關(guān)緊要的話(huà)反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。 李：這就需要一個(gè)會(huì)議主持人作為議程管理的核心了。 一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人應(yīng)該起到以下作用： ?介紹參會(huì)人員 ?控制會(huì)議進(jìn)程 ?避免跑題或議而不決 ?控制會(huì)議時(shí)間 當(dāng)然會(huì)議之前的溝通也很重要，讓大家對(duì)議題充分熟悉，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項(xiàng)達(dá)成共識(shí)，這就是一個(gè)高效會(huì)議的訣竅。 A:謝謝李教授，聽(tīng)完您這番話(huà)，我對(duì)以后的工作充滿(mǎn)了信心，不會(huì)再犯向以前那樣幼稚的錯(cuò)誤了。 李：呵呵，年輕人犯錯(cuò)誤，連上帝都會(huì)原諒的，我再提醒你幾點(diǎn)。 在會(huì)議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括： ?會(huì)談要形成文字結(jié)果，哪怕沒(méi)有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專(zhuān)人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)； ?贈(zèng)送公司的紀(jì)念品； ?參觀(guān)，如參觀(guān)公司，或廠(chǎng)房等。 ?如果必要，合影留念。 有始有終，才是一個(gè)負(fù)責(zé)任的會(huì)議組織者。