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大型會(huì)議活動(dòng)策劃需要涉及哪些預(yù)算 - 成都活動(dòng)策劃公司

時(shí)間:2020-07-03

對(duì)于大型會(huì)議活動(dòng)來(lái)說(shuō)在布置,彩排,正式會(huì)議活動(dòng)和拆卸設(shè)備等過(guò)程當(dāng)中,伙食和休息、人工都可能會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用,你的預(yù)算當(dāng)中是否包括這些費(fèi)用?合同有沒(méi)有規(guī)定把這些開(kāi)支列入總賬單?有沒(méi)有其他的服務(wù)公司來(lái)安裝設(shè)備?酒店的其他會(huì)議活動(dòng)會(huì)不會(huì)影響他們的安裝工作?

會(huì)議活動(dòng)策劃需要涉及哪些預(yù)算?

明確你的義務(wù)。你要不要支付安裝設(shè)備的工作人員的伙食費(fèi)?就餐時(shí)間計(jì)不計(jì)入工時(shí)?員工伙食費(fèi)是另外計(jì)費(fèi),還是含在合約服務(wù)公司列出的書(shū)面預(yù)算里?有時(shí)你是不必支付伙食費(fèi)的,但要確認(rèn)清楚。你是否需要多交布場(chǎng)押金?酒店布場(chǎng)是不是需要另外交布場(chǎng)費(fèi)。燈光師們和舞臺(tái)工作人員就餐的時(shí)間安排可能不同,確定有誰(shuí)負(fù)責(zé)和監(jiān)督所有的就餐事宜。

試聽(tīng)設(shè)備的搬進(jìn)搬出,安裝拆卸都要多久?

如果你雇傭兩家不同的服務(wù)公司,一家負(fù)責(zé)舞臺(tái),另一家負(fù)責(zé)視聽(tīng),那么一定要保證它們清楚對(duì)方的日程安排和時(shí)間表,以避免沖突。最理想的情形是:負(fù)責(zé)舞臺(tái)的公司能夠同時(shí)完成視聽(tīng)設(shè)備,燈光和舞臺(tái)布景等工作。最好找到一家可以滿足你所有要求的提供成套服務(wù)的公司,但是,要權(quán)衡全套服務(wù)和單獨(dú)服務(wù)的價(jià)格。你可能只需要一個(gè)簡(jiǎn)易的舞臺(tái),而對(duì)燈光和視聽(tīng)的要求不亞于搖滾音樂(lè)會(huì),或者你需要復(fù)雜的舞臺(tái)卻要求有簡(jiǎn)單的照明。了解一下,看著提供成套服務(wù)的公司是否擁有你需要的設(shè)備,或者是否可以根據(jù)你的需要租用設(shè)備。你要保證獲得最能滿足你要求的設(shè)備,而不是單單使用現(xiàn)有的設(shè)備。

視聽(tīng)設(shè)備的卸車和安裝是否有要求?

在安裝視聽(tīng)設(shè)備的工作人員到達(dá)之前,需要進(jìn)行什么安排?比如,吊燈要不要拆卸,進(jìn)場(chǎng)的門高度夠不夠,通風(fēng)口要不要關(guān)閉以防止噪音等等。能否在最大程度上保證安裝工作的順利進(jìn)行?又比如,你需要為工作人員做哪些準(zhǔn)備,以保證留給他們最多的工作時(shí)間?你當(dāng)然不希望安裝隊(duì)伍到場(chǎng)以后還要等到別人騰出大廳和過(guò)道,你必須比他們先到場(chǎng),為他們的到達(dá)做好準(zhǔn)備工作。

還有什么額外開(kāi)支需要列入預(yù)算?

了解所有可能發(fā)生的額外開(kāi)支。比如,總帳單中,人員工資和電費(fèi)是定額收取的,還是根據(jù)實(shí)際使用量收???根據(jù)該場(chǎng)地以往所舉行的會(huì)議活動(dòng)情況估算一下開(kāi)支,將估算值列入預(yù)算。同時(shí),留出預(yù)算10%的預(yù)備金,實(shí)際的花費(fèi)少于預(yù)算總比超過(guò)預(yù)算要好。還有,一定要索取場(chǎng)地書(shū)面的開(kāi)支預(yù)估。

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