在會議活動策劃的工作中如何做好會前的籌備？
（一）會議總體方案制訂
會議活動策劃方案一般由以下內(nèi)容組成：會議名稱、背景（導(dǎo)入）、宗旨（指導(dǎo)思想）、議題（主題與專題）、議程（時間、地點、流程），組織機構(gòu)（舉辦單位、大體分工），與會人員（規(guī)模、代表構(gòu)成），經(jīng)費預(yù)算（支出項目、來源）、宣傳安排（會前、會中、會后），會場布置、會議成果運用、會務(wù)進度安排、其他事項說明（主講嘉賓簡介、特邀領(lǐng)導(dǎo)介紹、會議場地要求等）。
（二）會務(wù)公司的選擇與人員配備
會議一般設(shè)會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由會議舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)掛名，便于進行動員、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。下設(shè)若干會務(wù)工作小組，各工作小組的設(shè)置及分工根據(jù)會議的規(guī)模大小、規(guī)格高低、時間長短及內(nèi)容安排來確定。通常500人以上的會議，可設(shè)秘書、聯(lián)絡(luò)、宣傳、保衛(wèi)、內(nèi)務(wù)、外勤、后勤服務(wù)等工作小組，每小組配備工作人員4-7名（工作人員的總數(shù)，一般可比照會議參會代表人數(shù)，并兼顧工作效率，按4%~7%的比例配置）；200 ~500人的會議，可設(shè)秘書（材料、宣傳），內(nèi)務(wù)（報到、后勤服務(wù)），外勤（聯(lián)絡(luò)、接待、保衛(wèi)）等工作小組，每小組配備工作人員3~9名（工作人員可按參會代表總數(shù)5%~8%的比例配置，代表人數(shù)遞增，工作人員的配備比例遞減）；50 ~200人的會議，可設(shè)秘書、會務(wù)兩個工作小組，每小組配備工作人員2-8名（工作人員總數(shù)可按參會代表人數(shù)6%~9%的比例配置，代表人數(shù)遞減，工作人員的配備比例遞增）。各工作小組的工作量相對飽和，組與組之間分工明晰、權(quán)責(zé)匹配、信息對稱、運轉(zhuǎn)同步、相互補位、無縫銜接。

（三）會務(wù)工作進度安排
為了有條不紊地推進工作，必須編制進度安排表，對所有會務(wù)工作進行規(guī)劃、統(tǒng)籌、部署，也便于領(lǐng)導(dǎo)掌握、控制和監(jiān)督。
（1）會議前的3-4個月內(nèi)（國際會議為會前的7~10個月內(nèi)），制訂會議方案并報有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。
（2）會議前的2-3個月內(nèi)（國際會議為會前的6~9個月內(nèi)），初定會議時間及地點，并發(fā)出征集會議發(fā)言、交流材料（或論文）的函。
（3）會議前的1個半月~2個月內(nèi)（國際會議為會前的4-6個月內(nèi)），邀請、聯(lián)系、明確出席會議的主講嘉賓
（4）會議前的1個半月~2個月內(nèi)（國際會議為會前的4-6個月內(nèi)），確定會議主辦、承辦、協(xié)辦或支持單位，并按勤儉辦會的原則落實經(jīng)費來源。
（5）會議前的1個半月~2個月內(nèi)（國際會議為會前的4-6個月內(nèi)），成立會議領(lǐng)導(dǎo)小組與各會務(wù)工作小組，并酌情召開新聞發(fā)布會（會議預(yù)告）及會議籌備工作動員會
（6）會議前的1個月~1個半月內(nèi)（國際會議為會前的3 ~5個月內(nèi)），確定好會議活動的日期，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出出席會議的邀請函（請示）
（7）會議前的20日~1個月內(nèi)（國際會議為會前的1-2個月內(nèi)），確定好會議活動的相關(guān)議程，并正式向有關(guān)單位和個人發(fā)出會議通知
（8）會議前的10~15日內(nèi)（國際會議為會前的15日~1個月內(nèi)），落實出席會議的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及新聞媒體記者，并制訂相應(yīng)的接待方案及應(yīng)急預(yù)案
（9）會議前的4~7日內(nèi)，匯編會議資料（可將發(fā)言稿、講義、論文集或參考材料等，刻錄成光盤），制作會議手冊（可另行制作記者采訪手冊），基本完成會議報到各項準(zhǔn)備工作。
（10）會議前的1日內(nèi)（國際會議為會前的1-2日內(nèi)），接受與會代表報到，并對會前所有工作查漏補缺。
（11）會議期間，會議領(lǐng)導(dǎo)小組與會務(wù)各工作小組各就各位，做好服務(wù)
（12）會議后5~8日內(nèi)，對會議進行總結(jié)（會議成果總結(jié)、會務(wù)工作總結(jié)），并形成會議總結(jié)材料，上報有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。