為舉辦一場(chǎng)完美的活動(dòng)，活動(dòng)策劃者要整理制作出《活動(dòng)流程控制表》、《工作人員表》、《演員嘉賓表》、《物料信息表》、《參會(huì)人員表》、《任務(wù)分工表》、《活動(dòng)費(fèi)用表》等一堆表格，把活動(dòng)流程中涉及的人員、物料、事項(xiàng)一一細(xì)化分解到每一張表里去。

　　而這些表格很多都是相互關(guān)聯(lián)的，整理起來非常費(fèi)時(shí)，尤其是活動(dòng)議程調(diào)整后需要逐個(gè)表再一一修改、校對(duì)，很容易遺漏或出錯(cuò)，熬夜加班是家常便飯。同時(shí)策劃團(tuán)隊(duì)間還存在表格不統(tǒng)一、溝通難、進(jìn)度不透明、協(xié)調(diào)難、配合難等一系列痛點(diǎn)。

　　作為活動(dòng)策劃神器，“Micetool活動(dòng)策劃助手” 正是為解決活動(dòng)策劃由來已久的痛點(diǎn)而來，彌補(bǔ)了行業(yè)空白，可以幫助活動(dòng)策劃者輕松管理活動(dòng)中的人、事、物，協(xié)同各籌備組和供應(yīng)商進(jìn)度，完美支持各種活動(dòng)場(chǎng)景，策劃效率提升3倍以上，大大降低時(shí)間成本和人力成本！

　　為了最大程度上幫助活動(dòng)策劃同仁提高策劃效率，“Micetool活動(dòng)策劃助手” 精心搭建系統(tǒng)架構(gòu)、設(shè)計(jì)每個(gè)操作細(xì)節(jié)。下面，就讓小脈為您一一解密這些大殺技。

一、建立資源庫

　　在活動(dòng)三要素“人、事、物”中，每個(gè)活動(dòng)策劃者、企業(yè)都有自己相對(duì)固定的工作人員、合作供應(yīng)商和常用物料，用于各個(gè)活動(dòng)。為此，Micetool活動(dòng)策劃助手在整個(gè)架構(gòu)上，為活動(dòng)策劃者、企業(yè)分別搭建了“個(gè)人資源庫”和“企業(yè)資源庫”。

個(gè)人資源庫與企業(yè)資源庫的區(qū)別

　　資源庫相當(dāng)于倉庫，這個(gè)倉庫里的“工作人員”、“供應(yīng)商”、“物料”可以被快速導(dǎo)入到多個(gè)活動(dòng)中去，從而減少重復(fù)錄入這些數(shù)據(jù)的痛苦。

二、團(tuán)隊(duì)協(xié)作

　　在“Micetool活動(dòng)策劃助手”出現(xiàn)之前，一個(gè)活動(dòng)所需的各種表格由活動(dòng)負(fù)責(zé)人來整理制作，如果活動(dòng)規(guī)模大的話，還會(huì)有其他部門、活動(dòng)策劃公司分別來梳理，這些表格格式不統(tǒng)一，很難統(tǒng)一，團(tuán)隊(duì)之間各自為戰(zhàn)，很難整合和協(xié)作。

　　“Micetool活動(dòng)策劃助手”的團(tuán)隊(duì)協(xié)作體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是企業(yè)員工可以參與共建企業(yè)資源庫；二是不同團(tuán)隊(duì)共同細(xì)化、梳理活動(dòng)細(xì)節(jié)；三是可以導(dǎo)入甲乙雙方或多方的工作人員、物料；四是參與籌備的所有成員可以查看自己負(fù)責(zé)的物料、任務(wù)分工，并標(biāo)注籌備進(jìn)度。

1、員工如何加入企業(yè)？

　　員工加入企業(yè)，先注冊(cè)自己的賬號(hào)，認(rèn)證為個(gè)人，然后僅需由企業(yè)管理員在【企業(yè)員工庫】中添加綁定即可。綁定完成后即可共建共享“企業(yè)工作人員庫”、“企業(yè)供應(yīng)商庫”、“企業(yè)物料庫”，一方面減少活動(dòng)負(fù)責(zé)人工作量，另一方面豐富企業(yè)資源庫數(shù)據(jù)。

企業(yè)中添加員工的操作步驟

2、員工、合作伙伴如何加入到活動(dòng)策劃中？

活動(dòng)創(chuàng)建完成后，在【執(zhí)行人員】版塊內(nèi)的“工作人員表”中，添加并綁定參與活動(dòng)籌備的員工、合作伙伴，并授予“管理”或“協(xié)助”權(quán)限即可。如果是員工且已經(jīng)在【企業(yè)員工庫】中綁定過，那么在活動(dòng)中心的工作人員表選擇導(dǎo)入時(shí)就可以自動(dòng)綁定了。

在活動(dòng)內(nèi)綁定工作人員

　　管理權(quán)限的工作人員可以進(jìn)一步細(xì)化、豐富活動(dòng)細(xì)節(jié)，從而減少活動(dòng)負(fù)責(zé)人工作量。協(xié)助權(quán)限的工作人員可以查看活動(dòng)細(xì)節(jié)，查看自己負(fù)責(zé)的物料、任務(wù)分工，并標(biāo)注進(jìn)度。

三、快速導(dǎo)入供應(yīng)商、工作人員、物料

　　前面第一點(diǎn)里建的“資源庫”，在創(chuàng)建活動(dòng)后就能大派用場(chǎng)，在【活動(dòng)中心】的供應(yīng)商、工作人員、物料表中，只要依次選擇導(dǎo)入即可。另外，如果庫中的信息比較多，您可以在搜索框中輸入拼音首字母或全稱進(jìn)行搜索。

如果您要添加的供應(yīng)商、工作人員、物料還沒在庫里，不用急，您可以選擇“新增并入庫”，錄入的信息會(huì)同時(shí)存入活動(dòng)和資源庫，再次減少重復(fù)錄入工作量。

導(dǎo)入、新增工作人員操作圖解，供應(yīng)商、物料也類似

四、快速設(shè)置活動(dòng)時(shí)間

在活動(dòng)議程的起止時(shí)間的編輯功能中，除常規(guī)的時(shí)間設(shè)置外，您還可以像設(shè)置PPT動(dòng)畫的順序一樣，選擇“與上一環(huán)節(jié)同時(shí)”或“上移環(huán)節(jié)之后，時(shí)長幾分鐘”。

時(shí)間編輯界面

五、快速設(shè)置活動(dòng)細(xì)節(jié)

　　活動(dòng)的每一個(gè)事項(xiàng)與議程中，需要把人員、事項(xiàng)、物料等每一個(gè)細(xì)節(jié)一一分解羅列出來，一來可以知道有哪些籌備工作，二來可以知道在活動(dòng)執(zhí)行過程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，從而確?；顒?dòng)過程完美順利！

　　Micetool活動(dòng)策劃助手的活動(dòng)細(xì)節(jié)設(shè)置簡(jiǎn)單可靠，降低了使用門檻，即使是新人也能輕易上手。只需要點(diǎn)擊鼠標(biāo)選擇負(fù)責(zé)人、工作人員、演員嘉賓、物料，其他的詳細(xì)任務(wù)、禮儀、燈光、視頻、音樂等各個(gè)細(xì)節(jié)按照格式要求錄入即可。

活動(dòng)細(xì)節(jié)操作圖解

六、復(fù)制活動(dòng)議程、事項(xiàng)

　　活動(dòng)過程中有些議程和事項(xiàng)是類似的，為此Micetool活動(dòng)策劃助手提供了“復(fù)制議程/事項(xiàng)”功能，讓創(chuàng)建議程更加輕松。

復(fù)制活動(dòng)議程/事項(xiàng)圖解

點(diǎn)擊表格最后一列“操作”里的復(fù)制圖標(biāo)，就可完美復(fù)制此條事項(xiàng)/議程，包括細(xì)節(jié)設(shè)置里的每一個(gè)信息，只要稍加修改就會(huì)變成新的議程或事項(xiàng)。

七、調(diào)整活動(dòng)場(chǎng)次、議程排序

變化是活動(dòng)策劃和籌備過程中的常態(tài)，Micetool活動(dòng)策劃助手以不變應(yīng)萬變，可以自由調(diào)整議程順序的功能，巧妙地解決了這個(gè)痛點(diǎn)。

活動(dòng)議程排序操作圖解

　　點(diǎn)擊議程表格第一列“排序”中的編號(hào)下拉框，可方便、快速地調(diào)整事項(xiàng)/議程的排序。如果您設(shè)置的時(shí)間是“與上一環(huán)節(jié)同時(shí)”或“上一環(huán)節(jié)之后“，那么選擇“更新時(shí)間”后，活動(dòng)中的議程起止時(shí)間會(huì)自動(dòng)更新。

八、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)物料數(shù)量

　　一場(chǎng)活動(dòng)中涉及的物料很多，活動(dòng)規(guī)模越大物料數(shù)量越多，所以在手工整理物料表的時(shí)候需要在幾個(gè)表中跳來跳去反復(fù)檢查。在Micetool活動(dòng)策劃助手里支持自動(dòng)統(tǒng)計(jì)物料數(shù)量，小伙伴們?cè)僖膊槐匕汛罅繒r(shí)間浪費(fèi)在統(tǒng)計(jì)物料數(shù)量上了。

物料數(shù)量設(shè)置圖解

　　物料數(shù)量的設(shè)置是在活動(dòng)【細(xì)節(jié)設(shè)置】里，在這里設(shè)置好數(shù)量后，對(duì)應(yīng)的“物料信息”表里就會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。而且如果是“復(fù)用”的物料，也就是活動(dòng)中重復(fù)使用的物料，如話筒等，則不會(huì)被重復(fù)累加。

九、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)活動(dòng)費(fèi)用

　　活動(dòng)費(fèi)用的預(yù)算和統(tǒng)計(jì)也是費(fèi)時(shí)的工作，涉及的費(fèi)用包括場(chǎng)地布置、配套服務(wù)、物料、演員嘉賓費(fèi)用。在Micetool活動(dòng)策劃助手里，您只要在對(duì)應(yīng)的活動(dòng)場(chǎng)次基礎(chǔ)信息、演員嘉賓表和物料信息表中輸入單項(xiàng)費(fèi)用后，系統(tǒng)可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出這些費(fèi)用，精確到“分”。

活動(dòng)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表

十、自動(dòng)生成物料表、任務(wù)分工表

整理物料表尤其是任務(wù)分工表，是每一位活動(dòng)策劃者最頭疼的事情，每梳理一次都是對(duì)身心的極大挑戰(zhàn)。而今，Micetool活動(dòng)策劃助手巧妙解決了這一問題，在“活動(dòng)細(xì)節(jié)”和“物料信息”表中設(shè)置好工作人員后，即可自動(dòng)歸類，把每個(gè)人要準(zhǔn)備的物料、處理的事情歸納分解的一清二楚。

篩選查看人員

　　在【物料信息】表、【任務(wù)分工】表里，活動(dòng)管理員只要?jiǎng)觿?dòng)鼠標(biāo)，下拉選擇就可以馬上查看所有人或每個(gè)工作人員負(fù)責(zé)的物料、任務(wù)分工。

十一、標(biāo)注籌備進(jìn)度

　　每個(gè)活動(dòng)可以分解為眾多事項(xiàng)，由多個(gè)部門、多個(gè)團(tuán)隊(duì)共同推進(jìn)，但無法實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)籌備進(jìn)度，需要反復(fù)匯總，大大影響籌備和執(zhí)行效率。在Micetool活動(dòng)策劃助手里，工作人員可以查看自己負(fù)責(zé)的物料和任務(wù)分工，標(biāo)注籌備進(jìn)度。

十二、自動(dòng)修改功能

　　在Micetool活動(dòng)策劃助手中，各表格中的信息是互聯(lián)互通的，修改某一信息后，對(duì)應(yīng)的表格里都會(huì)自動(dòng)修改，活動(dòng)策劃者再也不用一張一張表格去修改、反復(fù)核對(duì)，有效解決了信息遺漏、錯(cuò)誤的老大難問題。

十三、開放式操作，自動(dòng)保存，所見即所得

　　Micetool活動(dòng)策劃助手中高度用戶體驗(yàn)，編輯活動(dòng)信息和細(xì)節(jié)的界面采用類似Excel表格的開放式單元格，操作簡(jiǎn)便。最重要的是任何一次輸入或修改后，系統(tǒng)就能自動(dòng)保存，所見即所得。

十四、自動(dòng)生成報(bào)表

為了方便匯報(bào)活動(dòng)方案和籌備進(jìn)度，以及在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)按圖索驥，可以把【流程細(xì)節(jié)】、【工作人員】、【演員嘉賓】、【物料信息】、【活動(dòng)費(fèi)用】、【任務(wù)分工】生成報(bào)表預(yù)覽，并導(dǎo)出pdf文件，方便打印成冊(cè)。

報(bào)表導(dǎo)出界面

　　【報(bào)表導(dǎo)出】按鈕在【活動(dòng)中心】導(dǎo)航欄的最右側(cè)，操作界面以彈框形式呈現(xiàn)，可以在其它任一表格處都可以點(diǎn)擊打開，按鈕風(fēng)格也與前面特意做了區(qū)分。報(bào)表報(bào)出可以選擇一張或多張表同時(shí)導(dǎo)出，而且物料清單和任務(wù)分工可以選擇所有人或某個(gè)工作人員。使得負(fù)責(zé)人可以因人而異，針對(duì)不同工作人員導(dǎo)出不同的報(bào)表。

十五、支持手機(jī)隨時(shí)隨地查看和標(biāo)注進(jìn)度

　　移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)已進(jìn)入5G時(shí)代，Micetool活動(dòng)策劃助手當(dāng)然也不會(huì)例外，攻城獅們正在加速研發(fā)適配手機(jī)版本，屆時(shí)活動(dòng)策劃者可以隨時(shí)隨地查看活動(dòng)信息，標(biāo)注籌備進(jìn)度。

　　“Micetool活動(dòng)策劃助手”徹底顛覆了以往純手工編制各類表格的方式，首開MICE行業(yè)先河，填補(bǔ)了活動(dòng)策劃過程中缺乏自動(dòng)化輔助工具的空白。同時(shí)，我們也熱切期待您給我們更好地建議，幫助我們進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)功能，共同努力讓活動(dòng)策劃效率越來越高?。?！

大家在做活動(dòng)策劃方案的過程中，都會(huì)用到一些活動(dòng)運(yùn)營工具，比如投票工具、抽獎(jiǎng)工具等，我們紅星成都活動(dòng)公司(歡迎收藏本站www.museum-images.com/)提供了大量的投票模板和抽獎(jiǎng)模板，針對(duì)每一種應(yīng)用場(chǎng)景都有相應(yīng)的解決方案，歡迎大家免費(fèi)使用！