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成都活動公司活動執(zhí)行中,關(guān)于拜會和約請嘉賓的注意細節(jié)

時間:2020-07-22

  在活動實行方便有許多的活動細節(jié)需要落地,比如邀請函、嘉賓邀請、禮儀接待服務(wù)等多方面的細節(jié),以下簡單介紹下關(guān)于邀請嘉賓及拜會的含義及相關(guān)細節(jié)。

  (會展服務(wù)人員的溝通策劃)

  (一)拜會

  拜會是一種“走出去”的公關(guān)方式,主要形式是展覽企業(yè)方面的高級管理人員上門拜訪參展企業(yè)的有關(guān)人士。拜會是一種禮節(jié),表示對被拜會人的尊重,同時也是公關(guān)工做,其目的是為了獲得被拜會人的收持。

  拜會人可以是高級別的人士,比如展覽企業(yè)方面的高級官員拜會主要參展企業(yè)相關(guān)人上。級別高的拜會多出于宣傳和鞏固關(guān)系的考慮,感化是建立更進一步的聯(lián)系,并通過被拜會人間接地擴大展覽會和展覽構(gòu)造的影響。

  級別高的拜會要早安排,用書信、傳實等方式約會確定,用電話再次確認。如果拜會級別高,具體安排人還需要事先為拜會人提供有關(guān)被拜會人的基本情況,以便拜會人有所預(yù)備,使會談氣氛融洽一些,內(nèi)容更有針對性。拜會時可攜帶一此材料和禮品。拜會人在拜會后的適當時間可以致函被拜會人表示感謝,告之相應(yīng)的展出效果,并表示愿意長時間保持彼此的合做關(guān)系。

  (二) 邀請貴賓

  邀請貴賓工做是一種“請進來”的公關(guān)方式,主要是邀請相當級別的人七參觀展覺。貴賓參觀展覽的主要感化是提高展覽著名度,擴大展影響,以吸引參展企業(yè)的注重和參加興趣。但是那項工做的目的要通過新聞宣傳方能實現(xiàn),因此要與新聞工做緊密結(jié)合。

  貴賓可以是展覽會所在地的當局高官、工商界名流,不論是哪方面的貴賓,也可以是參展企業(yè)方面的相應(yīng)人士。從那方面看,貴賓為主要人物,都有宣傳效應(yīng)。

  如要邀請貴賓,安排工做要盡早做。其中的關(guān)鍵人物是貴賓的秘書或助理,應(yīng)向他們充分說明展覽的意義,使他們?yōu)榇嗽缱霭才?。另外,與展出地相關(guān)的部門也要協(xié)調(diào)好有關(guān)工做,包括機場接送、參觀、接待會、宴請、拜會等。

  貴賓參觀應(yīng)當認實預(yù)備,時間、地點、接待人、材料、禮品等都要安排安當。貴賓到達之前,預(yù)備迎接。參觀展覽時,展覽會方面主要人物要一路陪同參觀。預(yù)備要充分,要有詳有略地介紹展覽情況,并預(yù)備回答問題。但是一般的經(jīng)驗是越高級別的貴賓“金口”越不開。因此,參觀以后,可以安排一個小型接待會。安排要正規(guī),習慣上,貴賓要做簡短發(fā)言,發(fā)言須提及展覽單位。

  

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