做一個長期主義者，每一場活動都想辦法把整個觀眾體驗、嘉賓的體驗，以及合作伙伴的體驗，做到極致。在不斷做的過程當中去積累口碑，然后整個行業(yè)內會形成一定的認知，再經過不斷輸出活動，不斷的和這群人通過活動產生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之后，口碑、品牌就會慢慢起來。長期主義+價值輸出+時間復利，你將解鎖一份刺激與歡喜。

活動流程主要分為六個步驟！市場調研-活動立項—活動籌備—推廣&招募—活動執(zhí)行—活動復盤。

一、活動框架

1、活動目的

這是做活動前最重要的一個問題，我為什么要做這個活動？

? 提升影響力，強化品牌。

??政策發(fā)布，比如今日頭條的生機大會，快手的光合大會等。

??會銷，會銷類的公司，因為頻次比較高，一般有標準化的會議流程，對參會人員有篩選，對會議的信息密度沒有嚴格要求，但強調氛圍的調動，有跟單機制，強調結果轉化，有KPI指標，重點推廣產品服務。

2、市場調研

這一塊相對來說比較簡單，既然做這個行業(yè)的活動，肯定本來就能觸達到這個行業(yè)的一些人群，那么可以通過面對面聊天，或者通過線上聊天，或者通過問卷調查，或者通過請教行業(yè)資深人士，或者看同行業(yè)的競品活動，基本上可以解決你的困惑，大概能得出來結論，接下來可以驗證下，這個時候整體活動的方向就有了，可以按照你的計劃來推進了。

3、確定邊界

想明白為什么要做這個活動，基本上心里邊大致的版圖就有了。

從現(xiàn)在的時間起，去倒推，大概這個活動準備周期需要多久，比如說需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動類型，誰來講？誰來聽？這個活動目的是怎樣的？基本上有一個大體的模糊的畫像，在這個時間沒有精準的對接到個人，但是知道它大概有怎樣一個標簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達。

同時邊界很重要！它畫了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。

①預算不一樣，整個的邊界完全是不一樣的?？赡芤驗轭A算有限，有些場地就不會考慮，有些搭建方案也不會考慮，有些老師也不會考慮。

②人數(shù)和預算也是緊密相關的，做500人的活動、1000人活動、100人的活動，完全是不同的概念。

③時長基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場的活動，相對來說比較簡單，從下午2點開始到5點結束，3小時共計180分鐘，如果一個嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘可以設置一個圓桌論壇，基本是6+1的環(huán)節(jié)設置，中間控場不用那么嚴格，這個根據(jù)嘉賓數(shù)量、時長等因素靈活調整。

④場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初一，很多大型的活動全部壓到年底，加上很多年會也在這個時間，就會把整個酒店的費用拉高，往年可能提前兩個月去找酒店，今年必須要提前兩個月三個月甚至更長時間！成都能容納千人的且交通比較方便的其實不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。

場地要考慮的因素有：價格、面積大小、容納人數(shù)、層高（燈下）、交通便利、行動路線、光線、有無柱子、以及配套設施（住宿、用餐等）

通過上面的分析，要做一個什么樣的活動，那么大致的框架就出來了，先把整個邊界定好，接著再細化，內部還有一個溝通磨合的過程，不可能一開始把這些非常精準化。

二、活動ing

1、確認主題

??第一不要引起歧義，確?？梢詼蚀_傳達信息。

??第二要突出活動價值，給用戶帶來的價值，增加吸引力。

??第三盡量結合當下的熱點，增加曝光度。

針對行業(yè)內的活動，一般都只寫嘉賓的title，因為這個行業(yè)大家都知道他是誰，所以說不用在活動的板塊上再去說這個嘉賓怎樣，做過什么。但是注意，跨行業(yè)的活動，需要寫嘉賓的介紹，因為觀眾來自于不同行業(yè)，也可能來自于五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷嘉賓可能會講什么，借此確認活動是否是適合自己。

2、時間場地

一般場地是一個大場地，一個小場地，在這里大場地指的是哪個城市，小場地是具體地點，比如確定12月底要在成都做一個活動，成都就是一個大場地，大場地可以滯后到什么時間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會提前預訂機票，要提前半個月或者20天要把這個場地給確定死；假如活動本身是在成都的人來參與的，活動開始之前一周會給大家群發(fā)消息就OK了。

一般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會議比較多，很難走開。

下午好于上午：盡量活動不要上午辦，下午的活動通過開場時間稍微往前延一點，把結束的時間稍微往后延一點，比如1點半開始一直到下午6點，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，相對也節(jié)省費用。

另外場地動線在大型的活動中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發(fā)，不要想當然，要考慮到人流行進方向、路線、擁堵節(jié)點以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動過去的展位）。

會場最好是“后進式”，屏幕和入場口不在同一側，不要從前門進，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動比較多了之后，基本上看一眼這個場地，整個搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺、什么地方放控臺，基本上就相當清楚。

3、確定關鍵傳播節(jié)點

假如1月份舉辦一場500人的活動，往前倒推，首先要確認活動是免費還是收費，因為免費和收費的到場率不一樣，要根據(jù)到場率去算，需要報名多少人，現(xiàn)場到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說活動推一次能報60人，需要推五次，推5次的節(jié)點可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號推一次，用海報推一次，這樣傳播的節(jié)點基本上就出來了。再根據(jù)整個行業(yè)的一些大事件，比如說雙11或者說其他的能預測到一些節(jié)點，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點給錯開。

物料是活動對外宣傳物料，像海報、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對外去做宣傳。

4、信息入口的問題

作為活動負責人，剛開始要定主題、定框架、定基調、定邊界，在對外合作的時候，最怕遇到一件事同時好幾個人來對接。一般我們辦活動首先會在群里邊立一個規(guī)矩：公司里邊指定一個總的負責人，他既是內部信息匯總的節(jié)點，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內部都有一個人，同時同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場活動需要團隊協(xié)同，每個人具體來負責哪一塊，一般要形成文字，同步給各個合作方。總之兵分幾路，各司其職。

5、信息的協(xié)同和傳遞

這塊特別重要，特別是合作類的活動，比如多方主辦，并有政府的指導參與，這種活動難度很高，建議一般一個活動，它的聯(lián)合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會特別麻煩，因為每個人對活動的認知與需求都不一樣，另外很多細節(jié)需要和多方確認，要在溝通環(huán)節(jié)消耗大量精力。

合作類的活動，盡量簡化，在活動開始的時間，要明確劃分好雙方的職責，哪些東西，你有決定權，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權處理，不然到后邊肯定會出分歧，會牽涉大量的時間精力來處理這個事，這是外部。內部的話也是同樣的一個邏輯， 比如嘉賓，特別是大會，嘉賓總計超過三十幾位，嘉賓對接這塊可能是5到6個人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個人對接幾個嘉賓，另外對接的嘉賓過程中，遵循一個原則“一路到底”，從一開始對接到最好，從最開始的邀約到最后的現(xiàn)場接待整個過程都由一個人來對接。

有些嘉賓不可能親自來對接，一般會由品牌負責人或者助理來對接，這里邊就會牽涉到一個信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個可以根據(jù)公司內部情況選擇。

三、嘉賓相關

1、邀請清單

活動主題定完之后，大家在一塊開個腦爆會議，然后就說你認為的嘉賓是誰誰，每個人在黑板上寫，寫完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個嘉賓，我為什么推薦這個嘉賓？這個嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應該講的特別好。

嘉賓模式就兩塊，一個是做得好，一個是講得好。

做得好的話，要有實際經驗，因為在實際的過程當中做過和沒做過是不一樣的。做過的話，能講出來有一些比較重要的細節(jié)，但是可能會被別人忽視，那這樣的話對行業(yè)內的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。

有些嘉賓，雖然沒做過，但是一直在行業(yè)內深度觀察，表達能力特別好、氣場和節(jié)奏感特別好，在臺上講的特別好，但是這樣的人是少的。

還有一些人做的特別好，但是一到臺上就緊張，講不全或者講不好，根本表達不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請了，因為他可能做的再好，但是在臺上講不出來的話，實際上對臺下的觀眾是沒有收獲，現(xiàn)場的感覺也會比較尷尬。

嘉賓也可以簡單分為干貨型嘉賓、流量型嘉賓，也有兩者兼而有之的，這個時候你賺大了，后期在環(huán)節(jié)的設置上，要注意組合搭配，避免一邊倒。

2、嘉賓邀約

要說清楚這幾件事：

??在什么地方做一個多少規(guī)模的活動， 這個活動的時長是多久？

??有哪些嘉賓來參與？

??同臺嘉賓是哪些？

??站在嘉賓的角度來看這個活動對他或者所在公司的價值是什么？

在邀請的過程中，一定要把這些東西表達清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對方。

一些活動在前期邀約嘉賓中，會寫一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來不了，對于觀眾來說體驗特別不好，特別是賣票活動，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個嘉賓，想聽他講，最后會發(fā)現(xiàn)想聽的兩個人壓根就沒來，現(xiàn)場特別尷尬，后續(xù)還會因為這些會產生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請務必在顯著位置注明擬邀。

3、嘉賓信息收集

邀請嘉賓一般會要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。

關于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費活動，特別是異地嘉賓，一般會讓他提供一個demo，提前商量一個選題，錄一個10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個嘉賓形象、氣場、表達習慣、邏輯框架、語言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。

4、嘉賓PPT

① 時間：嘉賓的PPT，截止時間一定要敲死。一定要把截止時間往前趕一趕，按照行業(yè)經驗來說，總有1-2個嘉賓的PPT姍姍來遲，要為后邊調整留下空間。

② 版本：記住一定要編號，養(yǎng)成好習慣，避免弄錯版本。過渡版本一定要刪掉，因為有些控臺會把原來老的版本放上去，一般到這個時間節(jié)點嘉賓改的東西不多，但是有個別的嘉賓的心理素質不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對，會直接在臺上發(fā)懵，或者將問題公開化，“PPT放錯了，主辦方能不能給我換一下”，這時候會極度尷尬。

③ 體積：把PPT盡量體積小一點防止死機，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨再存一份，在活動進行中，注意和嘉賓提前約定信號，萬一發(fā)生操作失誤，在臺上直接發(fā)信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個會議的流程，整個對觀眾來說，體驗是無損的。

④ 內容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對行業(yè)前沿的分析和展望，個人固有的成功經驗總結和升華，過去走過的一些彎路和坑是非常重要的，但會被別人所忽略的一些細節(jié)。

⑤ 金句：這些既叫金句又叫拍照點，就是大家為什么有些人講到某一個程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時間內難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個思維模型，很多人會拍照留存，從而形成二次傳播。

5、演講時長

有的嘉賓參加大會經驗比較少，之前明明約定了20分鐘演講時間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過來一個60頁PPT，此時需要和對方溝通下，問題在哪里，把PPT 的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這一步就控制時長，另外在現(xiàn)場執(zhí)行中，也有倒計時屏幕、倒計時牌、背景音樂等信號來提示嘉賓注意時間，控制好活動的節(jié)奏。

6、嘉賓接待

嘉賓的機票酒店、接送機、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實際上這些東西都很細的，不要一個一個細節(jié)去通知，要學會“湊整”，我們一般會給嘉賓兩個文檔，第一個文檔主要前期對接的時候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個文檔主要就是后期嘉賓的機酒、接送機、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細節(jié)。

7、嘉賓彩排

彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒有特別長的時間，哪怕有五分鐘，都非常管用。

① 熟悉場地：位置大致在哪里？知道上臺口從哪上，然后需要要站在哪個地方，定位點、拍照點在哪里？是手持麥克還是頭戴？

② 提示器的位置與倒計時：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個地方，明天會有一個志愿者舉牌子，提示倒計時，注意信號提示。

③上場通知：一般采用原則是上一個候一個，通知一個，可以就近在控臺的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項，并加油鼓氣等。

四、場地搭建

1、搭建商的選擇

專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專業(yè)靠譜，怎么評估，第一看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個磨合的過程，最好能和一個公司長期的合作，知道你的訴求，做事風格。

2、搭建方案

這個涉及因素較多，在這里不再展開，主要就是大屏、舞臺、燈光、展位、外場簽到、互動空間、采訪間等等。

五、活動招商

1、招商原則

一句話，廣撒網(wǎng)，重點捕魚。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點，不要為了招商而做出不切實際的承諾，不然事后容易起糾紛。

客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續(xù)往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。

2、客戶來源

① 把握熱點、新的機會。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個關于短視頻直播的大會，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個活動中能提供的價值和他們的需求就是一個契合點，形成了一個鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。

② 每年做的一些活動，那么留下來一些客戶，實際上這些客戶是有可能產生復購的。這些客戶要重點維持維護。

③ 行業(yè)競品類公司，都有哪些贊助商，對方說不定可能會有同樣的需求，因為整個的用戶人群是比較一致的，等于對方為你指明了一條道路。

3、整合資源

要去整合資源，活動贊助分兩塊，一個是本身活動資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場的視頻輪播、上臺演講、參與圓桌、頒獎、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場相關的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內去滿足。

六、活動傳播

1、用戶畫像

你想要吸引的用戶他是誰？他在哪個地方？通過什么樣的渠道去觸達，又如何才能吸引他？

2、媒體合作

傳播的方案要形成一個文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對方會根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會幫我，我能提供給別人什么權益，最終雙方要達到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時的，不長久。

3、它山之石可以攻玉

已報名觀眾，可以使用一些工具批量生成個性化的朋友圈海報，方便對方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉化率相對較高。

4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡群主

這點比較簡單，不再贅述，重點：引起注意，否則白搭。

5、活動平臺——活動行

國內領先的活動科技服務平臺，活動發(fā)布、活動推廣、渠道追蹤、數(shù)據(jù)分析、批量生成海報（邀請函）、等都可以在平臺完成，另外還可以根據(jù)品牌個性化的推廣需求定制大會H5、小程序、APP。

七、門票及簽到

1、門票免費or收費

收費門票，增加一個收入的同時，也可以提高報名門檻。觀眾的的質量更高一點，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費能力、話題熱度等，免費的活動很容易招募，但是到場率也沒辦法控制，另外免費的活動容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動，全部免費的，如果到場率按照50%來算，至少要一千人才能保證這個活動到場500人。

2、簽到時間與簽到工具

簽到時間如果放在上午，比如9點開始，8點半之前簽到的人很少，高峰期是9點到9點半這個時間?；顒优R近開場的時間，才是簽到高峰期，短時間內巨大人流量涌來，會產生很多問題，需要提前預防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經過培訓，簽到工具測試，簽到的物料準備是否到位等這些因素都會影響簽到的進程，處理不好都會導致后面的人怨聲載道，會影響活動開場和用戶體驗。現(xiàn)場一定要有個人敢于拍板，敢于承擔責任，當機立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問題。

八、執(zhí)行關鍵

1、抓大放小

所有流程彩排三遍以上，讓相關負責人對這個活動的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺方、兼職負責人、禮儀負責人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實現(xiàn)，也要讓對方知道自己負責的環(huán)節(jié)大概的時間節(jié)點，以及有問題找誰處理。

所有的錦上添花，是來自于平常的準備，現(xiàn)場進行中不要臨場發(fā)揮。活動現(xiàn)場能把準備好的東西做出來就可以了，現(xiàn)場會有各種各樣難以預料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。

2、風險管理

從開始的報備到場地、嘉賓、觀眾、設備，實際上很多意外，剛才大家說有一個“放”的過程，一個“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風險，比如說某個嘉賓同意來，但是臨時又來不了；比如說一千人的場子，報名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場設備突然出現(xiàn)問題怎么辦？

要應對這些潛在的風險，在活動的前期，肯定要拆解各個環(huán)節(jié)，分析關鍵要素，做預備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場景化，然后設計解決方案，把風險降到最低。風險不可以杜絕，但是可以降低。?

九、活動復盤

所有活動每次都要復盤，查漏補缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚，不好就摒棄，這也是內部之間相互激勵，，相互學習，不斷完美化的一個過程。這里有個原則“PDCA”，又稱“戴明環(huán)”，是一個質量控制流程，P是計劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復盤，做之前先思考計劃，做的過程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進反思并繼續(xù)下一個循環(huán)。

所有東西，開會一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊，也可以作為內部的培訓教材。

這可能是史上最全的大型活動操盤指南，每個成功活動的背后都是事無巨細，都是不厭其煩，都是細致入微，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經驗，還是要在實踐中運用出來，愿你也能做出成功的大活動！

作者：活動行、筆記俠

來源：活動行、筆記俠（ID:Notesman）

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