? ? ? ? 第一步：初步策劃/預(yù)估預(yù)算 初步策劃：首先是你活動(dòng)的目的是什么？

? ? ? ?屬五星級酒店三天兩夜國內(nèi)500強(qiáng)企業(yè)管理年會(huì)活動(dòng)全案，其中涉及接引、住宿、例會(huì)、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)（僅活動(dòng)策劃公司），此檔次年會(huì)預(yù)算總費(fèi)用在50W起步，大部分費(fèi)用是場地的住宿、例會(huì)餐飲；? 預(yù)算：你要達(dá)到什么樣的效果？這個(gè)和你預(yù)算有很大的關(guān)系，預(yù)算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你第一需要對接的就是本公司負(fù)責(zé)人，再聯(lián)系酒店和活動(dòng)策劃公司做出闡述活動(dòng)大概規(guī)模結(jié)合三方建議估出大概預(yù)算上報(bào)審批；? 第二步：后勤人員組織和時(shí)間安排 做出具體工作職責(zé)表和時(shí)間進(jìn)度表，留有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備，大型會(huì)議建議提前30天準(zhǔn)備，給活動(dòng)視覺設(shè)計(jì)留有足夠的時(shí)間，并且通知活動(dòng)策劃公司比稿，把場地物料布置和表演部分外包出去； 一定要有書面執(zhí)行方案，總負(fù)責(zé)人，責(zé)任到人，定期例會(huì)通報(bào)進(jìn)度。? 第三步：酒店選址 參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實(shí)地調(diào)研，建議參考交通便利，離市中心區(qū)遠(yuǎn)的高檔酒店；而且最好能試吃試住，酒店定好后帶活動(dòng)策劃公司實(shí)地測量場地，并和公司行政部門確定與會(huì)人員名單，交于活動(dòng)策劃公司設(shè)計(jì)邀請函，并送出。? 第四步：會(huì)議物料布置和與會(huì)用品采購 這兩個(gè)可以交給專業(yè)的活動(dòng)策劃公司和本集團(tuán)采購，? 第五步：會(huì)議 提前一到兩天多開彩排會(huì)議，保證隨時(shí)有問題隨時(shí)有人解決，其實(shí)以我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)來看，只要前期策劃方案做的夠詳細(xì)，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問題，如果對活動(dòng)全案不了解，請參考活動(dòng)策劃公司策劃經(jīng)驗(yàn)。?

? ? ? ?在日常工作中，會(huì)議可謂家常便飯。會(huì)議形式多種多樣，除了管理層和高層領(lǐng)導(dǎo)參加的管理會(huì)議、董事會(huì)議、部長會(huì)議等正式會(huì)議以外，還有日常非正式的碰頭會(huì)議，以及單向匯報(bào)類的報(bào)告會(huì)、發(fā)表會(huì)等。如果仔細(xì)數(shù)數(shù)每天開會(huì)的次數(shù)，你會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)會(huì)議如此頻繁，就連我自己有時(shí)也會(huì)一天參加四五場會(huì)議。至于管理層領(lǐng)導(dǎo)則更忙了，有的領(lǐng)導(dǎo)要么每天都在開會(huì)，要么一整天一整天地長時(shí)間開會(huì)。?

? ? ? ?盡管參加了如此多的會(huì)議，可是倘若問及會(huì)議成果如何，恐怕大多參會(huì)者都會(huì)持否定態(tài)度。大多數(shù)人不是因?yàn)橄矚g而參加會(huì)議，而是不得不參加會(huì)議。他們雖然身處會(huì)場，心里卻惦記著下一場會(huì)議或者其他工作的進(jìn)展情況。說到這里，為何許多人都不喜歡開會(huì)？這是因?yàn)榇蟛糠謺?huì)議都很

? ? ? ? 那么會(huì)議為什么會(huì)無聊呢？一言以蔽之，是因?yàn)闀?huì)議設(shè)計(jì)得不好。其實(shí)某種程度上會(huì)議和派對、集會(huì)相似。如果是精心準(zhǔn)備的派對，主持人會(huì)非常注意派對的流程，安排一些引人發(fā)笑的娛樂節(jié)目，令眾人一直保持興致盎然。除了在臺(tái)上演講以外，還會(huì)設(shè)計(jì)互動(dòng)時(shí)間。不僅如此，會(huì)場還設(shè)有走動(dòng)區(qū)域，避免眾人因長期久坐而感到疲乏。?

? ? ? ? 如果是參加這種精心設(shè)計(jì)過的派對，想必大家必然能夠度過一段快樂的時(shí)光。這樣一場派對不僅能令大家更加團(tuán)結(jié)和睦，還能增進(jìn)大家對主辦者的好感，其益處真可謂不勝枚舉。反之，假如派對設(shè)計(jì)得非常糟糕，恐怕只會(huì)給大家留下很壞的印象。會(huì)議在這一方面與派對極為相似。?

? ? ? ?? 無法設(shè)計(jì)會(huì)議的原因??

? ? ? ?倘若會(huì)議氣氛不夠熱烈，就不會(huì)取得太好的成果。即使勉強(qiáng)大家列席無聊的會(huì)議，大家也不會(huì)因此產(chǎn)生積極協(xié)作、共同努力、主動(dòng)參與等意愿，更不必奢望熱火朝天地討論議題、各種點(diǎn)子層出不窮的情形了。長年為諸多公司提供咨詢服務(wù)之后，我甚至?xí)a(chǎn)生疑惑：「會(huì)議冷場」是否應(yīng)該被放入各個(gè)公司的經(jīng)營課題的根基部分？毋庸贅言，「會(huì)議冷場」是一種非常糟糕的狀態(tài)。那么，會(huì)議為什么會(huì)冷場呢？?

? ? ? ? 我個(gè)人認(rèn)為，有以下 4 種原因?qū)е氯藗儫o法設(shè)計(jì)出氣氛熱烈的會(huì)議。?

? ? ? ? 1. 很多人缺乏「自己正在開會(huì)」這個(gè)意識(shí)。他們沒有充分意識(shí)到自己正在開會(huì)，而是認(rèn)為大家只是單純聚集在一起聊天。

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? ? ? ?2. 沒能明確區(qū)分議題與論點(diǎn)。一般情況下，每個(gè)會(huì)議都有自己的議題?？墒?，議題與論點(diǎn)是兩個(gè)概念，有了議題不見得就確定了論點(diǎn)。

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? ? ? ? 3. 把「整體方案」和「本次方案」混為一談。企業(yè)方案的規(guī)模往往很大，這種大方案不是一次會(huì)議就能全講完的。?

? ? ? ? 4.沒能把握對方的邏輯，因而未能順著對方的邏輯進(jìn)行解說。要想獲得對方的理解，演講時(shí)應(yīng)當(dāng)站在對方的角度，思考對方是否能夠明白自己想要傳達(dá)的內(nèi)容。這點(diǎn)尤為重要。如果在會(huì)議上忽略了對方的心情，一味按照自己的喜好演講，恐怕對方就不會(huì)輕易接受我們的方案。?

? ? ? ? 接下來我將詳細(xì)解說以上 4 種原因。?

? ? ? ?1. 缺乏「自己正在開會(huì)」的意識(shí)??

? ? ? ? 首先，第一種原因是很多人沒有充分意識(shí)到自己正在開會(huì)。「會(huì)議不是隨隨便便聚在一起聊天」，聽到這里，恐怕大多數(shù)人都會(huì)覺得這是廢話?？墒?，大家在參加會(huì)議時(shí)是否已經(jīng)做好了心理準(zhǔn)備，「一定要在這次會(huì)議上決定某事」「一定要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成某事」呢？其實(shí)很多情況下，人們往往分不清自己到底是在開會(huì)還是在聊天。?

? ? ? ?我認(rèn)為，兩個(gè)人以上聚在一起商討就可以稱為會(huì)議。雖然這個(gè)定義聽起來有些極端，但是考慮到我們在公司的每分每秒都有報(bào)酬，因此沒有時(shí)間講廢話。工作時(shí)間中的所有溝通都應(yīng)與工作相關(guān)，并且應(yīng)當(dāng)注重溝通的效率。然而問題在于，幾乎所有公司都把會(huì)議的定義局限于「為某種特定目的而專程召集眾人召開的正式會(huì)議」。?

? ? ? ? 有些會(huì)議的目的非常明確，比如「新款產(chǎn)品的研發(fā)討論會(huì)」「新項(xiàng)目的概念討論會(huì)」等正式會(huì)議都有著明確的議題，專門召集眾人集合，事先也已做好了充分的準(zhǔn)備，起承轉(zhuǎn)合都很明確。?