對于會議策劃人而言，策劃一場會議，重中之重的兩大點就是「會議時間」「會議地點」，時間應(yīng)該怎樣選擇？，地點應(yīng)該怎樣勘察？

怎樣選擇才能照顧到所有與會者？等等…棋差一招，招招出錯，所以有句話就說的好 ，只要職業(yè)選得好，天天都求毛發(fā)旺

那么選擇會議時間和會議地點時怎樣完美無誤的躲避雷區(qū)呢？紅星成都會議公司就為大家展示一下，那些優(yōu)秀的會議策劃人如何秀操作

首先來說說會議時間吧這個看似最簡單的一點，其實陷阱重重

避雷點1→避開關(guān)鍵日期

不要讓你的會議與一些重大會議日期沖突，這樣可以既可以保證大多數(shù)人能夠出席，又可以吸引更多的關(guān)注。另外，還需考慮其他因素。例如，在你的會議日期前后有沒有其他事情發(fā)生？

如果你邀請客人帶孩子一起來參加會議，那么會議最好不要放在第二天有課的晚上，客人們都不會久留，因為父母和孩子第二天都要早起上班上學(xué)，所以將會議時間推遲到周末會是個更理想的選擇。

避雷點2→避開節(jié)假日

不要讓你的會議與任何長假或慶祝會議的時間相沖突，比如春節(jié)、“五一”“十一”黃金周、中秋節(jié)等，因為這些是家庭團聚、休假的日子。如果你的會議是在另外一個國家舉辦，那么你不但要考慮國際假日，還得考慮當(dāng)?shù)毓?jié)日對你的會議的影響。

避雷點3→季節(jié)性因素

獎勵性會議通常要考慮會議日期是否正是當(dāng)?shù)氐穆糜瓮?。如果會議對季節(jié)要求不明顯，可不可以選在會議舉辦地的酒店空房率較高時舉辦呢？ 這樣在酒店住宿方面省下來的資金則可以用于拓展其他項目。

避雷點4→避開重要運動會及特殊活動

花點時間對城市里的情況做個全面調(diào)查。會議那天會有戲劇節(jié)的開幕式、電影的首映式、慶祝活動、特殊活動嗎這些活動、會議不僅會影響你的會議的出席率，而且會由于供應(yīng)緊張而導(dǎo)致你的會議產(chǎn)生額外支出。

下來就是怎樣選擇會議場所了，這是一門大學(xué)問，具體該怎么做呢，咱們從選擇步驟一步一步來說

舉辦會議首先要選擇地區(qū)和城市，然后選擇場館和設(shè)施。根據(jù)會議要求的不同，人們會做出不同的選擇。 一般來說，選擇會議地址有如下步驟：

A、初步篩選確定侯選名單

B、背景調(diào)查

C、實地考察

D、最終選擇

初步篩選

首先，我們需要作出篩選，即根據(jù)會議的目標(biāo)來確定選擇目標(biāo)。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當(dāng)簡單，我們可以選擇會議酒店或會展中心。

如果我們的目標(biāo)之一是召開會議，那么擁有眾多會議室的會議酒店就比度假區(qū)酒店合適，因為度假區(qū)酒店里讓與會者分心的活動和地點太多。當(dāng)然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。

確定侯選名單

逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會或小組討論作出最終決定。記住，此時仍然處于調(diào)查分析階段，除非你已經(jīng)到實地進行了考察，否則千萬不要簽訂任何協(xié)議。

背景調(diào)查

確定侯選名單后，應(yīng)對名單上的會議地址進行一番調(diào)查。每家酒店和會議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。

近年來深受歡迎的會議地點（尤其是對于小規(guī)模的社交會議和活動）還有博物館、畫廊、歷史古跡遺址、圖書館甚至動物園等地方。

實地考察

在最終確定地點之前，去實地考察一下非常重要。你可以通過郵件、網(wǎng)絡(luò)、旅游管理部門或其他途徑獲得各種場地信息，但百聞不如一見，這些都比不上親自到現(xiàn)場走一走看一看有效。酒店有花園、瀑布、長廊、購物中心、餐廳和很多很多其他的服務(wù)設(shè)施。它不象機場酒店那樣會議室旁邊就是電梯。實地考察應(yīng)該留意的就是這樣一些地方。

最終選擇最后，該做最終決定了。選址是一個為某個活動選擇地點的過程，當(dāng)你選擇了一個地點也就意味著你已否定了其他侯選地點。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點聯(lián)系，以便那些被篩選出局的地點可以與另外的會議團隊合作。

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