1、確定舉行記者招待會(huì)的必要性

根據(jù)記者招待會(huì)的特點(diǎn)，在記者招待會(huì)舉行前必須對所發(fā)布的消息是否重要，是否具有廣泛傳播的新聞價(jià)值，以及新聞發(fā)布的緊迫性和最佳時(shí)機(jī)等問題進(jìn)行研究和分析。確認(rèn)召開記者招待會(huì)的必要性和可能性后，才可決定舉行記者招待會(huì)。對企業(yè)而言，常常是具備最大價(jià)值的事件發(fā)生之際。如出現(xiàn)緊急事件如廠房起火或爆炸等嚴(yán)重事故；對社會(huì)產(chǎn)生重大影響的新技術(shù)、新產(chǎn)品的開發(fā)和投產(chǎn)；企業(yè)對社會(huì)所做的重大益事；企業(yè)開張或倒閉；企業(yè)兼并或轉(zhuǎn)產(chǎn)；企業(yè)重大慶賀日或紀(jì)念日等。

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2、確定招待會(huì)舉行的時(shí)間

要選擇好記者招待會(huì)的時(shí)機(jī)，盡盤避開節(jié)假日和有重大社會(huì)活動(dòng)的日子，以免記者不能參加招待會(huì)。

3、選擇記者招待會(huì)的地點(diǎn)

在招待會(huì)地點(diǎn)的選擇上主要考慮的是要給記者創(chuàng)造各種方便采訪的條件。如錄像、拍攝的輔助燈光，視聽輔助工具，幻燈、電影的播放設(shè)備等。還要考慮交通是否方便；會(huì)議地點(diǎn)環(huán)境要求安靜不受干擾；會(huì)場所用的桌椅要盡里適合于記者記錄用。

4、擇定邀請記者的范圍

邀請的記者覆蓋面要廣，各方新聞機(jī)構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報(bào)刊雜志記者，還要有電臺(tái)、電視臺(tái)的記者;不僅要有文字記者，還要有攝影記者。特別注意對記者要做到一視同仁，不能厚此薄彼。發(fā)遨請信時(shí)，認(rèn)識(shí)的記者可以發(fā)給本人，不認(rèn)識(shí)的可發(fā)到新聞機(jī)構(gòu)。遨請信發(fā)出后，臨近招待會(huì)舉行時(shí)還應(yīng)用電話聯(lián)系，落實(shí)記者出席情況。

5、選定記者招待會(huì)的主持人和發(fā)言人

由于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們大都提出一些尖銳深刻，甚至棘手的問題，這就對主持人和發(fā)言人提出了很高的要求。主持人和發(fā)言人必須對問題比較敏感，思維敏捷，反應(yīng)快，有較高的文化修養(yǎng)和專業(yè)水平，口齒也得伶俐，否則難以勝任。會(huì)議的主持人一般應(yīng)由有較高專業(yè)技巧的人，如公共關(guān)系人員擔(dān)任。會(huì)議發(fā)言人則應(yīng)是企業(yè)的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)清楚地掌握企業(yè)整體情況及方針、政策和計(jì)劃等問題，且企業(yè)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)回答問題時(shí)也具有權(quán)威性。若企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)尚不能勝任，需要在會(huì)前進(jìn)行必要訓(xùn)練，以達(dá)到在記者招待會(huì)上應(yīng)付自如的能力。

6、準(zhǔn)備發(fā)言和報(bào)道提綱

首先要確定記者招待會(huì)的主題，要組織熟悉情況的人成立專門的起草小組。全面收集有關(guān)資料、情報(bào)。寫出準(zhǔn)確、生動(dòng)的發(fā)言稿供發(fā)言人參考。還可寫出報(bào)道提綱，在會(huì)上發(fā)給記者做為采訪報(bào)道的參考。要特別注意會(huì)前應(yīng)將會(huì)議主題、發(fā)言稿和報(bào)道提綱的內(nèi)容在企業(yè)內(nèi)部通報(bào)一下，統(tǒng)一口徑，防止會(huì)上口徑不一，在記者中引起猜疑和混亂。

7、準(zhǔn)備宣傳輔助資料

宣傳輔助資料要圍繞主題準(zhǔn)備，盡量做到全面、詳細(xì)、具體和形象。形式應(yīng)多樣，要有口頭的、文字的、實(shí)物的、照片和模型等。這些材料的準(zhǔn)備要根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容的具體要求而定，在會(huì)議舉行時(shí)現(xiàn)場擺放或分發(fā)。以增強(qiáng)發(fā)言人的講話效果。

8、組織記者參觀的準(zhǔn)備

記者招待會(huì)前后，可以配合招待會(huì)主題組織記者進(jìn)行參觀活動(dòng)。給記者創(chuàng)造實(shí)地采訪、攝影、錄相等機(jī)會(huì)，增加記者對會(huì)議主題的感性認(rèn)識(shí)。應(yīng)該在記者招待會(huì)前安排好將要參觀的地方，并派專人接待，介紹情況。

9、小型宴會(huì)的安排

如果認(rèn)為必要，且財(cái)力和時(shí)間允許，可以在招待會(huì)或參觀活動(dòng)后，邀請記者參加午餐或晚餐。這是一種相互溝通的機(jī)會(huì)，可以利用這種場合融洽與新聞界的關(guān)系，同時(shí)還可以在這種輕松愉快的氣氛中，使記者在招待會(huì)上沒有解決的問題。得到更為滿意的解答。

10、制作記者招待會(huì)費(fèi)用預(yù)算

應(yīng)根據(jù)所舉行記者招待會(huì)的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。招待會(huì)的費(fèi)用項(xiàng)目一般有:場租、會(huì)場布置、印劇品、茶點(diǎn)、禮品、文具、音響器材、郵費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)等。