活動(dòng)策劃公司在安排會(huì)議空間時(shí)，必須與會(huì)議主題相適應(yīng)，以免偏離會(huì)議主題。無(wú)論是音樂(lè)風(fēng)格的選擇，還是餐桌的類型，都必須有明確的要求。今天，紅星小編將分享策劃大型會(huì)議活動(dòng)的心得？

如果是內(nèi)部活動(dòng)，參與者可以在現(xiàn)場(chǎng)工作，所以開(kāi)放時(shí)間非常靈活。但是，如果他們都在9點(diǎn)鐘去上班，他們不適合在10點(diǎn)鐘開(kāi)始活動(dòng)。因?yàn)樗麄兛赡苁瞻l(fā)電子郵件、回電話或處理其他緊急情況。如果有人要趕去開(kāi)會(huì)，不宜過(guò)早開(kāi)始。因?yàn)槿绻麄冊(cè)诮煌ǜ叻迤?，他們將不得不承?dān)更高的通行費(fèi)，或者在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。然后做出妥協(xié)，從11:00開(kāi)始，12:30吃午飯，1:30到3:00開(kāi)會(huì)。

如果下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，你可以選擇午餐開(kāi)始活動(dòng)，這樣大多數(shù)參與者可以在活動(dòng)開(kāi)始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的缺點(diǎn)是，很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)準(zhǔn)時(shí)參加午餐會(huì)的人數(shù)，所以吃多少也是個(gè)問(wèn)題。

是否取消晚間活動(dòng)值得市場(chǎng)研究。這樣，我們可以看到，有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為，這樣一個(gè)半天的晚上會(huì)議是完全可以接受的。例如，忙碌的專業(yè)人士可能會(huì)發(fā)現(xiàn)提前參加活動(dòng)是可能的。注意不要忽視有家庭責(zé)任的人，比如那些需要帶孩子回家的人。同時(shí)，晚上更容易找到合適、實(shí)惠的地方——比如大學(xué)或?qū)W院的教室也是空的，晚上有很多地方可以停車。同樣，安排一些點(diǎn)心也是合理的，因?yàn)橛腥藭?huì)直接從工作場(chǎng)所來(lái)參加活動(dòng)。

特別是，有些人可能要旅行幾個(gè)小時(shí)才能參加半天的活動(dòng)或從那里返回。如果他們不能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，他們會(huì)非常不高興。這意味著您必須清楚地描述您的目標(biāo)受眾、您的合作伙伴組織、活動(dòng)的預(yù)期效果等。你可以參考本書(shū)中關(guān)于組織大型會(huì)議專題討論的詳細(xì)建議，調(diào)整活動(dòng)的基本思路、效果和時(shí)間。

有時(shí)它值兩三個(gè)半天的活動(dòng)。你可以在同一天的不同時(shí)間，在一周的不同時(shí)間，或在不同的地點(diǎn)舉行活動(dòng)。這樣，潛在的與會(huì)者可以選擇他們想要的任何東西。但這樣的活動(dòng)往往沒(méi)有主題演講——很少有人愿意重復(fù)同一個(gè)演講幾次。但是，宣傳活動(dòng)是不同的。主辦方會(huì)發(fā)現(xiàn)，重復(fù)的活動(dòng)會(huì)吸引更多的目標(biāo)觀眾。

當(dāng)然，理想情況下，您希望代表們?cè)跁?huì)議開(kāi)始時(shí)到達(dá)，因此您應(yīng)該在會(huì)議開(kāi)始時(shí)安排一些看起來(lái)非常重要的事情。然而，即使是短期活動(dòng)，代表也常常遲到。所以最好在正式開(kāi)始后15分鐘安排最重要的活動(dòng)。這樣，我們可能都在這里，不會(huì)錯(cuò)過(guò)重要的事情。