1、 與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解會議目的

計劃前的溝通是一項必不可少的工作。了解領(lǐng)導(dǎo)召開會議的目的，確定會議計劃的總體方向，計劃要體現(xiàn)組織者的意圖，否則完全沒有用。例如，會議的主題是什么？它有多大？邀請哪些領(lǐng)導(dǎo)？議程是什么？有什么特別的嗎？

2、 起草初步計劃并與領(lǐng)導(dǎo)確認

溝通后，寫出初步方案，報領(lǐng)導(dǎo)審核。因為在溝通的過程中，可能會出現(xiàn)理解偏差。把計劃寫在紙上可以及時糾正，避免偏差。同時，如果領(lǐng)導(dǎo)需要修改或有新的想法，也可以及時補充。

3、 詳細方案

初步方案確定后，要細化每個環(huán)節(jié)，這是最重要的一步。每一步都可以按照“會前、會中、會后”的思路進行安排。會前準(zhǔn)備：會議通知、與會人員名單落實、會場安排、會場計劃、會議出席情況、會議材料發(fā)放等。

會前準(zhǔn)備工作繁重，會場布置相當(dāng)精致。現(xiàn)場按不同會議安排，并考慮安排。會議通知、簽到等事項可借助會議助手軟件進行輔助，大大減少工作量。例如，企業(yè)微云會議助理可以在微信/企業(yè)微信上向參會人員推送會議通知；在現(xiàn)場可以實現(xiàn)大屏幕簽到、定位簽到、微信掃描，每個參會人員的頭像可以在3D簽到墻上，增強互動感，并自動統(tǒng)計與會情況，及時了解會議詳情。

4、會議期間：物質(zhì)合作和人員合作

會議的每個環(huán)節(jié)都需要哪些實質(zhì)性的合作？員工在每個環(huán)節(jié)都應(yīng)該做些什么？一切都需要計劃到位。比如，會上有現(xiàn)場***，那就是用轉(zhuǎn)盤***？或者我們可以使用會議助理軟件將其放入大屏幕***，每個人都可以參與彈幕互動？

5、會后：會議紀(jì)要、總結(jié)、宣傳、報告

會后有必要進行宣傳嗎？必要時準(zhǔn)備照片和新聞稿。會議紀(jì)要可通過會議助理在企業(yè)微信上發(fā)布，方便與會人員及時查閱。如果有任何修改建議，也可以在評論區(qū)提出。

6、 合理分配工作

很可能在實現(xiàn)過程中會遇到麻煩。我們需要知道如何與同事一起工作，永遠不要讓一個人過完一生。如果有什么特殊情況，到了關(guān)鍵時刻，往往來不及關(guān)心***個，所以分工協(xié)作是必要的，一個人分享處理過程當(dāng)然更可靠。

7、 主辦方公布計劃和分工

計劃確定后，由領(lǐng)導(dǎo)宣布并分發(fā)工作，這是非常重要的。畢竟，他沒有分工的權(quán)力，他的同事們可能無法完全執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)為自己工作是另一種性質(zhì)。

明確主題、時間、地點、參加人員、參加人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料的種類和數(shù)量

組織會議工作組，確定會議工作組領(lǐng)導(dǎo)和成員，制定會議籌備計劃

根據(jù)確定的會議議程編制會議預(yù)算，申請專項會議費用

明確會議議程，落實與會人員參加情況、會議具體地點、與會人員住宿安排、會議車輛情況、安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會議指南樣本，會議組組長確認后開始打印。