對于會議公司來說，其成本費用并不高，主要花在成本上的費用就是在進行業(yè)務的時候需要住宿費用，會議室的使用費用，來往交通費用以及人員的餐飲費用等等，會議公司應針對主辦方的要求來設(shè)計服務方案。

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　　1.住宿費用

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　　酒店住宿費用是會議費用中的主要開銷，一般而言價格受酒店星級標準、房型等因素影響波動，相比于自己預定同過專業(yè)的會議服務商通常能獲得比較好的折扣。

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　　2.會議室費用

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　　會議室租賃，或者說是會議場地的租賃、可細分為會議場地租金、會議設(shè)施租賃費用、會場布置費用，其他支持費用。主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。

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　　3.交通費用

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　?。?）出發(fā)地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路、公路，以及目的地車站、機場至住宿地的交通。

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　　（2）會議期間交通費用：主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

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　?。?）歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、及住宿地至機場、車站、交通費用。

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　　4.餐飲費用

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　　（1）早餐，早餐形式一般以自助餐為主，費用的計算以人數(shù)為依據(jù)。

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　?。?）中午餐，中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。

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　?。?）酒水及服務費，一般來說在酒店就餐，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務費。

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　　（4）會場茶歇，影響會場茶歇的因素包括了有參會人數(shù)、茶歇點心飲料的等因素。

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　　5.其他會議雜費

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　　雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。

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　　雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。