在進(jìn)行一場(chǎng)會(huì)議時(shí)就需要提前準(zhǔn)備好會(huì)議策劃方案，在制定方案是首先就是要制定好主題，根據(jù)主題進(jìn)而對(duì)接下的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行安排，一切的內(nèi)容都要圍繞制定好的主題來展開。 

1、在會(huì)議策劃方案中明確對(duì)于會(huì)議接待事項(xiàng)的安排，根據(jù)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、財(cái)務(wù)預(yù)算及更方面的要求進(jìn)行制定完整的會(huì)議策劃方案。還需要對(duì)于舉辦地點(diǎn)的詳情進(jìn)行了解，以免出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)無法應(yīng)對(duì)。

2、根據(jù)人數(shù)進(jìn)行場(chǎng)地的規(guī)劃及合適的場(chǎng)地布置方式。例如選擇室內(nèi)、室外、課桌式還是宴會(huì)式等都要有明確的方案。若是想要更具有特色的還可以按照想要的會(huì)議效果來進(jìn)行布置，可以更顯會(huì)議質(zhì)量。比如在會(huì)場(chǎng)上添置橫幅、鮮花、天鵝絨的桌布等從一些小細(xì)節(jié)上布置來提升整個(gè)會(huì)議的精致度。還可以放置寫潤(rùn)喉糖及礦泉水等讓會(huì)場(chǎng)更顯得尊貴。 

3、一般的會(huì)議具備主席臺(tái)、演講臺(tái)、白板、屏幕、紙筆、幻燈片、多媒體投影儀等基礎(chǔ)的設(shè)備，要想會(huì)議顯得高端可以根據(jù)要求來裝備更加專業(yè)的舞臺(tái)、音響及舞臺(tái)燈光的設(shè)備，以此來提升會(huì)議的檔次。

4、提前印發(fā)邀請(qǐng)函，對(duì)于產(chǎn)品的介紹書等一些設(shè)計(jì)與制作都要凸顯出企業(yè)的文化知識(shí)，能夠展現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢(shì)。能夠給客戶帶來深刻印象而不是索然無味的。所以對(duì)于需要設(shè)計(jì)的產(chǎn)品一定要慎重的選擇，因?yàn)檫@關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的門面。

5、會(huì)議結(jié)束后要對(duì)這次的會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。對(duì)于客戶所反饋的意見進(jìn)行整合，總結(jié)會(huì)議意見，安排客戶返回等。這些事項(xiàng)的需要要在會(huì)議前將客戶名單、地址等進(jìn)行整理記錄清楚，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤。