在上一期中，我與大家分享了活動(dòng)策劃總體實(shí)施的四個(gè)步驟。不少網(wǎng)友反映了在活動(dòng)策劃的具體實(shí)施中應(yīng)該做哪些工作。今天，我將與大家分享活動(dòng)策劃具體實(shí)施的細(xì)節(jié)。我希望它能幫助那些還沒(méi)有在家工作或者已經(jīng)在云端工作的人提高他們的學(xué)習(xí)。#工作技能#

活動(dòng)策劃的具體實(shí)施主要分為三個(gè)部分：前期準(zhǔn)備、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)和后期工作。根據(jù)不同的活動(dòng)類(lèi)型，所需的準(zhǔn)備和實(shí)施工作是不同的，所以我們應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)選擇。

通過(guò)對(duì)上一篇執(zhí)行流程文章的介紹，我們知道活動(dòng)策劃方案需要包括策劃方案、宣傳方案、執(zhí)行方案、預(yù)算方案等，在我們前期的宣傳工作中，方案屬于核心靈魂。沒(méi)有它，一切都很容易混淆。此外，在一些活動(dòng)中，我們需要采取商務(wù)合作和談判的方案。

活動(dòng)開(kāi)始前，我們需要保存所有的稿件，主要是三種稿件：邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)函和新聞稿。申請(qǐng)書(shū)用于報(bào)告和協(xié)助申請(qǐng)活動(dòng)。例如，需要上級(jí)單位支援場(chǎng)地或設(shè)備時(shí)，需要請(qǐng)示。顧名思義，邀請(qǐng)函將用作邀請(qǐng)函。活動(dòng)開(kāi)始前，應(yīng)邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、合作單位及其他相關(guān)人員到場(chǎng)。新聞稿分為熱身稿和報(bào)道稿。在活動(dòng)前期，要開(kāi)展熱身宣傳，讓更多的人知道活動(dòng)的舉辦情況，讓更多的人參與活動(dòng)。后續(xù)報(bào)告是活動(dòng)影響的重要“熱身”。

舉辦活動(dòng)離不開(kāi)設(shè)計(jì)。圍繞活動(dòng)主題的主屏幕設(shè)計(jì)，各種宣傳頁(yè)、印刷材料等的設(shè)計(jì)要提前做好。設(shè)計(jì)文件還需根據(jù)線上線下使用的分辨率輸出，便于早期宣傳和材料印刷。

前期的宣傳必須公布活動(dòng)的地點(diǎn)和時(shí)間，所以需要在前期提前實(shí)施。對(duì)于一些大型活動(dòng)，要事先找公安機(jī)關(guān)報(bào)案，準(zhǔn)備具體的相關(guān)要求和材料。你可以自己上網(wǎng)查。我不會(huì)在這里一一列舉和解釋。

根據(jù)《群眾性文化體育活動(dòng)治安管理辦法》第六條，群眾性文化體育活動(dòng)參加人數(shù)在200人以上3000人以下的，由縣級(jí)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)；參加人數(shù)在3000人以上的，由縣級(jí)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)由地（市）級(jí)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)；跨區(qū)域群眾性文化體育活動(dòng)的參加人數(shù)，由同級(jí)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。發(fā)證的公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級(jí)公安機(jī)關(guān)備案。

Ppt已成為最重要的活動(dòng)宣傳載體。很多活動(dòng)都離不開(kāi)PPT，比如論壇、講座、峰會(huì)等活動(dòng)都必須能夠使用PPT。不僅主持人的PPT要有統(tǒng)一的VI視覺(jué)準(zhǔn)備，而且需要上臺(tái)演講的嘉賓的PPT也要提前收集。我遇到過(guò)很多網(wǎng)站的干擾，很多嘉賓的PPT不一定適合網(wǎng)站的屏幕，這會(huì)影響展示效果。

提前用邀請(qǐng)函邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和客人是最不禮貌的。如果你忘了做這件事，除非沒(méi)有你他們做不到，否則愿意來(lái)現(xiàn)場(chǎng)的人不多。高層人士經(jīng)常被邀請(qǐng)。最后，有必要確定出席的客人名單，以便安排接待。

媒體邀請(qǐng)函主要采用兩種稿件，一種是媒體邀請(qǐng)函，另一種是新聞稿、網(wǎng)絡(luò)媒體、紙媒、電視臺(tái)等，他們想邀請(qǐng)哪種媒體取決于活動(dòng)的宣傳需求和預(yù)算。每個(gè)地方的價(jià)格都不一樣，相關(guān)和無(wú)關(guān)的價(jià)格也不一樣。最后，需要確定媒體名單，以便安排媒體宣傳確認(rèn)。

領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的講話要提前準(zhǔn)備。很少有領(lǐng)導(dǎo)和客人愿意花時(shí)間考慮在現(xiàn)場(chǎng)說(shuō)什么。不管他們不使用你的手稿，他們都應(yīng)該事先準(zhǔn)備好，并提前寄給他們審閱。雖然我對(duì)這些選秀代表的行為有很多問(wèn)題，特別是在大型或高層活動(dòng)中，但他們通常是由公司的小文案撰寫(xiě)。當(dāng)我知道這個(gè)程序時(shí)，我常常不想聽(tīng)會(huì)議的前一部分。不過(guò)，這也是行業(yè)的規(guī)律。

主辦初稿主要介紹活動(dòng)的全過(guò)程和關(guān)鍵人物的姓名信息。修飾漂亮的句子不是最重要的，但應(yīng)該提前寫(xiě)。畢竟，你不知道你邀請(qǐng)的主人在哪里。只有過(guò)程和關(guān)鍵信息是先進(jìn)的。

根據(jù)活動(dòng)的類(lèi)型、預(yù)算和場(chǎng)地，選擇不同的攝影和視頻搭配。例如，對(duì)于論壇會(huì)議，攝像機(jī)需要安排一個(gè)固定的位置來(lái)記錄整個(gè)活動(dòng)階段，如果可能的話，還需要安排搖號(hào)拍攝。在這個(gè)短視頻媒體火爆的時(shí)代，需要專(zhuān)門(mén)的人員拍攝垂直版。而游客看臺(tái)的攝像機(jī)布置可以作為拍攝現(xiàn)場(chǎng)的特寫(xiě)鏡頭，效果非常好。所有這些都需要事先安排和溝通。

如果要使用LED屏幕、聚光燈、音響等，需要事先與現(xiàn)場(chǎng)溝通，使用大功率電力和工程師對(duì)接。

事先設(shè)計(jì)好宣傳資料和場(chǎng)地布局后，安排供應(yīng)商制作，如背景板、橫幅、海報(bào)、水牌、劍旗、邀請(qǐng)函、展板、背貼、掩埋套等，三維文字根據(jù)規(guī)劃方案效果圖的布置，逐一實(shí)施。

LED屏、燈、音頻、計(jì)算機(jī)、開(kāi)關(guān)站、麥克風(fēng)、遙控器、WiFi等電子設(shè)備不僅要提前準(zhǔn)備和實(shí)施，還要安排專(zhuān)門(mén)時(shí)間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試。和麥克風(fēng)一樣，我們必須經(jīng)常準(zhǔn)備，每一個(gè)場(chǎng)景都會(huì)或多或少地出現(xiàn)問(wèn)題。

水是最基本的必需品。不管是對(duì)員工還是客人，你也應(yīng)該用更少的預(yù)算來(lái)準(zhǔn)備。如果有條件的話，可以準(zhǔn)備一些西餐、水果菜等。不應(yīng)忽視基本的接待。

在地毯方面，我們需要提前做好溝通。一般來(lái)說(shuō)，我們不需要自己買(mǎi)地毯。例如，酒店的大部分地毯都有設(shè)備，但如果沒(méi)有，我們需要布料供應(yīng)商來(lái)準(zhǔn)備。

在簽到方面，有的打印在A4紙上進(jìn)行簽到登記，有的打印在背景板上進(jìn)行簽到，并根據(jù)具體情況準(zhǔn)備中性筆和記號(hào)筆。

準(zhǔn)備花束是為了慶祝和好看。它們通常放在主席臺(tái)、簽到臺(tái)和貴賓室桌上。可以由供應(yīng)商統(tǒng)一安排，也可以由花店自行提供。這些都是傳統(tǒng)的，不需要太多。當(dāng)然，花卉產(chǎn)品的選擇盡量不要選擇一些比較刺激的，因?yàn)槟悴恢勒l(shuí)會(huì)過(guò)敏。

確定桌椅的數(shù)量和尺寸，讓供應(yīng)商準(zhǔn)備好，放在現(xiàn)場(chǎng)，每個(gè)桌椅都需要有桌布和椅套，這樣會(huì)更正式。

煙花***要視需要而定，并要事先溝通場(chǎng)地是否可以放，現(xiàn)在一些酒店為了避免清潔困難不允許放煙花***。

一般來(lái)說(shuō)，知名品牌都會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓及論壇的舞臺(tái)上展示，一是表示尊重，二是可以利用領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的現(xiàn)場(chǎng)照片造勢(shì)。不過(guò)，其他二級(jí)客人或參與者通常只需要根據(jù)區(qū)域劃分制作回貼紙，這樣就可以在網(wǎng)站上找到自己的位置，避免網(wǎng)站混亂。

在一般的正式會(huì)議上，工作人員都會(huì)穿上統(tǒng)一的服裝，這樣比較專(zhuān)業(yè)正式，也方便咨詢。

根據(jù)不同的需要，參賽證一般分為五類(lèi)：工作證、布藝證、媒體證、參賽證和嘉賓證。不同的證件攜帶不同的證件，便于區(qū)分。

一般的活動(dòng)，無(wú)論是演講、討論還是玩游戲，時(shí)間都是有限的。根據(jù)時(shí)間安排規(guī)則，活動(dòng)可以在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成，不能超過(guò)預(yù)定時(shí)間。因此，需要倒計(jì)時(shí)板提醒。

有來(lái)自遠(yuǎn)方的領(lǐng)導(dǎo)人。當(dāng)他們拿起一架飛機(jī)和一輛汽車(chē)，他們需要提出一個(gè)標(biāo)志，以識(shí)別。

提前安排禮儀人員。彩排要到位，一般禮儀的衣服和鞋子要統(tǒng)一，這樣看起來(lái)比較正式。解決這個(gè)問(wèn)題的最好辦法就是讓供應(yīng)商。他們通常有合作租房，需要準(zhǔn)備禮儀托盤(pán)。

如果有頒獎(jiǎng)典禮，你應(yīng)該提前準(zhǔn)備。人員姓名和獲獎(jiǎng)證書(shū)信息不得有誤。否則，場(chǎng)面就很尷尬。你必須再檢查一遍。

零用現(xiàn)金很重要。我想提醒你，你應(yīng)該好好照顧它。每次你舉辦活動(dòng)，都會(huì)有或多或少的額外開(kāi)支。有些錢(qián)會(huì)很高，所以公司必須保留零用現(xiàn)金，這些零用現(xiàn)金可以通過(guò)票據(jù)沖銷(xiāo)。

工作餐應(yīng)由供應(yīng)商提前準(zhǔn)備，因?yàn)橛袝r(shí)如果數(shù)量太大，可能暫時(shí)找不到餐廳。另一種情況是活動(dòng)在一個(gè)偏遠(yuǎn)的地方舉行。在這個(gè)時(shí)候找到一個(gè)好的餐廳供應(yīng)和送貨是非常重要的。畢竟，當(dāng)員工餓得頭暈的時(shí)候，他們是怎么工作的？做這項(xiàng)活動(dòng)需要大量的體力和腦力。請(qǐng)注意，禮儀、志愿者和媒體記者等餐飲服務(wù)也需要安排。

邀請(qǐng)主要客人參加會(huì)議，大多數(shù)客人會(huì)后會(huì)帶他們吃飯，然后在桌上進(jìn)行商務(wù)談判。就像工作餐一樣，他們應(yīng)該提前準(zhǔn)備。他們應(yīng)該準(zhǔn)備在哪里吃什么菜。應(yīng)提前預(yù)定房間、菜肴和飲料的安排，以便領(lǐng)導(dǎo)客人在餐廳用餐時(shí)不用長(zhǎng)時(shí)間等待。

來(lái)自遠(yuǎn)方的領(lǐng)導(dǎo)和客人需要為他們準(zhǔn)備酒店住宿接待。他們需要提前找到一家好的酒店進(jìn)行調(diào)查和合作談判。一般來(lái)說(shuō)，他們作為企業(yè)說(shuō)話時(shí)都有優(yōu)惠的價(jià)格。如果是現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)，應(yīng)提前安排人員。當(dāng)然，級(jí)別一般不同于主賓。

一些外地的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓需要提前為他們預(yù)訂車(chē)票和高鐵車(chē)票。到達(dá)目的地城市后，需要安排車(chē)輛和專(zhuān)人提前接送。如果活動(dòng)地點(diǎn)與酒店不在同一地點(diǎn)，也需要安排車(chē)輛接送。

如有單獨(dú)的商務(wù)合作談判準(zhǔn)備，需提前安排會(huì)議室。一般來(lái)說(shuō)，酒店會(huì)使用特別的商務(wù)會(huì)議，并會(huì)有特別的工作人員協(xié)助。

安排志愿者或?qū)Ｈ俗龊贸銮诤妥灰龑?dǎo)，避免現(xiàn)場(chǎng)混亂，不怕人多，不怕亂。

做好停車(chē)位的引導(dǎo)和安排，并與現(xiàn)場(chǎng)保衛(wèi)處人員協(xié)調(diào)車(chē)輛停放計(jì)劃。對(duì)于一些大型活動(dòng)，大小車(chē)輛應(yīng)分開(kāi)停放。

領(lǐng)導(dǎo)客人提前到達(dá)后，需要引導(dǎo)到貴賓室休息接待，也是管理層進(jìn)行商務(wù)洽談的機(jī)會(huì)。

現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管備用設(shè)備，如麥克風(fēng)、翻頁(yè)筆等，這些設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)立即更換。

電視臺(tái)等媒體基本在會(huì)前會(huì)后采訪關(guān)鍵人員。媒體組同事負(fù)責(zé)接待記者，安排采訪需求。

接待車(chē)輛應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和客人的實(shí)際需要安排。一些領(lǐng)導(dǎo)和客人走到前面。車(chē)輛不能等到最后。

在供貨商的幫助下，盡早安排配電場(chǎng)的主力軍。一般來(lái)說(shuō)，它是提前一天完成的。如果配送場(chǎng)當(dāng)天完工，時(shí)間就太緊了。有時(shí)現(xiàn)場(chǎng)不易處理突發(fā)事件。

活動(dòng)結(jié)束后，與供應(yīng)商一起做好場(chǎng)地清理工作，列出材料設(shè)備清單，歸還借來(lái)的，帶走有用的，保證基本衛(wèi)生。

跟蹤媒體的新聞發(fā)布情況，做好發(fā)布環(huán)節(jié)安排和剪報(bào)安排，如有可能，聯(lián)系媒體協(xié)助統(tǒng)計(jì)閱讀量也非常出色。

如果你想找攝影師復(fù)制拍攝材料，不要讓他們通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送。文件太大了。這些材料很重要。今后的宣傳要靠他們。

活動(dòng)結(jié)束后，制作最終報(bào)表，清點(diǎn)所有費(fèi)用，以便找到財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。如果您有甲方，您需要要求甲方收取余款。如果你與乙方合作，你需要誠(chéng)實(shí)地為他們結(jié)清余款。

活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和回顧，找出問(wèn)題點(diǎn)，下次優(yōu)化變更，輸出總結(jié)報(bào)告，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。