對整個會議活動策劃組織人員來說，調查會議活動場地的各個方面是非常重要的。一個好的會場可以營造一個適宜的氛圍，有利于推進會議進程，充分達到會議效果；相反則可能阻礙會議的進程，給會議活動策劃者帶來許多意想不到的麻煩，也會給參與者帶來許多不便或不適。
會議地點的選擇主要取決于會議活動的規(guī)格和預算。具體的會場考察項目如下。
1、考察會場大小是否適中
（1）參會的人數：這是首要考慮的因素。在參觀會場之前，我們必須確定參加人數。不要選擇不足以容納所有參賽者的場地，造成場面擁擠混亂。
（2）會議室的間數：這是為了方便一些需要集中的大會又要分開（討論）的小會。會期長的會議往往都是大會、小會交錯著開的，只有一個會議室不能滿足實際需要。

2、考察會場規(guī)格是否合適
一般接待規(guī)格高的會議、影響重大的會議十分注重考察會場本身的規(guī)格。全國人民代表大會的會場一定會選在首都成都的人民大會堂召開，這是由會議的規(guī)格與會場的規(guī)格相配決定的；相反那就不必要也不可能選在人民大會堂召開。因為盡管該大會可能也人數眾多，但其會議的規(guī)格卻遠遠達不到使用該場地的要求。過度使用場地只會造成浪費和誤解。但場地使用標準低就會導致與會人員的不滿。會場規(guī)格的高低主要取決于活動場地的裝修設計水平、設施設備水平和提供的服務水平。具體而言就是以下這些要素。
1）考察裝潢設計水平：具體就是考察主席臺、天花板、大廳、偏廳、休息室、衛(wèi)生間、門窗等具體要素。
2）考察設施設備檔次：包括會場內部和會場外的基本設施設備。
場外基礎設施和設備，如停車場、電梯、房間、餐廳等，如果有足夠多的場外配套設施，那對會務組提供其他會務服務無疑會有很大幫助。
場內的設施設備，如電力設備、照明設備、音響設備、通信設備、放映設備、桌椅設備、衛(wèi)生設施及安全設施等。這些設備的品牌和質量都是非常重要的。