??(一)擬定會議的基本要素,如名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。
(二)成立會務(wù)工作機(jī)構(gòu),如有必要可對工作人員進(jìn)行分組。
會務(wù)組:負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。
秘書組:負(fù)責(zé)擬寫會議方案,準(zhǔn)備各種會議文件和資料,做好會議記錄,編寫會議紀(jì)要、簡報(bào)等工作。
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接待組:負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。
宣傳組:負(fù)責(zé)會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報(bào)道。
財(cái)務(wù)組:負(fù)責(zé)會議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。
保衛(wèi)組:負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。
(三)制訂會議預(yù)算
1.會議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成
(1)交通費(fèi)用
(2)會議室費(fèi)用
(3)住宿費(fèi)用
(4)餐飲費(fèi)用
(5)旅游費(fèi)用
(6)設(shè)備視聽費(fèi)用
(7)宴請及演出費(fèi)用
(8)培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)
(9)預(yù)計(jì)外支出
2.會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則
(1)科學(xué)合理
(2)總量控制
(3)確保重點(diǎn)
(4)精打細(xì)算
(5)留有余地
3.會議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑
(1)行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥
(2)主辦者分擔(dān)
(3)與會者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用
(4)社會贊助
(5)轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)
第二節(jié) 擬定會議議程、日程與程序
一、會議議程
會議議程是會議主要活動的安排順序,它主要是對議題性活動的程序化,即將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來,反映議題的主次、輕重、先后。
??會議議程起著維持會議秩序的作用。
二、會議日程
會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動按單位時(shí)間具體落實(shí)安排,它不僅細(xì)化圍繞會議議題的全部活動,還包括會議過程中其他的輔助活動,如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。
日程是表明會議發(fā)展的進(jìn)程,同時(shí)也是對完成各項(xiàng)議程需要時(shí)間的預(yù)測和必要的限制,以提高會議的效率。
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