在調(diào)查現(xiàn)場之前，活動策劃人員必須充分考慮活動對場地的所有要求，才能選擇理想的活動場地。特別是在活動舞臺的搭建過程中，更需要活動策劃人員提前做好場地的看護工作，避免出現(xiàn)其他一些意外問題。

　　如果你正在計劃一個1000人的活動，你將選擇一個可以容納1000人的大廳坐著吃飯。然后你想安裝一個背投設(shè)備(它將使活動看起來正式和專業(yè)，這需要一些額外的空間，在屏幕后面至少18到26英尺的地方安裝投影設(shè)備(大約250個座位)。遇到這種問題首先我們應(yīng)該考慮放棄投影，減少客人數(shù)量，或者使用一個更大的宴會廳。我們計劃在大廳前面安裝視聽設(shè)備。您需要設(shè)備、監(jiān)控室、翻譯室或舞池嗎!這些設(shè)施也將進一步壓縮座位空間。因此在活動策劃人員開始檢查活動場地是否可用之前，我們完全有必要了解所有的要求。

　　在考慮了所有的需求之后，我發(fā)現(xiàn)在一個合適的地點它可能無法滿足活動的需要。我們必須列出我們想要什么，考慮什么可以妥協(xié)，什么又是不能妥協(xié)的，不要忘記我們想要達(dá)到的效果。如果想同時營造一個活潑活潑的氛圍，但如果客人覺得房間太小太擁擠、太熱太不舒服，就不可能有一個好的活動氛圍。

　　在活動策劃人員安排場地時，不要讓所有的人擠在一起節(jié)省一點錢。顯然最好是讓八個人坐在桌邊十個人(讓十個人坐十二個人)，并留下休息區(qū)。確保桌子與桌子之間有足夠的距離，這樣人們就可以很容易地離開。當(dāng)然我們不能走到另一個極端。一個大廳里安排了幾張桌子，這也會影響活動的氣氛。你想要的效果是：空間密度適中，氣氛溫馨活潑。而且太大總比太小好，因為你總可以通過增加裝飾來縮小空間，但為什么要浪費錢呢?

　　另外大家在做成都活動策劃方案時，務(wù)必請現(xiàn)場管理部門根據(jù)您的要求提供現(xiàn)場平面布置圖。如果他們沒有這樣的計劃，原始設(shè)計圖紙應(yīng)該縮小到適當(dāng)?shù)某叽?，并作為平面圖使用。另外還要注意人工成本。